试析高职图书馆科技查新服务工作分析

论文摘要：分析了科技查新用户的心理特征与实际需要，针对存在的问题采取措施，提出了高职院校图书馆图书的查新服务工作要提升服务质量，为查新用户提供充分完备的文献信息，更好地满足用户需求。
　　论文关键词：科技查新；查新用户；查新服务
　　科技查新（简称“查新”）是在我国科技体制改革进程中萌生并发展起来的一项信息咨询工作。科技查新是具备一定信息资源基础与相应查新咨询资质人员的查新站通过计算机检索和手工检索等途径，运用综合分析和对比的方法，为评价科研成果、科研立项等的新颖性提供文献查证结果的一种信息咨询服务工作。科技查新的结果是为被查课题出具一份具有法律效果的“查新报告”。
　　科技查新是中国特色的产物，国外图书馆不提供科技查新服务，但国外有学科专业的科技信息咨询或检索报务，如美国有情报学家为科研人员提供信息咨询服务。德国马普学会（internationalmaxplanckresearchschool)生物和医学部下设一个独立的“新学科信息检索服务部”，其查新工作均为非盈利性。无论国内还是国外，从根本上讲，查新工作是一种服务工作，我们都要以满足用户需求为宗旨，一切为了用户需要开展服务。
　　一、科技查新工作的发展情况
　　科技查新工作在我国开展了十多年，为成果评审和科研立项提供了客观文献依据，在保证成果评审的科学性和公正性，避免科研工作重复发挥了积极的作用。wWW.lw881.com
　　我国的科技查新工作最早可以追溯到1985年“专利法”的实施，1994年，教育部认定了第一批部级科技查新工作站29所，目前已有67所高校是教育部查新工作站，国内还有很多的高校拟申请查新工作站。伴随着科技事业的发展、科技投入的增加，科技查新工作量也在不断地增加。高校查新增量尤为迅猛，因为全国高校的科研课题和经费在大量增加，加之各省地市部门各行各业的项目申请、成果报奖和课题鉴定等也要求提交查新报告。据教育部科技查新工作站年检工作通报，我国教育系统高校图书馆完成的科技查新从2004年的5，497项上升到2007年的17，536项，增长了219%，平均年增长率48%。其中为校外用户提供的科技查新服务8，417项，占查新总量的48%。
　　二、查新服务的特点
　　科技查新能为科研立项，科技成果的鉴定、评估、验收奖励，专利申请等提供客观依据；也能为科技人员进行研究开发提供快捷、可靠、丰富的信息。科技查新具有以下特点。
　　（一）质量高、责任大
　　查新工作具有公证性、准备性、严肃性及权威性。查新是文献检索和情报调研相结合的情报研究工作，它以文献为基础，以文献检索和情报调研为手段，以检出结果为依据。查新使科研管理进一步科学化、规范化，从而促进有创新的项目尽快取得经济效益或社会效益，推动科学的发展，所以查新要确保高质量，要有高度的责任感，不能马虎对待，丝毫不可怠慢。要踏踏实实地做好每一流程每一环节的工作。例如对课题的了解及与用户的沟通等工作都要有认真负责的态度，还要耐心细致地去做。
　　（二）知识面广、技术性强
　　查新工作是一项技术性强、专业性很精的情报服务工作，是一个系统分析过程，要做好查新工作，要求查新人员不断提高综合素质，既要有过硬的情报检索与分析能力，又要有一定的专业背景知识和良好的职业道德。在查新工作中引入全面质量管理，就更要求查新人员要树立质量意识，把一个查新报告当成我们所提供给用户的一个产品，从形式、内容上都要经得起推敲与评判。
　　（三）时间短、过程复杂
　　一般课题在半个月之内完成查新工作任务，大部分在30天之内完成，有些紧急的用户在1周内就要查新报告。2006年科技部发布的“国家高技术研究发展计划（863计划）”重点项目申请指南和其它科技项目指南，从项目信息的公布到申报结束，大部分项目的时间期限只有15天左右，部分项目30天左右。2010年科技部发布的部分项目申请指南，从项目信息的公告到申报结束，大部分项目也是30天左右，甚至更短，要了解课题要了解用户，这对查新人员的文化水平和心理素质以及工作效率提出了新的挑战，例如在查新过程中，有部分查新申请合同内容填写不够明确。有的申请人在没有前期研究的情况下，撰写课题申报书。由于对申报项目本身就不够了解，加上前期信息检索和材料准备工作不够，为了尽早提交查新申请合同，草草拟定查新申请合同，合同中的查新点不够准确和精炼，这给查新工作的及时顺利完成带来了较大的困难，使查证过程变得复杂。
　　三、查新用户的矛盾心理
　　要做好查新工作，首先要了解用户及他们的心理活动及心理矛盾。只有消除用户的心理障碍，解决矛盾，才能使查新工作顺利进行，一般来说查新用户有以下几种矛盾心理。
　　（一）重视与轻视的矛盾
　　明明知道查新是情报把关，相当部分科技项目的新颖性（创新点）通过查新被否定。可用户心理上还是不太重视，认为查新步骤只不过是走过场。在委托单上马虎了事，不能详细给出课题的要点和查新的要求，也不向查新人员讲解课题的内容和研究过程，还有些用户将整个查新过程全部委托他人办理，这有待于查新人员想办法与用户沟通解决这种不重视查新的矛盾。
　　（二）信任与不信任的矛盾
　　明明知道查新是要把课题（研究领域）的相关文献找出来，必须找到文献证据。查新的目的与归宿是对科研项目创新的查证。要查新就必须相信查新人员，可有些用户就有顾虑，认为查新人员所学专业非用户课题所涉及专业或对该专业了解不深，凭这一点就不相信查新人员的能力，甚至怀疑查新人员能否做出正确的查新结论。还有的对查新收费标准不相信，要求少收费。用户有这种心理，是可以理解的，关键是查新人员如何去消除这种不信任心理，这就要靠查新人员与查新用户多交流，仔细了解课题的背景，课题的内容、技术要点及研究过程等。只有这样查新人员才能正确理解、掌握课题要点，制定正确的检索途径和策略，必要时请专家指导并征求用户的意见，写出准确的查新结论。
　　（三）需不需要拉关系的矛盾
　　明明知道科技查新工作的出发点是客观公正、实事求是，可有些用户却考虑与查新人员去拉关系，千方百计寻求查新人员照顾，绕过查新的正常程序，既要在短时间内得到查新报告又要求查新人员写出让他满意的查新结论。要消除用户的这些矛盾心理，要求查新人员与用户进行良好沟通，与用户说明时间紧也要按正规的程序办理，要使他们懂得科技查新要在查全的基础上查准，同一个创新点要检索多个数据库。要根据研究课题的内容、难度、深度，及相关文献数量等因素决定得出什么样的查新结论，不管用户多急需，也要进行认真的查新对比分析和专家咨询，才能撰写查新报告。

　　四、高职院校图书馆开展查新服务的对策探讨
　　（一）严格按照查新步骤
　　首先，要求用户认真填写《查新申请单》及项目标书，提供与课题相关的资料；其次，查新员根据《查新申请单》和相关资料同用户交流沟通；第三，查新员阅读查新资料分析技术要点，确定创新点和关键词后拟定查新方案和策略，再进行文献检索，根据检索结果与项目的创新点进行综合对比分析，撰写查新结论；第四，完成查新报告，提交审核加盖查新专用章后生效。第五，用户在提交《查新申请单》后7个工作日或15个工作日交查新费用后取回来查新报告，查新机构将留档的查新报告连同相关资料归档。
　　（二）了解课题，沟通用户
　　科技查新是对科技项目的新颖性进行审查，要针对每个创新点进行检索和分析取得文献证据，给予肯定或否定的查新结论，所以查新人员要清晰地了解课题内容和项目的实质问题及技术要点，查新人员从接受用户委托的那一刻起，就要与用户做好交流与沟通。
　　（三）仔细检索项目《查新申请书》善于发现问题
　　首先检查填写格式是否符合要求，然后查新员在查新时必须认真阅读，理解用户递交的资料，要给用户指出是否写对写全。其次检查填写的内容创新点、技术关键、先进性是否在查新资料中体现出来；还有项目《查新申请书》的查新资料与课题申请的内容中的创新点、关键词是否一致；有些课题本身就没抓住关键和创新点，有些用户随意摘录项目标书内容的一节或整段剪贴；还有些信息不准确，比较模糊，例如创新技术含量、相关指标、方剂的主要成分不明确等。
　　（四）针对问题，逐条解决
　　由于查新人员从最初对查新课题的一无所知到逐渐了解，到发现问题，最后通过与相关文献的比较，进行文献分析，找出所查新的课题与国内外已发表文献的异同点，最后出具具有法律效力的查新报告。在这整个查新过程中都离不开与用户交流的，因为查新工作是针对某一特定的研究课题进行的，以课题的创新点为依据，所以查新人员与用户的充分合作与有效沟通是保证查新质量的关键，是减少查新人员在课题理解上信息不对称的有效途径之一，查新员要善于通过积极引导启发，并从中获取有效信息和与查新课题有关的更多技术细节，而这种交流要贯穿于查新工作的始终。
　　（五）提高查新人员素质，增强查新服务质量
　　查新人员既要知识广博，又要有全心全意耐心服务的态度，对课题立项的查新，查新人员要通过与用户沟通，为用户提供有代表性的文献，使用户从现有的课题思路中，一步步地修改细化和深化课题的研究思路，最终定位出具有新颖性的课题研究。例如，2010年4月某查新站受理的一项查新，课题名称为“大豆磷脂在低胆固醇─高保健蛋开发中的作用研究”，查新中选了相关文献全文提供给该查新用户，希望用户进一步细化具体课题，后来申请人把查新课题内容修改为“大豆磷脂与鸡蛋中脂类关系的研究。”利用国内外数据库进行了检索，检出密切相关的7篇文献的中英文文摘信息提供给用户，申请人根据研究情况，把查新课题改为“大豆磷脂在低胆固醇保健鸡蛋开发中的作用研究”，从而研究用营养调控手段提高畜产品的附加值及保健功能，对提高人们营养需求和养殖效益均具有重要的社会效应和经济效益。查新工作完成得出色，用户非常满意，项目也顺利得到经费资助。
　　查新工作中，查新工作人员要帮助查新用户在现有相关文献的基础上，进一步完善课题及查新点，避免相似研究和重复研究等，提高申报课题的质量。
　　（六）拓宽查新工作文献检索渠道，力争科学系统提供完整检索资料
　　事实证明，仅凭一馆文献保障之力，很难做到查准查全，尤其是经费稍显紧张的高职院校图书馆采买的文献有限。为了解决这个矛盾，可以依托nstl、calis、cashl等国内知名的全国性文献保障体系，以及地区性文献共建共享中心，如我省昌北高校数字图书馆联盟等，以合作求优质服务、事业发展、助力产学研效益最大化。相关文献信息以及数据来源越全面，查新内容和结果的客观性和新颖性将更突出。
　　（七）加强用户培训，大力宣传查新工作
　　加强用户培训是很重要的，很多用户不懂查新的意义、程序、查新手段和方法及查新委托单的填写等，还要指导用户填写查新要求、课题内容、技术指标和创新点。培训的形式可通过举办讲座、小型培训班、文献检索课、参观辅导等活动，使用户对查新工作有全面的了解，密切配合查新人员顺利完成查新工作。
　　很多用户不了解、不重视查新工作，所以要大力宣传，通过举办专题讲座，印发资料等使用户懂得在科学研究上不要作重复劳动，因为查新的目的与归宿是对科研项目创新的查证。项目的新颖性是指在查新委托日以前没有同样的成果在国内出版刊物上有他人公开发表过，所以我们要做好总结、推广、宣传工作，使所有的科研人员都懂得查新是必不可少的。