文书档案整理操作方法———以件归档
资料的加工整理是科研的重要辅助工作。为了便于对资料的分析研究，把搜集的片断、零乱的资料按不同的研究任务和性质，采用核对考据、挑选淘汰、汇总统计加工的方法进行加工整理，是特别需要的。核对考据是把资料进行核实、鉴定，了解它的真实性、科学性、整体性和可比性等。之后，应对搜集的资料进行选择、淘汰。在此基础上，把大量分散、零乱的、片断的同类资料综合在一起，成为一个有系统的，一目了然的统一体，以便对资料进一步研究分析。最后，对加工整理出来的资料分门别类地登记保管。 所谓资料，一般是指具有一定理性认识价值和学科特定内容的信息形式，广义的资料包括文字、数字、图表、符号、录音带、录像带、计算机磁盘等，狭义的资料一般仅指文字或印刷品内容。二．资料和文献的搜集和整理(1) 通过图书馆搜集资料(2)通过个别交流来搜集(3)通过个别交流来搜集①通过相关词运用搜索引擎查询相关网页、网站，再查询相关资料，并把有用的下载，编辑整理成文档，存于磁盘或打印②访问一些专门的网站，如人民教育出版社网站，点击所需相关内容，查询相关资料并选择下载、保存。二）整理整理资料是继搜集资料之后，作为科学研究操作程序的继续，是一种对于有价值信息的自觉的加工与管理。整理资料的目的是为了便于保存与应用。其通常步骤为：1． 分类分类是管理的开始。这里指的是在特定的专题中，建立资料的种属关系。资料的整理工作是科学研究中非常重要的一个环节。因为研究结论最终是从观察、调查、测量中获得的事实资料中分析并推论出来的，被整理的事实资料是否真实、可靠、准确，将直接影响到结论是否正确、可靠，所以说，做好资料的整理是做出科学结论的前提。而资料整理的核心工作就是资料分类。要进行资料分类首先解决按什么标志分类，而分类标志就是资料分类所依据的特征。它有两条原则:首先，应根据研究课题的目的来确定分类标志。其次，是对资料进行质量分类和数量分类。资料分类时，还要注意把反映人们主观意见、感受的资料和反映客观事实的资料分开，把反映特殊情况资料和具有总体特征资料区分开。2．排序排序也称赋序。是指使资料在资料库中有一个固定的位置，便于查找。小额资料可依时间顺序往下排列。额资料可分年度3．编目编目可使繁多的资料成为有序集合，便于查找运用。每份资料均应及时填入目录，并注明有关项目，一般指：类别、编号、资料名称、作者、发表日期、资料来源、入档日期。（三）定性和定量分析研究科学研究的任务是从表面上杂乱无章的现象中，通过偶然的、零乱的现象去看清事物的面貌。发掘和研究被掩盖了的规律，认识和掌握事物的本质。为了完成这一任务，就需要对经过整理的丰富事实资料进行分析研究。 当前教育科研的一个重要特点，就是强调定性研究和定量研究的结合，数量资料和非数量资料的结合。为此，在研究资料的分析中，注重采用统计分析和逻辑分析两种方法。统计分析是把大量的、散乱的数量资料，依据统计的理论和思维方式，对它们进行描述和推断，将研究对象的本质、特征揭示出来。逻辑分析是运用抽象和概括、归纳和演绎等方法，对丰富的现象资料进行思维加工，从而能去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，达到认识事物本质、揭示规律的目的。（四）整理资料的具体方法资料的内容、形式与应用方式不一，因而整理资料的方法也就有所不同。1．卡片 部分形式的资料，如提纲、片断、语录等，常用抄录卡片的方式。因字数不多，阅读时随手制作，应用也很方便。2．剪贴 过期的报纸刊物中的有用资料，应用这种方法最为合适。既可保留全文，又很简便省事，也是一种很有效益的利用。3．打印 一式多份的资料，应用打印件散发保存，是最经济可行的方法。4．复印 资料内容比较重要、需要复制保留全文的完整形式，而且所需份数不多，以此方法最为理想。只要条件允许，可适当应用。5．电子文档保存于磁盘。三．资料和文献中应注意的问题1．全面性无论横向还是纵向，要使占有的资料具有一定的广度。资料既要有一定数量，更要有一定质量、有典型意义。从效率观出发，争取以尽可能少的资料，包容尽可能多的内容，提高资料利用效率，为研究工作提供坚实的基础。2．独创性推动研究的因素，是资料中的独创性因素。这是每份资料的主要价值所在。独创性是指对问题的认识能有新的水平。否则，全然重复性的资料，原无必要重新进入交流，只能增加阅读者的无谓的信息负担。3．批判性 任何文献资料，都是一定社会条件下的产物，在不同程度上反映了撰写者的立场、观点和学识水平。因而，搜集材料的过程，同时也应是一个判识材料的过程后下载文献资料的整理加工 一、文献资料初步整理加工指导 文献资料初步整理加工应怎样进行? (1)做文献资料的目录登记，要求尽量完整和准确，最好用卡片式登记，便于携带、保存、分类、归纳、查找和使用。 (2)根据资料与专题的相关度确定取舍分类形式。 (3)根据确定的保存形式进行初步整理加工(分类保存)。 (4)对多次出现在不同目录书中或多次被其他文献引用的新观点、新资料要重点查阅。 (5)对孤证资料尤其要慎重，不可轻易舍弃。二、文献资料的进—步整理加工指导 文献资料进一步整理加工应怎样进行? 分类建立了卡片库后，紧接着应将有用的信息一一记录在卡片上。 1．写评语做记号 对所读资料写上自己的看法、解释或质疑，这就是写评语。读者在资料上对重点、难点、妙处及感兴趣的地方做上各种标记，如直线、坟浪线、双直线、双波浪线、圆圈、问号、括号、惊叹号等自己约定意义的符号。日后根据符号可方便查询。如果书是自己的，评语和记号可直接写在书上；如果书不是自己的，评语和记号只可写在复印件或卡片上。 2．做简要记录 对资料上重点、难点、妙处及感兴趣的地方及时做好简要记录。这样可为今后写作提供论证、引证之用。做简要记录时，不得改动原文，也不得断章取义。还要标明书名或论文题目、作者姓名、出版单位、出版时间、版本、页码等。 3．编写摘要 把原文的基本内容、主题思想、观点、独到之处或其他数据，用自己的话或引用原文的话进行简明扼要的总结。 编写要求如下：摘要是以提供文献内容梗概为目的，不加评论和补充解释，简明、确切地记述文献的重要内容的短文，应包括目的、方法、结果、结论，字数一般在400字以内。 1）中文摘要 (1)编写时要客观、如实地反映一次文献，切不可加进文摘编写者的主观见解、解释或评论。 (2)要着重反映文稿中的新观点。 (3)不要重复本学科领域已成常识的内容。 (4)不要简单地重复题名中已有的信息。 (5)书写要合乎语法，尽量同文稿的文体保持一致。 (6)结构要严谨，表达要简明，语义要确切。一般不分段落。 (7)要用第三人称的写法。 2）英文摘要 英文摘要应是中文摘要的转译，字数以250个实词为宜。 (1)尽量使用短句子，但要避免重复单调。 (2)应用过去时态描述所进行的工作，用现在时态叙述结论。 (3)尽量避免使用长系列形容词或名词来修饰名词。 (4)适当地应用主动语态代替被动语态。 (5)应用重要的名词开头，避免使用短语或从句开头。 (6)尽量避免使用第一人称(we，I)的形式为主语的句子。 例如，在查阅了“冬季教室空气质量对学生疲劳的影响”的研究报告之后，编写摘要如下： 作者发现：冬季教室长时间封闭，学生极易疲劳。作者认为：学生极易疲劳是因为教室空气质量下降的影响。 作者通过测量教室内通风和不通风两种情况下的空气中二氧化碳、氧气、硫化氢等气体含量和温度、湿度、微生物等，对空气质量进行了评估，并测定了学生的视敏度、反应速度等疲劳指标。大量数据表明：在不通风的情况下，二氧化碳含量高出通风良好时的4倍，此时学生相应的视敏度、记忆广度、瞬时记忆力、反应速度、注意力集中的下降速度为通风时的1．5倍、2．5倍、5．3倍、2倍和1．25倍。这表明：教室空气质量下降时，学生疲劳速度加快。 作者通过实验，找到一种经济有效的解决方案：在教室安装排气扇，课间进行5分钟左右的强制通风，即可有效地遏制由于封闭引起的空气质量下降，减缓学生的疲劳速度。 作者认为：该研究为中小学冬季教室封闭使学生极易疲劳找到理论依据和一种有效的解决方案，同时对教育投入较少的发展中国家尤其有借鉴价值。 4．写综合评论 按分类对收集的某一类别所有资料进行归纳、分析后，对他人的观点或方法可能认同，也可能产生一些自己的想法，从而对自己正在研究的专题提出新的方案。这样写成的类似研究报告的文章叫做综合评论(实际上就是一篇科研论文，这种写综合评论的方法就叫做文献研究法)。通过写综合评论，可将这一类资料的精髓内化为自己知识体系的一部分。长期坚持，你可能博古通今，可为自己和他人的研究提供有价值的东西。开始学写综合评论时，可能会感到很难，故可以写得简单些，不要面面俱到。写得越多，也就会写得越好。
文献研究法主要指搜集、鉴别、整理文献，并通过对文献的研究，形成对事实科学认识的方法。内容分析法通过对文献的定量分析，统计描述来实现对事实的科学认识。这两种方法有共同的对象，都不与文献中记载的人与事直接接触，因此，又称为非接触性研究方法。二者的区别是在分析的重点与分析的手段上有不同。
文献法属于非接触性的研究方法 没有继承和借鉴，科学不能得到迅速的发展，决定了人们在研究先前的历史事实时需要借助于文献的记载，在发展科学领域时需要继承文献中的优秀成果。现代科学研究不仅需要以人之间协作为条件，同样需要以利用前人的研究劳动成果为条件。利用科学文献是实现利用“前人劳动成果”的重要措施和方法，也是促进和实现“今人的协作”的条件和基础。 一般来说，科学研究需要充分地占有资料，进行文献调研，以便掌握有关的科研动态、前沿进展，了解前人已取得的成果、研究的现状等。这是科学、有效、少走弯路地进行任何科学工作的必经阶段。从教育科学研究的全过程来看，文献法在科学研究的准备阶段和进行过程中，经常要被使用。没有一项教育科学研究是不需要查阅文献的。
文献研究法主要指搜集、鉴别、整理文献，并通过对文献的研究，形成对事实科学认识的方法。内容分析法通过对文献的定量分析，统计描述来实现对事实的科学认识。这两种方法有共同的对象，都不与文献中记载的人与事直接接触，因此，又称为非接触性研究方法。二者的区别是在分析的重点与分析的手段上有不同。
文献检索的意义可以使论文更有说服力，可以丰富论文的含义
科技文献的收集和整理有何重要性？ 科 答：科学文献是现代科学研究的重要组成部分，是科研工作的要素之一，通过文献查阅， 了解前人的工作，避免研究工作重复，并从中受到启发，制定自己的研究方案。有人对一 大批科学家进行调查，结果显示在一个课题的研究周期中，平均约 1/3 的时间在阅读和讨 论科技文献。 美国科学基金会的调查分析结果：用于查找和阅读文献的时间平均占 9％，设计和 思考时间占 7％，试验研究占 1％，撰写论文占 3％。
(一)知识上的有用性首先,我们所收集的文献要包括对自己研究课题有用的知识不具备有用知识的文献,也就失去了其收集的意义这是收集文献的第一位的,最基本的要求(二)内容上的丰富性一方面注意尽可能收集代表各种各样观点,得出不同的,甚至相互矛盾结论的文献另一方面要注意不但收集与自己研究课题,领域直接有关的资料,而且还应该注意跨学科,跨领域地收集有关资料总之,从内容上看,收集文献的种类越丰富越好(三)形式上的多样性形式上要有多样性指的是,要千方百计地收集与研究课题有关的各种形式的文献例如,印刷型文献,声像资料等等(四)时序上的连续性时序上要有连续性,即围绕研究课题收集的文献,在时序上要有一定的连续性和积累性,尽可能不要中断否则有时可能会因资料不全,无法全面反映研究对象的整体发展变化状况(五)时间上的及时性时间上要有及时性指的是,对于与研究课题有关的各种新资料,新信息,要用尽快的速度及时了解,及时收集,及时研究,及时利用,以提高研究的时效性和实用价值
资料在收集过程的要求有哪些归档材料应当齐全、完整、优化齐全是指门类齐全，不论是内容还是载体完整是指归档的材料要完整、不缺损优化是指仅在数量充分的基础上要求质量优化，具有特色加强档案调查和指导各机关、团体和企业事业单位的档案机构依法统一管理本单位的档案，一方面负责对本单位各部门文件材料收集、整理、归档工作进行业务指导，对所属机构的档案工作进行监督、指导；另一方面，档案管理部门要采取多种措施，通过各种途径大力加强调查，强化征集民间特色档案，促进档案资源建设，以丰富馆藏内容，改善馆藏结构，将应接收的档案及时接收进馆。保持全宗不可分散性全宗就是一个立党单位形成的全部档案，一个单位的各项活动是密切联系的，因此在活动中形成的各种文件材料也必然存在着固有的联系。为了确保文件的完整，在收集档案时必须坚持全宗不可分散的原则，一个单位所形成的档案应集中到一个档案室，不能人为地分散处理。加强档案工作的标准化档案载体和书写材料应当符合档案保护和装订的要求。应当使用符合耐久性要求的书写材料，严禁使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等非耐久性书写材料。归档材料中有电子文件的，应当与相应的纸质文件一并存档。
资料决定了人的认知程度和水平，掌握第一手资料，获取可靠的资料，都能对我们的工作和学习有极大的提升，那么收集资料最重要的方法是什么呢？收集资料，狭义讲是使用各类工具或途径获取某类资料，这类工具或途径较为常见的是搜索引擎，比如百度、谷歌、360搜索、搜狗，或者是各类专业性的网站，比如政府网站、学术性网站、新闻媒介网站、专业资讯类网站、各类论坛，而近年来兴起的豆瓣、知乎、今日头条或是抖音、快手，其实都可以归为获取资料的手段和途径。而广义的讲收集资料，则是一个由点到面，系统性的工作，建立个人的知识体系或是资料库，这是需要付出相当长久的功夫，方法也更复杂，然而后期使用却会便利许多。资料的分类有很多中，一手资料最为可贵，但也很难获得，二手或是三手、四手的资料，往往需要鉴别真伪，避免使用带来负面影响。信息社会中，资料的表现形式，也不只是纸质的文字资料，包括了数字化的资料，涵盖的类型也不只是图表、图片、音频、视频。收集资料最重要的方法是什么？掌握搜集资料的方法，并不难，只需要日积月累的功夫，而且互联网时代，知识的共享，方便我们获取各类所需的搜集渠道，网友都有分享，虽然入门很难，但日积月累，也能够有所收获，只是最重要的东西，还是以下几点：1、确定需要搜集的资料的主题、关键点、概念，确定好边界信息泛滥和选择恐慌是普遍存在的现象，反映到资料的搜索过程中，南辕北辙、徒劳无功是常事，没有事先厘清楚搜索的主要目标，而是在漫天的资料海洋中，翻腾半天，资料找到的很多，但最终却是一团乱麻，待到使用时，除了资料的堆砌，毫无用武之地，白白耗费了时间和精力。因此，在搜索之前，就要严格的划定资料的搜索边界，一旦超过了范围，偏离了搜索意图就要停止，避免出现无知而忙的境地。一个小方法是从资料的用途出发，比如“七夕”方面的资料，基本的故事大部分人都是了解的，所以到底要了解哪方面的东西，历史人文角度的，还是情感美文方面的，或者是广告软文，不同的使用者，关注的重点是不同的。2、注重资料的质量，选择可靠的信息来源，确保资料的客观性选择权威性的资料发布源，不要随意截取片面的信息，选择立场客观、没有过度倾向性的资料来源，同时要通过不同的信息来源验证资料的真实性，避免搜集到假资料。我们阅读广告软文时，很容易被某个观点立即说服，事实上，那个观点并不正确，但是为了营销产品，文章为我们展现的多半是正面性的东西，而负面的东西反而被刻意忽略或省略。3、资料的整理与维护任何资料的收集，最终作用不是为了存储，毕竟互联网时代，电脑能够替代人脑获得很多知识。一次费心劳力的资料收集，最终在使用一次之后，就散迭殆尽，等到下次使用时，又要重新走一遍流程，这就凸显了资料整理的重要性。网络上有许多工具可以帮助，比如印象笔记、有道云笔记等，个人也可以在电脑中建立文档结构树，分门别类的建立起属于自己的资料库或者数据库。后期维护资料库也是非常重要的，定期的增添、更新和清理，可以帮助我们更全面的掌握资料，许多知识，在某一段深入了解之后，可能就入脑入心，不再需要靠资料来理解了，就可以删除掉；而许多并不怎么用的资料，也不必有明珠蒙尘、美人迟暮的遗憾，果断的删除。总之，资料收集的最终目的是方便我们的工作生活，入门很难，真的坚持做到了，也会觉得方便异常。
文献检索的一般步骤：1、明确检索需求，主题，关键词；2、寻找关键词的同义词，下位词；3、检索某个学者的名字；4、寻找合适的数据库；5、简单检索： 关键词，作者，题目，时间；6、 高级检索：‘或’‘且’‘非’等逻辑连接词；截词符。文献数据库&学术搜索引擎，也可以给你推荐一些，中文文献：百度学术、中国知网、万方搜索、搜狗学术；英文文献：PubMed、Web of Science、SCI-Hub、Google & Google Scholar、Springer, Science direct、 ProQuest、Wiley！针对文献多不知道怎么下手，自己也不知道怎么看，没时间看的朋友，告诉一个高效解决的方法，那就是去找专业的地方帮忙，早点解决这个头疼的问题，就像湘元生物，他们就可以帮忙进行文献检索，分析你的实验思路的合理性，甚至还可以帮你完善实验的全过程，真的很省心省力！
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1、直接法又称常用法，是指直接利用检索系统（工具）检索文献信息的方法。它又分为顺查法、倒查法和抽查法。2、顺查法顺查法是指按照时间的顺序，由远及近地利用检索系统进行文献信息检索的方法。这种方法能收集到某一课题的系统文献，它适用于较大课题的文献检索。例如，已知某课题的起始年代，需要了解其发展的全过程，就可以用顺查法从最初的年代开始查找。3、倒查法倒查法是由近及远，从新到旧，逆着时间的顺序利用检索工具进行文献检索的方法。使用这种方法可以最快地获得最新资料。4、抽查法抽查法是指针对项目的特点，选择有关该项目的文献信息最可能出现或最多出现的时间段，利用检索工具进行重点检索的方法。5、追溯法是指不利用一般的检索系统，而是利用文献后面所列的参考文献，逐一追查原文（被引用文献），然后再从这些原文后所列的参考文献目录逐一扩大文献信息范围，一环扣一环地追查下去的方法。它可以像滚雪球一样，依据文献间的引用关系，获得更好的检索结果。6、循环法又称分段法或综合法。它是分期分交替使用直接法和追溯法，以期取长补短，相互配合，获得更好的检索结果。参考资料来源：百度百科-文献检索
题名是检索文章的题目关键词是通过检索每篇文献中的关键词来检索出文献摘要是检测出与搜索句式意思相近的文章主题是通过检索每篇文章的主旨来检索文章全文是指文章中任何部分出现要检索的字词都会被检索出来在进行文献检索时，检索的条件往往不是唯一的。可以通过题名、关键词、主题等进行模糊或精确检索。扩展资料：文献检索(Information Retrieval)是指根据学习和工作的需要获取文献的过程。近代认为文献是指具有历史价值的文章和图书或与某一学科有关的重要图书资料[1] ，随着现代网络技术的发展，文献检索更多是通过计算机技术来完成。文献概念的发展经历了三个阶段：最早见于《论语八佾》，宋代朱熹解释为：文指典籍，献指熟知史实的贤人。近代一般理解为具有历史价值的文章和图书或与某一学科有关的重要图书资料。现代学者认为，文献是记录有人类知识和信息的一切载体。它由四个要素构成：文献内容、载体材料、信息符号、记录方式。计算机检索以计算机技术为手段，通过光盘和联机等现代检索方式进行文献检索的方法。与手工检索一样，计算机信息检索应作为未来科技人员的一项基本功，这一能力的训练和培养对科技人员适应未来社会和跨世纪科研都极其重要。一个善于从电子信息系统中获取文献的科研人员，必定比不具备这一能力的人有更多的成功机会，美国报道生活新方式的期刊POV也将交互网络检索专家作为未来十大热门职业之一，这些情况都说明了计算机文献检索越来越重要，故值得大家对这一技术予以重视。参考资料：百度百科——文献检索