费用报销流程优化毕业论文

会计信息化下事业单位网上报销的问题及对策论文

摘要： 随着互联网+及人工智能的迅速普及，事业单位财务报销模式由传统的手工模式向网上报销模式转变。本文以某事业单位网上报销中存在的问题进行探讨，针对该事业单位经济业务日益繁多、各项经费逐渐增加、报销业务量与日俱增，对该事业单位传统报销存在的不足进行分析，对该事业单位实施网上报销的可行性进行研究，为推动该事业单位财务管理现代化，提升财务管理水平奠定基础。

关键词： 会计信息化 事业单位 网上报销 问题对策

近年来随着我国事业单位规模的扩大，经费来源呈现出多元化趋势。事业单位传统的财务报销模式中的报销手续复杂、报账时间的分布缺乏均衡性、广大工作人员等候时间较长、业务审批效率低下，从而造成了巨大的财务审核压力，并且预算审批效果较差，这些问题的存在已经无法适应现代财务管理提出的新要求。S事业单位财务工作量大、报账经费项目繁多，已经基本实现了财务传统报销模式的转化，虽然已经摆脱了手工记账中存在的各种弊端，但是随着该事业单位报销业务量的不断激增，再加之报账时间较为集中、财务审核压力巨大、信息化程度低等问题逐渐凸显出来。针对这些问题，需要在该事业单位中构建以电子化、信息化为基本手段，实现业务办理程序的简单化，并进一步规范单据的填报、财务制单的自动化、付款方式电子化为主要目标的新型财务报销管理系统。

1 我国会计信息系统的发展历程与趋势

我国会计信息系统的发展历程

我国在财务管理中使用计算机开始于20世纪70年代末，主要是由长春第一汽车制造厂首先利用计算机辅助进行会计核算。在大数据时代，面对日益激烈的市场竞争环境，现代企业要想在市场竞争中获得一席之地，就必须对各种财务信息进行有效整合、对财务数据进行准确分析，便以此为契机来应对变化莫测的市场竞争，从而帮助企业做出正确的战略决策。这一目标的实现需要企业结合自身实际业务，构建一套以计算机网络环境为基础，集合了计划管理、人事管理、财务管理等于一体的集成性、综合性系统，从而为企业的正确决策提供科学的数据依据。面对这一大环境，企业计算机会计信息系统的建设应向着综合管理模式的方向发展。

会计信息系统发展的趋势

在如今这个经济全球化发展、信息化与网络化不断更新的年代，信息技术与网络技术在企业管理中的应用越来越广泛，由于传统的财务管理模式存在较大的局限性，已经无法满足当前社会发展的要求，财务管理的信息化发展趋势更加明朗。会计信息系统的发展将会呈现出如下几种趋势：实现会计信息系统与其他系统的关联性，实现财务管理系统与其他系统的一体化和协同性，会计信息系统功能模块逐渐增加并趋于完善。

2 计算机网络技术——会计信息系统的技术支撑

计算机网络技术的基本内涵

所谓计算机网络技术主要是指将分布于不同地理位置的计算机，充分利用各种通信设备进行连接，互联成一个具有强大功能的计算机系统，不同的计算机之间彼此遵循相应的协议，从而实现了信息的有效传递，硬件、软件、数据信息等相关资源的共享和整合利用。

计算机网络技术的主要功能

计算机网络技术具有强大的功能，主要表现在：实现了数据间的相互通信功能，实现了资源共享功能，实现了用户间的信息交换功能。

计算机网络技术在财务管理中的应用

在信息化不断发展的时代，网络技术和信息技术在各行各业中的应用为各行各业的发展提供了便利。构建符合事业单位发展的财务报销网络管理系统，能够有效解决在传统财务报销模式中存在的问题，并且能够进一步优化报账流程，使财务信息网络保持通畅，实现财务数据的集中化、标准化、流程化处理。从而为财务管理与决策提供巨大的支撑。

3 事业单位报销管理系统中存在的问题分析——以S事业单位为例

S事业单位基本情况介绍

S事业单位属于社会科学研究单位，创建于1958年，是新中国最早建立的社会科学院，上海唯一的综合性人文和社会科学研究机构，是全国最大的地方社会科学院之一。在职工作人员约760人，其中50%以上拥有博士学位，正高133人，副高194人。S社会科学院是首批国务院学位委员会批准的学位授予单位。目前拥有8个博士学位授权点、62个硕士学位授权点、2个博士后科研流动站，面向全球招收国外留学生。在读研究生650余人。

S事业单位报销管理信息系统中存在的问题

信息化程度较低

S单位非常重视信息化建设与发展的步伐，但是各部门彼此之间信息系统构建缺乏兼容性，从而在单位内部形成一座座信息孤岛，特别是财务预算系统与科研管理系统、人事管理系统之间缺乏无缝链接，缺乏有效的对接端口，各个部门管理未能在同一系统中有效衔接，经费管理条块分割，渠道不畅，从而对报销效率的提升产生了制约作用，监督也无法落实。无法做到财务信息的快速查询、有效共享、财务人员大量的工作时间花在数据整理输入当中，会计信息的质量和数据的准确率堪忧。

对预算控制的效果较差

S单位采取的预防管理是由各部门手工进行预算编制、然后再由财务部门进行审批、计算机控制等相融合的管理模式，其中耗时最大的是手工编制环节和人工审批环节。在该单位预算报送期间，很多部门为了能够及时报送预算数据出现了预算编制随意、预算定额缺乏合理性与科学性、预算编制不合理不科学的问题。在实行网上报销系统后，各职能部门的负责人、各项经费的管理者与决策者能够实现对项目经费使用情况的实时、动态掌控，通过集团财务系统了解相关信息，并对信息进行统计分类。从表面上看，S单位已经实现了动态预算控制，但是在实际中的应用并不尽如人意。如，预算执行效果差，项目的管理者只能通过项目经费本动态预算控制参与预算的执行，但是并未真正参与到预算的编制过程中，预算编制仍使用的是传统的手工方式，当出现预算不合理需要进行调整时，作为项目的管理者需要往返于科研部门、财务部门进行申请；S单位有大量的专项经费、科研经费，要想真正实现预算的全面控制，工作量巨大。

业务签批的效率较低

通过调查发现，S单位中的广大职工对报销业务的审批流程并不满意，如审批所占用的时间较长、各级领导签字繁多，这已经成为影响报销的主要问题。在传统的报销模式中，职工必须手持报销单据到本部门负责人处签字审批，然后再根据报销经费的用途到各责任处室负责人处进行审批签字。但是签字的过程并非一帆风顺，需要报销人员靠运气，而遇到负责领导外出或开会时与之相关的报销业务只能向后拖延，有时甚至会出现严重超出报销时限的问题，还可能出现报销单据丢失的问题。

财务审核的压力较大效率低下

作为S单位的财务人员应该对报销的各项凭证单据逐一进行审核，主要审核事项和科研项目是否存在一定的关联性、合理性，是否符合预算，审核发票、合同及相关材料是一致性是否缺少单据、漏查。审核是否超过标准，比如出国经费是否符合《因公临时出国经费管理办法》经费标准。由于科研经费发票量过大，项目过多，而有些报销人员影响着会计审核人员的职场前途，若是经常拒绝，人际关系会难处，造成财务人员审核走过场情况时常出现。

支付方式存在问题

对于S单位报销资金支付环节，出于对单位财务的安全和操作复杂程度考虑及上海财政要求，先是通过上海市市级财政专项资金统一管理平台审批然后再通过银行的对公窗口进行批量办理。该单位的会计工作人员只负责统计数据金额，而资金流转工作由该单位的出纳人员完成，每月定期将汇总的报销款项及金额通过银行打入到该单位员工的工资卡和公务卡中。由于卡号众多，卡号的准确性难保证，无法支付，退票现象频出。随着网络资金支付技术的逐渐成熟，微信支付、支付宝等较为便捷的小额现金流转支付方式，大大减轻了财务人员工作量，而网上银行的实施则节约了在银行排队及路途中花费的时间耗费。

查询系统缺乏时效性、功能性

S单位现在使用集团财务软件系统，只有财务人员完成当月凭证的记账之后才能查询项目经费进度，而项目负责人希望实时的了解项目经费到账、使用和结余情况，信息严重滞后。实行网上报销系统的主要目的是要突破时间和空间的限制，尽量避免线下操作，但是在实际应用过程中，该单位网上查询系统却缺乏功能性和时效性。无法实现经费使用全过程监督，无预算和超预算现象频出。

4 会计信息化背景下优化事业单位网上报销的.策略

实现报销流程的再造

针对该事业单位报销流程繁琐低效的问题，实现报销流程的再造势在必行。所谓流程再造，主要是指将现有流程中存在的缺陷彻底消除，尽量减少非增值过程、对繁琐过程进行分化、对关键流程进行改善，并在现代信息技术和网络技术的支撑下实现对报销流程的重组优化设计，并以此为基础开发网上报销系统。让那些消耗时间的业务流程在财务系统以外的场所完成并行，从而突破时间与空间的界限，减少报销业务在财务部门的时间消耗，在该单位财务人员编制不增加的情况下解决报销难题。

实现审批流程的数字化

S单位报销人员在进行报销时，应先在网上报销系统中提交表单，然后进入报销流程，直到收到报销款项期间不做任何操作，而只是在空闲时将报销的相关单据送到财务部门即可。把现代信息技术手段的支撑下财务部门核对工作工作量大大减轻，彻底解放了财务人员劳动力。各种合法的报销单据通过网上报销系统，依次流转给不同的领导进行签字审批，领导使用的安全签名技术避免了被模仿的隐患，从而保证了签批的唯一性和安全性。

实现与预算管理系统的集成

当报销人员提交报销单据时，系统会对其报销经费预算的合法性进行检查，对于超出预算的报销单据不能进行提交，这就要求报销人员不得不重新审视预算的控制问题。系统与预算管理系统的集成，许多报销人员不需要登录单位的预算系统就能在脑海中形成预算的概念，从而实现了对预算的事前控制。全程规范预算的可执行性、严肃性、合理性。对于需要调整或不合理的预算可以通过审批程序进行调整。可见，网上报销系统的实施实现了对经费预算的全过程、实时、动态化监管，对各项预算进度进行了合理而科学的控制，为该单位实行全面预算管理的精细化奠定了基础。

简化审批手续

为了有效避免一项报销业务涉及多件审批材料的问题，网上报销系统必须尽可能将各类审批报表进行细化、整合与完善，并将其并入到系统中。如，差旅费的报销业务中可以将国内公务出差审批单整合到网上报销系统中，出差人在出差前进行网上填写，经审批合格后系统可以选择调用该出差审批单，并作为报销的附件进行打印。

预先设定相应的标准与公式

上海市财政局颁布过差旅费、会议费、培训费、出国经费等费用的支出标准，这就要求S事业单位必须事先在网上报销系统中设定统一的归口和标准，设定统一的计算公式，尽量避免出现返工的现象。如，在会议费用报销的预算部分中，可以设定各级会议的各项费用标准，当职工发起会议费用报销申请时，只需填写参加会议人数、会议的级别、开会的天数，就可以由计算机自动计算出相关的餐饮费、会议室租用费、会议住宿费等费用上限，超出上限就无法提交报销单据。

实现无现金支付系统的完善

S事业单位在实施网上报销系统时必须依托上海市市级财政专项资金统一管理平台，通过系统的无缝对接，彻底打通财政平台、银行与单位的支付通道，通过国库直接支付和公务卡等新型结算系统的使用彻底改造传统的、低效的资金支付流程和手续，在保证资金安全的同时最大限度地提升资金使用效率。财务人员无需每日盘点现金库存，大额现金报销也无需预约，实现少见人，不见钱的财务环境。减少了报销人携带和管理现金的风险。

实现凭证自动生成记账功能

由于网上填报报销单据的时候，已经将事由、科目、项目等凭证要素填报完毕，故只要复核没问题，一旦报销程序完毕，报销数据就可直接通过互联网为平台和记账财务软件对接，按照事先设置好的软件程序，直接生成记账凭证，做到了不同软件间的数据传输、避免了手工录入记账的人为失误，防止错制、重制和漏制凭证，大大提高了财务工作的效率。

加强对财务报账相关知识的宣传及培训

新系统新技术的使用对事业单位职工计算机应用能力提出了更高的要求，由于在我国大部分事业单位中员工年龄结构层次不同，对计算机的熟练操作掌握不同，对新系统的适应能力也存在欠缺，因此，为了确保网上报销系统的应用，必须在事业单位中加大宣传力度，对员工进行培训，使员工能够尽快掌握网上报销系统的常用功能，尽量避免错误操作的发生，有效降低由于不正确使用系统而导致的差异。

实现对预约报销的优先处理

经费经办人员原本需在财务部门排队进行经费处理过程，如遇问题，还得往返数次，耗费人力、物力并导致报销周期较长。实施网上报销系统后，事业单位的报销人员应该在报销时先进行网上预约，单位的财务人员可以通过系统查询获得某一时间段报销的预约量，如果报销比较繁忙可以增加工作人员，而当报销预约数超过系统规定的上限时系统会对报销人员做出报销预约时间推迟的提示。预约报销的优先处理实现了办公资源的有效整合，合理分配了业务工作量，最大限度的提高了办公效率。

综上所述，现代信息技术和网络技术的广泛应用使得传统业务系统面临新的环境，这就要求我们必须使用全新的思路和技术手段，不断进行创新与改变。事业单位网上报销系统的实施大幅提升了事业单位财务管理大幅提升了事业单位财务管理，财务部门主要精力转向更有价值、与业务紧密结合的财务管理。

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分析如下：一、采购付款报销流程1、若有供货商发票未到而需先付款的，应先填写采购申请单，注明材料名称，规格型号，数量，估计价格，金额，运费、供货单位及付款方式（现金、支票、电汇等），并由部门主管签字确认，交相关部门副总经理审核落实，由财务总监审核签字认可，并由总经理签字同意，方可向财务部办理借款手续并支取款项（现金或支票等）；2、采购完成后采购员应在一周内报账，采购员持有效单据到财务部结算，即必须附有正确及有效的票据来证实支出，收据、发票必须是正本，并加盖对方公章，复印件、白条将不予受理，采购员采购时应尽可能要求供应商开发票（注：若不能取得收据原件应取得收据传真并同时注明该传真件与原件同具法律效力），交回财务部，以便财务做账。二、借款报销流程1、因工作需要向公司暂支借款，需先填写借款单，借据中需标明借款日期、借款金额、借款用途及借款人本人签字。其中借款金额大小写须相符，且借据表面不得涂抹。旧账未清应先核销旧账，否则不可以再借款。2、借款人将填好的借据交由借款人所属的部门经理签字，部门经理需问明借款缘由，确认用途妥当后方可签字审批。3、借款人将部门经理签字后的借据交由财务会计审核后再交相关部门副总经理确认落实，并由财务总监签字审批，总经理签字后视为财务部可以支付该款项。4、财务部出纳员看到签批手续齐全的借据后，方可付款。如有一项签批手续不全，出纳员不予支付。5、借款人需保证在借款之日起一周内报账还款（出差人员则在回公司后一周内结清，对于异地出差人员补充借款应填写借款单，并以传真的方式发回公司，但必须注明：原件与传真件同具法律效力，同时必须把前期的费用报销单据连同借款单一并邮回公司，否则不予报销并承担经济责任，另外对于营销人员借款参照《营销人员薪酬管理办法及费用管理》执行，如需延长时限，应提前通知财务部，无理由的延期还款，财务部有权按每逾期1天，扣除报销总额的5%，超2天10%，依次类推。结算方式：以现金归还或报销单抵扣。三、日常费用报销流程1、因工作需要购买物品，需先填写采购申请单（办公用品将由行政部统一在月底统计物品种类、数量，编制月度采购计划），经财务总监和总经理审核同意后方可采购；2、购买物品后需先填写报销单（确保提供正规发票等），经部门经理确认、财务会计审核、财务总监审批，并由总经理签字同意，方可向出纳支取款项。3、出差人员回公司后，出纳应及时提醒、督促报销。一周内必须完成报销工作。4、粮繁加工部的临工工资报销须在一周之内呈报派工单存根联和相应的入库单据，以便会计审核，报销人员持有主管部门领导签字确认后的派工单报销联于每周五下午4:00后到财务部办理支付手续。经财务会计审核，财务经理复核，由部门副总经理签字确认并由财务总监批准落实后上报总经理签字批准方可支付。5、日常种子、下角料等运杂费由承运人员持有效单据到财务部经财务会计审核，财务经理签字落实，并由财务总监签字确认后上报总经理签字批准方可付款。6、报销人将原始票据（正规发票）粘贴规整后，填制费用报销单。费用报销单上需写明报销人、报销日期、报销人所属部门、报销事由、后附单据数量及报销金额。其中报销金额大小写须相符，且费用报销单表面不得涂抹。7、填好的费用报销单需先交由报销人所属部门经理审核，部门经理应确认各项费用为应该发生，方可签字。另外对于营销人员费用报销参照《营销人员薪酬管理办法及费用管理》执行。8、部门经理审核签字后，报销人将报销单交至财务部，由财务会计审核签字并由财务经理签字确认。扩展资料：1、报销费用的填制要求 a） 费用经办人原则上应在费用发生后的5个工作日内到财务部办理报销手续，特殊情况可另行处理。b） 将原始单据剪齐边角，正面朝上（与报销单据同向）粘贴在报销单的反面左边。c） 用蓝色或黑色钢笔、签字笔如实填写报销单的各项内容，如：报销时间、报销人、费用摘要、单据张数等。d） 采购类经营费用，须凭有效的《请购单》（或采购计划表）和发票到仓库办理物品验收入库手续，并将进仓单、直拔单附在报销单据的后面。e） 非采购类的行政、办公或其他费用，直接填制报销单据。f） 外出培训费凭《培训协议》办理报销手续。2、报销单据的审核 a） 费用报销单据经手人签名后，由各部门主管签字确认。b） 财务部经理应在收到报销单据的一个工作日内，对各项报销费用进行严格认真的审核，凡符合报销标准的，审核人在财务审核栏内签署姓名、审核日期后，由报销人交总经理审批。c） 经审核报销单据不符合费用开支标准或在有其他疑问，而报销人又无法提供总经理批准的报告时，审核人应退回报销单据。3、费用的给付 a） 报销人依据审批手续完整的报销单到财务部出纳处签名领取费用。b） 单位价格在2000元以下的报销费用，由出纳员用现金支付。c） 单位价格在2000元以上的报销费用，原则上由出纳员用支票支付，特殊情况的可报财务部经理批准后，以现金支付。d） 各费用发生前借支备用金的，...

提高财务报销效率，应该优先优化财务报销流程。举个例子，需要经过三次审批才能报销和需要经过舞姿审批才能报销，那么肯定是三次审批最有效率。无论大公司还是小公司，如果报销层级过多，都会影响财务报销的效率。另外要有一个，相对稳定的报销制度，虽然现在的财务政策会根据国家的政策进行优化和改进，但是在企业当中，如果财务报销政策经常改变的话，不说基础的员工无法记清楚，就连财务人员执行起来，也是相当费劲的，所以稳定的财务政策或者财务制度也是报销效率提高的有效手段。还有就是，加强普通员工和财务人员对于报销的熟悉程度，普通员工要了解自身需要，填写的相关事项，而财务人员要熟悉自己的本身业务。