存货管理论文答辩记录表

制造业任何加强库存控制？ 程晓华2007年发表于《机械工业信息与网络》 库存问题一直是制造业的一个大问题，从大的方面讲，库存是制造业的两大死点之一（另外一个是AR-应收帐，其实也是个库存问题），库存控制的好坏直接关系到企业的生死问题，这也是为什么国际知名企业如丰田、戴尔电脑等一直在喊所谓的“零库存”。 库存控制看起来是个很简单的问题。为什么这么说呢？ 第一：很多人认为库存问题实际上仅仅是一个仓储管理问题。这是库存管理中的一个很大的误区。至于为什么，大家可以在GOOGLE或者BAIDU里面查阅我发表的相关文章，在本文的后面也有相关论述。 第二：很多人，特别是很多企业高层管理者，往往简单地认为，库存多了要不就是采购买多了，要不就是生产的成品多了，要不就怪罪销售做得不好。其实问题远远不是这么简单。 要想去控制库存，我认为必须从以下几个方面入手： 第一：管理层的重视。这话说起来很简单，但其实做起来很难。我们见到的很多管理者往往把主要精力放在了市场开拓与产品研发上。在他们看来，市场与研发才是最重要的，而库存嘛，很简单的问题。其实不然！四川长虹的例子就很能说明问题。倪润峰总裁在下台之前，几乎每年都在讲长虹又实现了多少多少国际市场的销售，市场份额又扩大了多大多大…… 结果呢，等到他老人家一下台，问题就出来了：企业库存累计70多个亿人民币，应收帐款40多个亿(也是变相的库存)，而他们每年的销售额也就是100多个亿，企业离死不远了！于是就赶紧交了权 ……山东的青啤集团，从1996年到2000年，销售翻了一番，企业净收入不升反降！实在受不了了，花了很多钱，找到埃森哲这个洋医生一看，原来是整个供需链上的库存太多了！企业赚的钱大多被大量的库存成本给抵消了！…… 这些问题实际上都是说明了领导层对库存不够重视，最后都几乎导致企业倒闭。我们有句话说，做企业嘛，领导的双眼要紧紧盯住市场与研发，这是没有错的，但问题的关键是，你不能只顾头而不顾尾－ 你只顾往前冲，结果是你占领的领地（市场）份额越大，战线拉的越长，你留下的垃圾（库存）就越多，结果可能是得不偿失。如同当年的日本鬼子，在中国以及东南亚侵略的领土越多，他们离最终失败的命运就越近。原因很简单，你日本鬼子就那么点人，按照毛主席的说法，硬拖也拖死你了！你后勤(Logistics)跟不上去了！做企业也是这样，你的市场份额越大，如果你的管理，尤其是库存管理跟不上去，那么你的库存就会越高，你的资金挤压、库存持有成本就好越高！最终的结果就是跟日本鬼子在东南亚战场的命运一样，必死无疑！所以我经常跟一些“企业家”讲，“你卖得越多，你可能死得越快”！很多人以为我在危言耸听，故意让他们掏钱接收我的培训与咨询。我说不是的，你可以好好想想我说的对不对，而且你要赶紧想明白了，否则你（企业）就来不及了！第二个问题就是“如何重视库存控制”的问题了。这实际上也是个考核的问题－ 如何衡量你的库存水平是否是合理的？最常用的指标就是库存周转率（ITO-Inventory Turn-over）。你的库存一年能周转多少次代表了你的现金（Cash Flow）周转效率。我们都说现金是企业的血液，是企业的生命线，很多企业倒闭就是因为所谓的资金链断裂。那么企业的资金链为什么会断裂呢？我们知道，做为制造业来讲，在固定资产投资一定的情况下，你的现金大部分是会挤压在库存这个所谓的流动资产上。库存一旦周转不灵，那么就表示你的现金周转不灵了。库存周转率的公式就是用销售的物料成本(Sold Materials Cost)除以平均库存持有量。这里面要特别注意的是很多企业在用“销售额-Sales Revenue”除以平均库存，这是在自己蒙自己了。销售额本身包含了各种采购、生产成本、管理费用，如果用它做分子就不能真正地表示出你的现金周转情况。曾经有企业我说他们的库存周转率是20，说所谓的行业水平(Benchmark)也就是20左右，觉得自己做得可以了。我说你能知道衡量库存周转率这很好，很多企业压根儿就不衡量这个指标，即使衡量也是财务人员在自己算着玩儿，整个公司知道的很少。但关键是你用销售额去衡量就是人为地放大了你的库存周转率，你可以让你的财务去验证一下，你的现金是否是真正地转了那么多圈儿。知道了如何用库存周转率去衡量你的库存水平的合理性，剩下的就是你要如何去监控这个指标了（KPI）。第一：在实施了ERP的前提下，这个指标是可以每天都看的。因为你可以从ERP里面每天提取相关数值（销售的物料成本成本、每天的库存数量）进行计算；第二：由财务在每年年末根据可得的现金流量以及未来一年的销售预测计算应该的库存周转率目标；第三：根据库存周转率目标与实际发生的库存周转情况进行对比，从而不断发现差异，找出原因进行改进提高。第四：在关注库存周转率的同时，必须关注对客户的及时交货率（OTD - On-time Delivery）。OTD与ITO看起来是矛盾的两个指标，但实际上是对立统一的：要想保证及时交货，理论上就必须提高库存水平；而如果不能保证及时交货，就无法增大（销售的物料成本）分子。所以，只有把库存周转率与及时交货率结合起来考核，这个指标才是有意义的。第三个方面的问题就是知道了库存控制的问题，如何改进提高了。这其实是一个流程管理的水平。在监控库存的过程中，我们可能会发现，库存水平远远高于我们计划的“应该”水平。那么，应该怎么办呢?我们首先不要简单地讲这是哪个人的问题。我们通常说企业管理所有的业绩（结果）应该是流程输出的结果。同样道理，库存多了（跟目标比较），我们也可以说是我们的流程可能有问题。我个人认为库存是需求与供应链管理流程的粘结剂。所谓物流就是指物料的流动，而这个物料实际上就是库存。也就是说物流实际上就是库存的流动。这从SCOR（Supply Chain Operation Reference Model－供应链管理操作参考模型）可以看得很清楚。见图1：SCOR流程。图1：SCOR流程由以上SCOR流程，我们可以看出，供应链上的所有企业都存在一个计划、采购、制造、交付、退货的过程；而计划是计划什么呢？无非就是计划要销售、生产、采购什么，销售、生产、采购多少什么的问题，也就是在计划原材料、成品的库存问题；采购的东西是库存，生产的东西也是库存；销售或者交付实际是在供需链上转移库存；退货，无论是你的客户给你退货还是你给你的供应商退货，都是一个库存转移的过程。由此，我们不难看出： 第一：库存贯穿于整个需求与供应链的整个管理过程； 第二：整个需求与供应链的管理过程实际上就是一个物流的过程，也就是一个库存的管理过程； 所以，我们说，当库存过高的时候，譬如说原材料库存高了，那么一定是与原材料库存管理相关的流程出了问题。原材料库存为什么过高？可能是采购买多了，也可能是采购计划下多了，还可能是生产消耗太少了。总之一定是与原材料库存相关的采购流程、采购计划流程或者是生产流程出了问题；再譬如说，你的成品库存多了，什么原因呢？一般情况下，我们会认为可能是销售出了问题，但我们还可能认为是生产出了问题呢？生产的多了，或者销售少了，都有可能导致成品库存的增加。如果再往前追溯，销售为什么少了呢？很有可能是该生产的东西生产不出来，不该生产的呢生产了很多，故而导致成品的增加；那么生产为什么生产了不该生产的东西而该销售需要的东西没有及时生产出来呢？可能是销售本身预测不准确，也有可能是由于物料的短缺导致生产无法及时完成，也有可能是生产计划或者是产能出了问题，这些都有可能导致成品库存的挤压。所以，由以上分析，我们不难发现，库存的形成本身是一个很复杂的问题。要想加强库存的控制水平，合理的业务控制流程以及对流程的有效控制就成了一个关键所在。而一旦有了合理的需求与供应链管理流程，与之相配套的组织结构问题就会摆到了桌面上。这也就是库存控制的第四个方面：组织结构的设置与控制。我们经常发现这样的问题：同样是做电子加工行业（EMS-Electronics Manufacturing service）的，流程基本差不多，为什么表现在业绩上，譬如库存周转率、及时交货率，差别会是很大呢？这里面往往就体现在组织结构的差异上。举个例子来讲，物料计划员这个职位在很多公司是不专门设置的，往往由采购员兼任，也就是说一个人既做采购又做计划。这看起来没什么区别，但实际上差别很大。为什么呢？采购员的职责是谈判，而计划员是玩数字的，一个人既做谈判又玩数字，怎么可能玩得好呢？这种人往往是很少见的，有的话，也是当经理的料。与组织结构有关的第二个问题就是，在整个需求与供应链管理组织中，你必须得有那么一两个真正得的行家里手。我们说红花需要绿叶的衬托，反过来，如果一个组织中没红花（专家）只有绿叶（一般的流程操作人员），那么这个组织的绩效也是可想而知的。很多企业，没有人真正地懂库存问题，可能是因为舍不得钱雇佣所谓的高手，也没有舍得花钱请外部的顾问，自己有所谓懂的人也就是一知半解，最终吃亏的也就是企业自己了。加强库存控制的第五个方面可能就是我们不得不谈的管理信息系统，如ERP的问题了。我曾经在很多文章里面谈到以下两个问题：第一：上了ERP就一定能够帮助你降低库存吗？我的回答是“一定是不一定的！”。为什么这么讲呢？很简单，我们见的这种事太多了。很多企业花了很多钱上了ERP，结果是上，上不去，下，下不来，最终就是库存不但没有降下来，反而不断上升，而客户满意度也在不断下降。第二：不上ERP怎么办？我的答复是，你最好还是上ERP。尽管说上了ERP不一定能够帮助你降低库存，但不上ERP，你的库存往往是更难控制。道理很简单，物流的过程既是一个物料流动的过程，也是一个信息流动的过程。上了ERP，至少可以帮您做到信息的集成，从而有可能帮助你降低库存。谈到这里我一直没有谈关于“如何做到零库存“的问题，为什么呢？很多人说，戴尔能做到“零库存”，我们应该怎样去实现零库存呢？我只能告诉你，天底下根本就没有“真正的零库存”这一说，所谓零库存只不过是库存不是在你手中就是在他手中而已 － 总之物质是不灭的。当然，所谓零库存、VMI、JIT等，作为一种理念，有很多东西还是值得探讨的，不管你有没有像戴尔、丰田等那种市场地位以及谈判能力。

有关的问题很多，但大部分都是出题老师的异想天开型问题，因为实际应用上会有互相的制约、制衡，毕竟A领导和B领导之间是有利益关系的。所以，简单的列举几个最常见的问题：(1)机构设置和人员配备上。根据内控制度的原理和现代企业制度的要求，不相容职务应当分离，建立分工明确、职责分明，既密切配合，又相互制约的内控机制。但很多中小企业没有充分认识到这点，在授权批准、业务经办、财产保管、会计记录等环节上有分工不明、相互脱节和失控现象，甚至有会计兼出纳，出纳兼稽核的情况；有的中小企业没有内审机构或虽有机构却附属于其它职能部门。这种经济业务由一人承办又缺乏制约的情况，不仅不利于经济业务正常开展，而且容易产生舞弊行为。 (2)会计核算上。中小企业大多数由于在业务上发展迅速，使企业老板经理更多地关注于业务的拓展和销售业绩好坏，而忽略了对企业内部自身管理的完善和提高，特别在会计控制上投入不足，没有制定统一会计规范，会计基础工作薄弱，会计行为不规范，会计信息严重失真。如货币资金支付、应收应付账款管理等环节，在审批、复核、支付和账务处理上，纰漏百出；凭证和记录的控制不规范，如凭证编号编写不规范、记录核对无索引等。 (3)财物管理上。中小企业大多为了节约人力成本，让一个员工身兼数职，造成分工不明，职责不清。企业财物管理很混乱。物资的采购、验收、入库、保管各个环节缺乏监控，错弊丛生，有的单位财产长期不进行清点。财产不实，账实不符，特别是闲置资产风吹雨淋。无人问津。(4)往来账款上。供销业务及其贷款的结算，是企业经济活动的重要组成部分，也是最容易出现纰漏的薄弱环节。中小企业在采购、审批、签约、采购、验收及结算等环节上，缺乏协调和监控，一些不良或违规行为频频发生。(5)财务部门设置简单，缺少必要的监督，权限设定不清。中小企业大多只有一个会计和一个出纳，资金领用和支取的授权上，缺乏岗位之间的必要监督，一旦出现问题，不容易迅速找到责任人；销售问题上，只管为了扩大销售额，而进行大量的赊销，而在应收账款的催收上，没有明确责任权限，往往作为财务人员的任务，容易形成销售与收款脱节，造成企业资金运转困难；在闲置资金的运用上，没有专门的人员进行投资分析，造成资金的机会成本加大。 (6)对员工缺少必要的奖惩制度和科学的业绩评价。缺乏必要的激励措施，就不能充分调动员工的积极性、主动性和创造性，比如财务人员经过科学合理的分析之后，使得公司投资有了很大的收益，公司若不能就相关人员进行适当的奖励，会在一定程度上打消员工的积极性，甚至可能使得一些财务人员非法占用企业资金为自己谋利益；缺少科学的业绩评价，就不容易作出合理公平的奖励措施。===============分割线============解决方案：1和2、人员配置上和核算上可以分摊责任，由于中小企业通常不舍得增加人力成本，那么在不增加人力成本的基础上可以分摊责任，已达到互相牵制的目的，例如库管可以顺便管理会计档案；出纳的工作除了货币资金类和其他专业性强的工作，其他的基础工作可以分摊给各个业务人员完成（培训业务员一些基础的票据知识什么的，减少无效原始凭证，进而减少了财务人员的工作量）；稽查岗可以安排统一时间，增加见证人的形式进行，避免动手脚。财务上专业性不强的，都可以分配给其他岗位的人员进行完成（实际上，单位也经常这么干...我以前的单位就是这样：业务员整理自己的费用、谁家距离银行近就让他早晨9点到银行然后上午把银行的单子送过来、库管的地盘里不仅仅是存货什么东西都有、核算的时候给办公室的人一人一张表，按着表上的项目查验就行了，表上有查验项目和方法，然后签字）3、财物管理上，每次采购都要登记，建立事项登记簿，严格管控日期、物品、数量等方面。（这个事一般都是领导管，先写需求申请表，然后通过了领导签字，再去拿东西；总之管控重点就是登记表、签字，登记表挂在明面上，谁都能看见的地方，公众视线内避免作弊）4、往来账方面，会计电算化都有往来账管理模块，只要相关人员按时更新即可。5、财务部门的问题是通病，但是通过登记表依然可以解决部分问题，毕竟有签字呢；销售上的赊销是业务员的事，和奖金挂钩即可，另外赊销了也就是财务未闭环，那么公司也不会计算提成的，只有这项经济业务完全结束，提成才会发放。6、定期盘点由部门领导开盘点大会，这个盘点不仅仅是存货，还有货币资金的对账、往来情况分析等，涵盖了财务和业务人员的日常工作事项，在盘点大会上就可以说明谁因为什么而受到某种奖励，增加员工的工作积极性，打消他们的不法思想。比如说每周五下午必须参会，特殊事由需提前申请，否则按旷工半天处理等处罚。