企业信息化与管理创新研究论文

信息化如何推动中小企业实现管理创新？中华硕博网 2009年03月02日 点击数： 1 来源：互联网中华硕博网核心提示: 管理创新是企业永恒的主题，特别是传统企业管理达到一定水平之后，靠什么进一步探测、发现并去除积弊，以确保企业航船在市场之海中不管理创新是企业永恒的主题，特别是传统企业管理达到一定水平之后，靠什么进一步探测、发现并去除积弊，以确保企业航船在市场之海中不搁浅、不触礁？黑龙江龙丹乳业科技股份有限公司通过实施信息化工程，实现了“隐蔽的信息公开化，分散的信息集成化，集中的信息分散化”，从而使企业管理迈上了新的台阶。案例信息化打开创新的大门－－“龙丹”管理创新纪实黑龙江龙丹乳业科技股份有限公司是我国乳品行业惟一通过国家科技部和中科院“双高”认证的高新技术企业，同时又是国家乳业工程技术研究中心的产业基地，黑龙江省乳业的龙头企业。研究、开发、生产、销售的“龙丹”系列产品包括乳粉、液体乳、果蔬饮料及发酵乳制品等共四大类六十八个品种，日处理鲜奶400吨，年生产奶粉20，000吨、饮料及液体乳40，000吨。黑龙江龙丹乳业科技股份有限公司系列产品以优良的品质赢得广大消费者的信赖，行销全国27个省、市、自治区，销售网点300多个，已经成为全国知名的乳品品牌。“龙丹”实施信息化出于要解决束缚企业发展的难题，实现管理创新，扩展企业的生存空间。而正是因为选对了信息化这把钥匙，龙丹与市场的重重大门才敞开了。找到适合的钥匙乳品行业是传统流程型企业，具有信息分散、资金分散等特点，特别是伴随着市场经济的发展，我国乳制品行业进入竞争激烈的“战国时代”，这就要求企业具有很强的核心竞争力才能不被市场淘汰，客观情况的变化使企业也必须进行重新定位并作出相应的改组、改革。一个企业特别是传统企业发展到一定阶段，必然会沉积一些弊端或由于效率低下而不能适应快速的行进节奏，而当企业的经营者认识到需要革除这些积弊时却发现用传统手段无能为力。“龙丹”在管理改革时面临的就是一道道被锁住的大门。乳制品市场竞争的焦点已经从最初的成本竞争、功能竞争、质量竞争等单方面的机制逐步向企业综合实力的竞争，这是企业面对市场的最直接的一扇大门，要打开它必须建立对市场变化的快速反应和适应新技术条件下的市场营销手段。对原材料、生产过程、产成品质量的检测、分析、控制水平，是反映企业产品质量的晴雨表，没有质量优势的企业根本谈不上竞争力。“龙丹”要在全省乳品行业中坐稳龙头，必然要以高新技术和高质量标准来支撑。如何时时保持产品的高品质？传统的工艺方法和检测手段显然不行。降低成本是提高企业经济效益必经的一道门槛，企业的每一点、每一面都存在着可挖掘的成本。但是，多年形成的流程工艺和相应的成本预算要想有所改变，就要重新建立一套从奶源管理到原料管理、生产成本的综合管理机制，有效控制成本并不是一件简单的事情，所触及的深层次问题仅有想法是无力解决的。一个企业是布满各类信息的载体，所谓的企业管理就是要利用人力资源和先进技术把这些信息进行整理、加工以实现信息的集成和共享。“龙丹”在发展壮大的过程中，越来越感受到公司内部各部门、各部门与总公司之间的信息联结脱节，并且不能保证信息的实时性，对经营者全面掌握企业内外的情况，对市场形势作出综合的分析和客观判断十分不利，更会有碍决策的科学性和准确性。这是围囿企业对内对外信息沟通的一道铁门。“龙丹”生产面向广大消费者的日用消费型产品，几百名销售人员每天向市场投放大量的多种类的产品，怎样来进行销售统计？一人一个小本本，每天排队进行销售资金结算，不能及时掌握市场对哪种产品需求好坏，这不是一个现代企业应该有的局面。对企业发展来说，更大的瓶颈是资金回笼缓慢，应收资金流失，想要查找一个客户的销售款项是否进账要翻半天的账本，每年压滞的欠资达几百万元，资金流不畅是关系企业生死存亡的脉门。为一个生产任务单的签发要楼前楼后跑十几分钟的路程，那么多送奶户今天来了明天走了，怎么保证奶源的质量和供应？还有多少各种各样潜藏在企业内部的问题？每一个问题都是一把把待解的锁。像一个跳高运动员要起跳时在腾空的一刹发现还背负着一个沉重的包袱一样，很多企业在改革时与“龙丹”有着相同的难题。用什么手段来消除这些积弊呢？什么样的钥匙能打开这一道道锁？“龙丹”选择了信息化。编制生存的密码实施信息化是“龙丹”基于企业长足发展的需要，并且有了相对良好的基础，具备了信息化实施的成熟环境。“龙丹”的经营者很早就认识到了信息化管理的重要性，从1995年开始便使用计算机辅助公司内部的业务管理。1996年为中心实验厂建立了综合管理局域网，包括有财务核算、奶源管理、销售管理、固定资产数据处理等多项子系统。另外，公司还为一些部门配备了计算机，进行日常文件的处理工作，为公司计算机管理奠定了一定基础。1998年，“龙丹”拉开了深入实施信息化工程的大幕，与哈尔滨工业大学、哈尔滨工程大学等单位共同承担了国家“863计划”中LD—CIMS应用示范工程项目的开发工作，实现了计划管理、物资供应管理、销售管理等系统在企业中的实施，并于2000年通过验收，2001年3月被科技部授予“国家863计划CIMS应用示范企业”称号。“龙丹”在信息化专家组的指导下，把实施的总体思路定为：引入国产成熟软件，进行配套改造与开发，保证系统整体的集成。这样，不但保护了系统中原有的资源，而且可以加速实现企业的信息化，从企业实际出发，围绕成熟软件进行配套开发，开创了一条“产、学、研、商”相结合的信息化实施新思路。企业的信息化是一项极其复杂的工程，如果所有的系统都采取自主开发或联合开发的方式，不但开发周期长，而且软件的质量也无法得到根本性的保证。但如果全面采用商品化软件，也存在软件不能全面满足企业需求、不同软件间集成性不好等问题。为此，“龙丹”引入用友U8软件，并围绕该软件进行企业其他系统的配套改造与开发。分别对有关的业务流程进行了改革，如企业报表传递系统改革、三级成本管理体制的建立、网上监督与办公系统的建立、购销存与财务管理的一体化、销售业务的日清日结等，这些改革在传统系统中几乎都是无法实现的，而在新系统中，这些改革本身就与所达到的目标一一对应，构成了实施的重要内容。如何进行成本控制一直是企业思考的一个重点课题，经过长期酝酿，借助于信息化手段基于现代管理会计下的三级成本核算与控制的思路应运而生，这是“龙丹”信息化的核心部分。三级成本核算与控制系统是企业巧妙运用管理会计，对变动成本进行管理与控制。系统是以企业对成本的三个对比管理思想为基础，以基本车间生产的基本产品为主线，与辅助车间的产品或劳务以买卖关系结合在一起，通过制定合理的单位产品与劳务消耗指标及消耗量，与实际消耗进行对比分析，及时发现成本变化的原因，从而为降低消耗，杜绝生产浪费，降低生产成本提供科学根据。企业信息化建设成败的技术原因多数在于系统的集成性及开放性，系统集成的最终目的是实现公司的经营集成，经营集成要借助各种现代管理科学成果，并在信息集成的支持下完成。“龙丹”特别注意了通过网络、数据库把系统集成起来，实现计划自顶向下的统一制定与运行，信息自低向上的采集、传递和加工处理，各级管理人员在信息集成的基础上，可以实现有效的监控。在系统的集成过程中确保了系统间信息资源的共享、数据的惟一性，避免信息的重复维护，使信息化系统完成了“隐蔽的信息公开化，分散的信息集成化，集中的信息分散化”的三大功能，从而充分提高信息的透明度。经过4年来的分步实施，现在“龙丹”已经有了相对完备的信息化系统，包括购销存及财务管理一体化、三级成本管理子系统、企业资源管理子系统、质量管理子系统、生产统计子系统、奶源管理子系统、网上综合查询及办公系统等。有了强大的信息化系统支持，“龙丹”一一找到了治疗企业病症的良方，不仅解决了原有各个环节的弊端，还通过信息化的实施，逐步发现了过去隐蔽起来的对企业构成危机和风险的问题，并借助信息化手段进行清除或完善。应该说，龙丹在把信息化定位为解锁的钥匙时，同时以信息化工程为核心制定了适合企业特色的独有的生存密码，为全面疏通企业经络，打开紧闭的一道道大门，从而为提高企业的核心竞争力奠定了坚实的基础。推动创新的脚步信息化是企业的良药，但并不意味着包治百病。从“龙丹”的信息化工程实施成果来看，应该说基本解决了企业一些积重难返的难题，从业务流程的整合到管理关系的集成，“龙丹”实现了管理的全面创新。首先是信息化的应用提高了管理决策的正确性，缩短了决策周期。由于排除了人工统计，全部采用计算机统计，使数据的准确性大大提高，快速的信息处理，使数据的及时性得到了保证。集成的网络环境和先进的通信手段，方便了决策者对公司经营状况的整体把握，过去要月底汇总或年终汇总才能掌握企业的情况，现在公司领导一点鼠标就能了解整个企业每一个方面的资料，把各方面汇总而来的信息经过处理、分析，就会变成有益于企业的战略决策。随着信息化工程实施工作的深入，公司原来业务与管理流程中存在的许多问题逐渐暴露了出来，使原来隐藏在业务工作中的各种隐患得以显现并逐步得到解决，形成了信息化工程实施与管理科学化相互促进的良性循环。比如改变原有的适合手工、分部门管理的业务分工体制，公司通过物流、资金流、信息流的重组，解决了部门间业务相互脱节的现象，实现了各部门业务间的无缝对接，使资源得到了合理配置，同时也规范了各部门间、各岗位间的工作流程。信息化给“龙丹”带来的益处最外在的表现是每个员工都能感受到的成本降低和效率的提高。各类信息实现共享并透明化后，避免了信息的重复维护与统计，实现了减员增效。如奶源统计由过去的3人减至2人，销售开票由2人减至1人，收款员由4人减至3人等等。根据实施流程的要求各岗位工作内容及强度有了不同程度的变更，对各岗位设置形成冲击，使公司在岗位设置方面极大地挖掘了潜力。鲜奶的采购成本是生产成本的一项重要指标，“龙丹”通过奶源管理子系统实现了对奶户的跟踪管理，可以准确把握每个奶户的真实情况，结合严格的质量、数量评价和计量制度，大大减少了鲜奶的掺杂使假现象的发生，提高了鲜奶收购的质量；同时，通过奶站收购与奶户收购的质量与数量的对比分析，可有效提高收奶人员的工作质量，降低采购成本。三级成本核算与控制系统的实施使每个部门、每种产品之间都处于一种商业买卖关系、商业契约关系，使每个部门、每个员工都关心成本，使企业能够不断挖掘降低生产成本的潜力，使成本处于一种稳定的可控状态。如：龙丹实验厂的机修车间通过向其他单位输出劳务来提取劳务工资，为保证其工资水平，机修车间不断提高工作质量，以利于劳务的输出。同时生产车间为降低产品成本，力所能及的故障问题则自行解决以减少机修劳务的购买。通过这种商业买卖关系，使各单位不断寻找机会并挖掘自身潜力，保证生产经营活动能够高效率运行，减少无效消耗与劳务的使用，保证自己的产品与劳务能够完成额定目标。同时企业通过成本分析，逐步调整成本指标，促使高工作质量与低工作成本的良性循环。公司各项基本业务管理做到了“日清日结”。信息化的实施使企业在库存状况、销售情况、往来结算等方面的信息能够及时掌握，为企业日常资源的合理配置提供了有效依据。信息化工程的实施克服了原手工业务处理不能满足信息时时传递与加工的弊端，使企业能够时时了解存货的状况，销售的日常业务处理实现了“日清日结”。部分工作也由事后被动管理变成事前主动控制。如费用报销时，按相应计划费用进行是否超额判断，以降低费用、提高效率。同时在各个环节上都极大地节约了工作时间，如实现了从FS—120牛乳分析仪直接导入奶源管理系统，使统计人员从繁琐的录入大量质量检验数据中解放出来。财务月底结账简单准确，采购计划和资金预算的自动生成，完全省去了制定采购计划的时间；运输部月底费用结账由三天减至三十分钟，生产计划的制定由原来的两天减至一个小时；原材料划价由原五个人工作一至两天减至一名材料会计工作四至五小时。通过建立基于计算机网络的质量保证体系和完善的质量数据管理体系，一方面从管理程序上使公司各项工作均提供对产品质量的保证，另一方面从原材料、生产、检测等方面，严把质量关，杜绝不合格现象。信息及时反馈能够预防质量问题的发生，同时能够及时了解市场产品的质量需要趋势，提高自身的反应速度，提高质量观。通过信息化工程的实施，公司市场营销人员可以更加准确地把握乳制品的需求状况和发展趋势，提高了公司对市场的响应速度，为制定新产品开发策略、产品质量策略、产品营销策略等指明了方向，实现对销售的品种、数量、金额、地区、客户、时间段、回款情况的统计与分析，为规划市场及分析产品消费趋势提供最及时、有效的依据，为进一步增加销售收入奠定了基础；对客户进行科学管理，通过账龄分析，及时掌握客户的货款情况，加快了货款回收速度，减少了呆账的形成，仅此一项“龙丹”年可增加资金周500万元。信息化工程的实施全面促进了公司整体素质的提高。在信息化工程实施过程中，有针对性地改革公司的相关业务流程，促进公司管理机制的合理化；通过建立必要的信息化实施的工作制度并完善相应的管理职责和考核体系，促进了管理工作的规范化；管理方法、手段的根本改变，变了公司员工的思想观念，提高工作水平，增强了企业核心竞争力；由于信息共享透明度提高，使各相关业务部门之间协作性增强，无形中形成一种互相促进、互相协作、互相监督的工作氛围，形成良好的工作状态，企业无形之中增添了不少的活力。“龙丹”的信息化之路还刚刚开始。尽管可能还有许多不够完善之处，但是研究它的信息化历程并能从某个侧面阐明信息化能为企业解决什么问题，会给相关的企业一点启示。企业家视点：在市场经济激烈竞争中，企业要想获胜，我认为最有效的方式是企业管理创新，是先进的信息技术与企业管理创新的有机结合。信息化的实施使企业工作方式和思维方式上都有所改变，为企业带来了巨大的直接经济效益的同时，也为企业储存了强大的后发优势。黑龙江龙丹乳业科技股份有限公司董事长王心祥经验启示之七：“龙丹”的信息化实践向中小企业传达了这样一个事实，就是信息化到底能够为企业解决什么问题？1．信息化可以为企业发现并解决积弊应用传统的管理手段，企业发展到一定程度后有些问题根本发现不了，即使发现了也管不过来。从“龙丹”总结的三句话即“隐蔽的信息公开化，分散的信息集成化，集中的信息分散化”，就能够说明信息化对企业管理的意义所在。企业运用信息技术作为管理手段，所要达到的是通过提高工作效率、降低成本、规范管理流程实现提高经济效益的最终目标。在信息化实施过程中，所有企业都要突出解决在管理上的需求，并使之规范和科学化，这正是一个暴露问题－－解决问题－－科学管理的推进式循环。“龙丹”把企业形象地比作一条航海的船，海底暗礁林立不易发现，很容易阻碍甚至撞翻行船，而借助信息化的力量好比使船增强了探测能力和清淤能力，把暗礁和淤泥暴露出来，企业之舟可以合理避让或清除，一路顺畅通行。2．信息化是企业实现管理创新的有力支撑有人说信息化是使企业管理理念受到冲击，革除旧有管理模式，进而引进先进管理理念进行管理重组，企业因此获得新生；有人说，信息化要配合企业的管理方法，是一种辅助工具，没有良好的管理基础不行。其实，两种说法辩证统一恰好诠释了信息化与企业管理之间的一种互动关系。企业实施信息化从某种意义上说是提升了管理并为企业管理服务的。“龙丹”利用信息化实现管理创新的代表作是“三级成本核算与控制系统”，这种建立在信息技术基础上的成本管理方式，不仅能够控制成本，还改变了企业内部各单元之间的关系，从根本上堵住了成本黑洞。相比于传统管理，这是一种创新的管理。Fname