秘书办公自动化论文的研究意义

随着科技,经济及社会的不断发展与进步,管理和办公活动的重要性日渐突出,引起了各级领导者,管理学者以及技术人员的普遍重视.20世纪60年代以来,在微电子技术和通信技术迅速发展的推动下,办公室也开始了以自动化为重要内容的“办公室革命“,也称为“管理革命“,其目标是借助先进的信息处理技术和计算机网络技术来提高办公效率和质量,将管理与办公活动纳入到自动化/现代化的轨道中.办公自动化(简称OA)是20世纪70年代中期在发达国家迅速发展起来的一门综合性技术.办公自动化或办公信息系统(简称OIS)是现代信息社会的重要标志之一,涉及到系统工程学,行为科学,管理学,人机工程学,社会学等基本理论以及计算机,通信,自动化等支撑技术,属于复杂的大系统科学与工程.nbsp;科学技术突飞猛进的发展,在各个领域内都改变着人们的工作和生活条件,社会向着物质文明和不断提高的劳动生产率大踏步前进.科学技术的飞速发展也使办公室这一传统的以人工(脑力和体力劳动的高度结合)为主的领域内古老的劳动方式发生了巨大的变化.办公室中使用的各类现代化的办公设备很大程度上代替了原来的文房四宝,办公桌上的打字机被计算机文字处理机所取代,办公室墙边的文件柜被又小又薄的“磁盘“所取代,包括记录,起草,编辑,修改,打印,存档,复制在内的办公室常规工作,无论在时间上还是在空间上都被大大地压缩了,这不但减轻或节省了人们的办公劳动,而且大大提高了办公效率,改善了办公环境,使人们从原先繁重的重复性,例行性的办公事务中解放出来,从而有更多的时间和精力投放在更需要人的思维来考虑和解决的问题上.用于办公室工作的这些技术越来越先进,设备越来越多,功能越来越强,性能也越来越高,这为实现办公自动化和无纸办公创造了必要的条件.例如,用于处理办公信息和进行协同工作的各种计算机(包括微型机,超级小型机和中,大型机);起草文稿用的文字(词)处理机;制作报表用的电子表格打印机;编排各种文件,资料格式等的电子台式出版系统;存放,管理文件和档案用的文档资料管理系统;自动控制各种工作流程的办公自动化系统;支持远距离协同工作的视频会议系统;计算机通信用的局部网络系统;用于办公通信的现代化电话机,传真机;复制资料用的复印机等,这些技术和设备对办公室工作提供有力的支持,在不同程度上为办公室工作的自动化提供了现代化的推动手段.nbsp;在这些技术和设备中,对办公室自动化的发展起最显著作用的是计算机信息处理设备和构成办公室信息通信的计算机通信网络系统.信息处理技术得益于计算机的高速处理能力,没有计算机技术就没有现代化的信息处理技术.信息处理技术也延伸了办公室业务处理的内涵,成为办公室自动化的主要技术手段,其内容也在不断地深化和丰富.近年来,计算机工业和产品的飞速发展扩大了信息处理技术的应用范围,也使办公室信息处理技术向纵深方向发展,并不断扩大其应用范围.网络通信技术的发展,有可能使相隔任意距离的办公室之间,超越空间的界限,实现处于不同地点的办公室之间的同时办公.Internet,数据仓库与数据挖掘,电子邮件,多媒体信息的传输与处理,电子数据交换,信息安全等新技术使办公室自动化技术更上升到一个新的技术境界.信息处理和信息通信两者的紧密结合,使办公室自动化技术具有更高的效能,也是办公室自动化技术发展的重要趋势.nbsp;办公自动化是一项综合性的科学技术,它涉及到系统科学,行为科学,信息科学等,是一门交叉性的综合学科.其中系统科学为办公自动化建立办公模型与决策模型,通常办公自动化系统要用系统工程的方法来组织和实施;行为科学研究在社会中人的行为产生的原因和规律,希望对行为进行预测和控制,以改善与协调人际关系;信息科学是研究信息的采集,储存,传播,处理和安全使用的科学,目前正在不断发展中;管理科学则是根据一些必要的信息,研究如何对国民经济或地区,部门,企业的发展问题进行预测和决策,以从宏观与微观两个方面调控物质,能源,资金和人员.nbsp;办公自动化的概念在世界各国产生以来,出现了很多种关于办公自动化的定义.这些定义从不同的角度描述了什么是办公自动化.关于办公自动化,不同的人从不同的角度,会有不同的理解,不同的时期也会有不同的标准.首先要明确办公自动化与管理信息系统之间的相互关系,这种关系从概念上看有两种观点:一种认为管理信息系统包含办公自动化,另一种认为办公自动化包含管理查看原帖>>

做文秘工作必须要会办公自动化，这是最基本的

秘书与办公自动化 办公自动化的发展对很多行业的影响大.对秘书工作的主要影响有多方面. 如果秘书认为使用电脑工作有利于工作,使用软件帮助工作就很好.由于软件使用要花很多时间用眼力看电脑,就不利于用2条腿工作. 对公司的文字处理要用自动化软件就快.写文章和报告也快,搞会议记录也快. 对搞服务用2手2 脚的速度就下降. 如果修改秘书的工作效率是问题解决的关键!要身体好就要与动,秘书一般是身体好.要多运动点时间. 但要用电脑就要坐下,在工作中不断的换坐下和走动2种工作方式是好的习惯的训练.

办公自动化是一种以计算机技术和网络技术为核心的办公方式，它综合运用了计算机技术、通信技术以及现代办公设备，是信息技术的重要领域。简单的说，办公自动化是利用计算机、打印机、复印机、扫描仪、绘图仪、电话、传真、互联网等数字仪器和设备以及各类办公软件代替传统手工业务处理的办公方式。在办公领域中兴起的一次新的改革, 给传统的办公工作带来了极大的冲击,对秘书工作产生了深刻的影响，使秘书工作从传统秘书工作向现代秘书工作转变。面对竞争日益激烈的社会大环境，秘书工作中传统的、手工的办公模式，远远不能适应现代社会发展的需要。为此，我们引进了“办公自动化”的概念，并将其应用于秘书工作之中，使秘书人员从繁琐的日常工作中脱离出来，节省时间去考虑工作中的其它问题，从而不断提高工作效率。 办公自动化是随着当代信息技术的出现而出现的。办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。以下是办公自动化对文秘工作的一些作用。文字管理作用。在秘书工作过程中,要接触许多文字工作,如有关文件、信函、报表、决议和命令、文稿、统计资料、数据、政策、规章制度等的详细情况,在计算机中加工处理、存储,可以做到及时查询、分析、修改、协助决策活动。 信息管理作用。 秘书工作中的信息管理主要包括采集工作,加工处理工作,信息传送工作。秘书工作中采集信息是其起点和基础。在信息工作中不能做到及时收集，迅速报送，再好、再重要的信息也会因时过境迁而推动利用价值。档案管理作用。在办公自动化环境中,秘书对档案管理的工作表现在整理,保管和保密上。秘书人员在计算机上制作,接收文件,电子档案便应运而生。提高工作效率作用。办公自动化在实现高效率的同时并没有降低其质量，相反还在程度上提高了办公质量。办公自动化依托的是当代的计算机技术，利用计算机强大的信息处理技能来实现信息高效、精准地处理。在传统的秘书工作中，秘书必须在纸张上用笔起草、核算、修改等，整个流程是单线程的，而且由于人自身的因素，整个过程中难免会发生错漏。但是在办公自动化的办公环境下，信息处理系统能够最大程度上避免这些疏漏。事实上，利用计算机进行文件复制、传输，出错率极低化、规范化、自动化和高效化的高层次发展。 提高工作质量作用。我国传统的方法，文稿的形式是秘书人员用笔在纸上起草，反复修改、誊清，然后交给打字员，再对打出的纸样进行校对。如果要对打出的纸样进行修改，除个别错字改正外，整段的修改或增、删、改等必要对整页重新打字。如果采用以微处理器为核心的文字处理，则可以用键盘将文稿输入，利用文字处理的增、删、改等编辑功能，在屏幕上进行修改。完稿后的文件可以存入磁盘，以备随时调用。也可以用联机的打印印出所希望的字体、字号的书面文稿。这样一来，键盘操作—屏幕编辑—自动打印的过程，就代替了纸笔起草—修改誊抄—打字—核对—修改—印出这个繁琐过程，从而提高了办公效率。磁盘归档后可随时检索、自动打印等，提高了办公质量。

一、办公自动化对文秘工作的重要性：文秘的日常工作内容十分的琐碎复杂，一般包括年度和季度报表的制定、相关会议的筹备工作及会议记录工作、老板的日程安排等等，这些看似简单的工作， 却需要极其认真细心的人来完成，一旦某些环节出现失误，还可能造成巨大的损 失。但是科学技术革新带来的新的工作模式，弥补了传统文秘工作中存在的诸多 问题，特别是办公自动化的使用使得文秘工作变得更加有据可循，不再忙乱。特 别是近年来社会信息化程度的加深，以及现代办公设备的涌现，改变了原有的文 秘工作人员手工办公的模式，对相关信息的掌握及储存也更加的便利，大大的提 高了文秘从业人员的工作效率，精简了企业人员，对秘书及企业都有十分重要的实际意义。1、办公自动化能极大地提高办公效率和办公质量。在我国的文秘工作中，文稿撰写等是十分重要的工作内容，原有的写作模式均是手写，再反复的 修改等，操作起来十分的麻烦，工作效率很低，而现代计算机技术的应用必变了 这一令人烦的状况，通过键盘、鼠标等输入设备，在显示器上便可显示文稿内容， 并可进行任意的修改，导入存储设备后，还可以随时调用，提高了工作效率及办 公质量。2、办公自动化使办公活动呈现全新的面貌。办公自动化是实现秘书工作现代化的重要条件，它使传统的办公室结构和工作方式发生新的变化，呈现 全新的面貌。在自动化办公室里，荐也见不到塞满房间的档案柜、文件匣；看不 到成堆的表格和纸张。所有文件的内容，全部存放在一个小小的磁盘中。桌上的 计算机将按照向它发出的指令做着各式各样的工作。显示屏幕代替了纸、键盘代 替了笔、打印机代替了大量的抄写和复印工作。有了自动化设备，促进文书工作 的处理手段更加先进，更不用担心离开办公室后无人接电话。电话打进，它会自 动将电话存入电脑中。并在显示屏上显示电话内容或提醒主人。如果建立了局域网。便可不必为发信、发文件犯愁，此时只要在网络工作站上发一个命令，所有 该发的信息全都会迅速无误地到达接收者手里。打印机坏了不必着急，可以在自 己的办公室里通过共享手段借用其他办公室的打印机工作。有些数据在本办公室 找不到，可以通过网络到别处去墩，它就是共亨数据库。在这样的办公室里。秘书人员定会高效而有条不紊地工作。3、办公自动化有力地促进管理工作的改革。实现办公自动化的过程。也是促进管理工作改革的过程。实现办公自动化后，可以实现时间管理现代化。 因为电子日程表和电子备忘录可以在两分钟之内安排好一个在平时需要七十分 钟方能安排好的会议，还会巧妙地解决同一段时间中很多人参加的多种会议.使 人能轻易地应付大量会议某些原因而改期或撤消等情况；能及时地发出信号，提醒人们不要错过会议或迟到；还能科学地调配会议室、交通工具和其他服务设施。 实现办公自动化必然促进管理系统和管理手段的改革。如决策手段凭经验不能输 入电脑，必须将经验升华为科学手段；公文格式不一，报表五花八门不便输入电 脑，必须促其简明划一，形式标准化。为充分发挥办公自动化设备的效用，必须word 格式联结成网，成为整个单位、整个系统、整个地以至于整个国家的网，甚至与世界有关系统的网络相通。为达此目的，必须促使我国电话通讯系统迅速发展。4、办公自动化促使秘书人员业务素质等发生一系列变化。办公自动化的使用，使得文秘工作发生了一次巨大的变革，它不仅使得办公硬件水平得到提升，同时，通人与机器等的协调与沟通，更好的发挥出了秘书人员的主导作用， 合文秘工作者的自我价值得到进一步体现，使其思想观念也更加先进。同时，秘书还必须具有很强的信息观念、时间观念、战略观念、效率观念和竞争观念。办公室运用工具的巨大变革，不可避免地会引起办公室内部组织机构、管理形式、 人员素质的巨大变化。秘书如不更新传统的思想观念，不努力地去学习，就不能适应这一历史的变化，而被时代所淘汰。 二、办公自动化在完善的过程中就注意的问题：1、办公自动化软、硬件同时开发。办公自动化的应用开创了新的办公局面，打破了原有办公的繁琐，简化了办公的流程，精简了人员的数量，为公 司创造了一定的价值利益。重视硬件系统的建设同时，更应当把完善办公自动化 的重点放在软件系统开发的工作上，软件系统的开发直接适应了市场对办公软件的需求，能更好的被应用者所接纳，直接针对性的解决其需求。因为办公自动化 已被广泛的应用，在各行各业都能找到其身影，所以软件系统的开发对开发者们的要求有了进一步的提升。要求软件开发人员调研市场，真正的了解各行各业对 办公自动化应用的特点，从而总结数据，归纳设计的重点，然后对软件进行反复 的试验，修改与完善。2、开发者的不断更新。不与时俱进的思想是陈旧固执的，落后的思想终归是无法适用日新月异的时代，所以对于开发者而言，需要不断的学习充实word格式自己，不断的发现市场对软件所提出的新要求，进驻新技能，探索新方法，更新原有的知识体系，不要让办公自动化只是成为一种良好的主观愿望。办公自动化 的普及，使得越来越多用户广泛使用，所以开发者应当聆听用户需求的声音，征 求他们的意见和建议，敢于找出自身的不足，摒弃以往的设计思路，不断的改进完善，以此为办公自动化注入新鲜的血液。3、团队的重要性。一切美好事物的形成都不简简单单靠一个人的努力，众人的齐心协力才能催生出美丽事物的产生。所以团队合作在软件开发的过 程中极为重要。办公自动化的开发工作不同于其他的工作，这是一个环环相扣， 链条似的工作模式，需要开发者不单单要完成自身环节的设计与完善，同样要求 其能关注大局，了解软件设计的主旨，以此来围绕软件的核心思想进行设计，做到统筹兼顾。团队的通力合作使得办公自动化更好的被研发，被推广应用。同样 知晓业务，精通技术的复合型人才更是给软件开发锦上添花。 综上所述，办公自动化技术的应用为现代企业的秘书工作提供了新的发展平台，提高了相应办公室人员的工作效率及工作质量，节约了办公费用，调动了文秘工作人员的工作热情，使得新时期的文秘工作更具创造性。同时办公自动化的使用，使秘书的求知欲望及进取心等更加的强烈，提高了秘书的专业素质， 使得秘书能够更好的完成所有工作内容。因此，要在文秘工作中推文办公自动化的使用，企业也要为办公自动化的广泛使用提供必要的物质及精神支持，从而更好的促进秘书工作的进步与提高。