业务流程重组研究论文

〔摘 要〕企业成功实施ERP项目,将会为企业带来巨大的综合效益,但在ERP实施的过程中,企业也会同样面临着巨大的失败风险。到目前为止,虽然我国许多企业在积极尝试和实施ERP项目,但成功率却极低。因此,只有充分认识ERP实施过程中企业所面临的各种风险,进而正确地估计和控制风险,从而降低风险,才能提高ERP成功实施的概率。本文较详细地剖析了企业在实施ERP过程中所面临的各种外部风险，同时总结了ERP实施的经验教训，并分析了ERP实施失败的原因,这些分析将会为企业成功实施ERP项目提供有益的帮助。〔关键词〕ERP项目; 实施; 经验教训 〔中图分类号〕 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1673-0194（2007）11-0007-03一、前 言 近一两年来，围绕ERP的研究文章很多，几乎覆盖了ERP的各个方面，极大地推动了ERP理念在中国的推广。虽然不同作者观点不尽相同，但至少有一点是所有作者都认同的，那就是成功应用ERP系统取决于3个方面，可形象地用如下公式表示：ERP应用成功=有准备的企业 合适的软件 成功实施。而三者之间，成功实施是保证ERP系统应用成功最重要的因素。不少准备实施或正在实施ERP的企业往往对ERP实施方法和模式认识不清，给实施工作带来不必要的麻烦。本文将着力解决ERP项目实施中的各种问题，供用户参考。ERP软件与一般财务软件或小型软件应用的最大不同点就是“实施”这个概念。一般的财务软件或其他小型应用软件，只要软件开发商或经销商对用户稍做培训，用户便可以操作软件，软件应用效果好坏主要取决于软件本身的质量，ERP系统则迥然不同，所谓“三分软件，七分实施”。 ERP软件“实施”（Implementation）这个概念目前在我国尚不能被社会广泛接受。企业习惯上还认为花钱买了软件，软件开发商就有责任免费帮助企业把软件用起来，而不知道ERP软件需要一个规范化的“实施”过程，这个过程既耗时间、耗人力，还需要企业单独支付实施费用。对ERP软件“实施”这个概念的理解应该包括以下几个方面：企业管理软件的实施难度很大；需要有实施方法论的指导；需要一支专门从事软件实施的专业化队伍；需要针对软件编制标准化培训教材。 企业管理软件的实施不仅仅是对用户进行软件操作培训，更重要的是应首先对企业进行业务流程重组（Reengineering），理顺和规范企业管理。这是企业管理软件实施的一个重要步骤。 企业管理软件实施不仅仅是指导用户如何使用软件，而且要协助用户进行信息标准化和规范化编码。 企业管理软件实施不仅仅要求企业使用软件提供的规范管理模式，还要求在实施过程中也能根据用户的特殊业务处理需求对软件进行客户化改造。 企业管理软件的实施是一个耗费时间、人力与资金的过程，实施周期少则半年，多则2~4年。实施费用少则与软件价格相当，多则达到软件购买价格的数倍。 ERP软件系统的实施是改变和优化业务处理过程的催化剂。整个软件实施过程要求将业务流程的调整和重新设计与软件功能应用紧密结合在一起，同步进行。其中对企业管理将要产生的冲击可能包括：对竞争策略的改变、组织机构的调整及各部门职责的重新界定、对每个人工作职责及工作方式的改变等。这些变化会更有利于企业商业目标的实现，同时也是对每个员工包括所有管理人员和业务人员的挑战，企业决策层能否理解和接受这种理念对于软件实施能否成功至关重要。 二、企业实施ERP项目失败的主要原因 目前企业在实施ERP系统时，按参与实施的主体来分，项目失败的主要原因有企业方面的原因和实施单位的原因。 1. 企业方面的原因 （1）基础数据薄弱。建立企业的基础数据是提高管理水平的重要措施，新系统的实施是建立在完善的基础数据之上的。在目前的情况下建立这样的数据体系也是ERP实施的一部分；不同企业在基础数据方面有着较大的差异，实施方在做需求分析的时候没有考虑这一差别。 （2）人为因素。企业员工接受新系统需要有一个心理认同和操作熟练的过程。如果新系统的使用大大增加了员工的工作量，他们就会产生强烈的抵触情绪，使实施过程中遇到的问题被放大。而在ERP实施过程中，初始阶段工作量加大几乎成了一个无法回避的问题。另外新的管理方式对于人员素质提出了更高的要求，引起部分人的岗位危机；新的管理方式还会触犯一部分人的既得利益。在这种情况下，如果企业领导没有坚定不移的态度，这些人就会采用抵触的态度使项目无法进行下去。这也就是许多人呼吁要将ERP实施搞成一把手工程的原因。 （3）管理流程不畅。对此问题各种文章呼吁的最为强烈，并提出“业务流程重组是ERP实施的前提条件”，但是该如何重组没有人给出具体方法。 （4）对于实施所要达到的目标不明确。企业对于新系统并不熟悉，可借鉴的成功经验又很少，要提出很明确的目标十分困难。因此企业认为系统功能越多越好，在这种思想指导下进行选择，使得实施方将许多没有把握甚至是不能做到的事情承诺下来，为以后的实施留下了隐患。许多企业对实施ERP系统缺乏正确的期望，以为ERP系统是“万灵药”，可以解决企业存在的一切问题，或是看到别的企业实施了ERP系统而盲目攀比。 （5）基础数据量庞大。一些企业试图在实施期内将这些工作一次性完成，实际上这是不现实的。但也有另一个极端，只将软件流程空转起来，工作中需要什么数据再添什么，这将产生两个问题，一是许多实施工作没有基础数据无法进行，把这项工作放到以后该由谁来做？二是新系统的使用工作量加大，例如在数据完备的情况下产生一张工单5分钟即可完成，反之建立工单前还要编制作业计划，可能要花费5个小时。尽管可以用“以后再做这项工作就简单了”的话来安慰，但它对项目实施造成的负面影响是可想而知的。 （6）希望得到一个现成的“产品”。从企业角度来考虑，在维持正常生产条件下，长期进行一项大规模的“管理改造”是不现实的，希望能得到一个能拿来就用的“产品”，这是可以理解的。但是，基础数据建立、软件的使用必须经过企业员工之手才能完成，软件实施毕竟不同于一个产品的应用。甚至有些用户过多地以现行的流程评估系统，对商品化的ERP软件提出过多不切实际的客户化修改要求。 （7）人力投入不够。这也是许多文章所强调的原因，引进的先进管理手段首先要由企业骨干来使用，但“骨干”的含义也就意味着他们是生产中离不开的。因此企业实际上也面临着两难的抉择，不抽调骨干实施难以做好，而骨干长期调离生产又确实有困难。项目实施过程中高级管理人员的参与远远不够，项目小组的成员以技术人员为主而不是以相关的管理人员和业务人员为主；主要考虑技术适用性而不是管理适用性；只注重ERP系统可能带来的效益而忽视了实施ERP系统存在的风险。 2. 实施单位的原因 我国现代化管理基础相当薄弱，而企业管理理论的发展又很快，给人一种追不上的感觉。实施人员也总是处于不断的学习过程中，没有多少成熟经验可以借鉴。由于对实施的系统不是十分熟悉，对所能达到的目标也就不清楚，一般来说是套用以往MIS开发的老路，将实施项目当成开发项目对待，使得工作干了许多却看不到成效； 没有把所实施项目当作一种管理技术对待，这一点从各实施单位的人员构成以及技术交流研讨的内容上都可以反映出来；实施目标不明确使得实施结果完全取决于具体人员的个人素质和他对该项目的理解。换句话说，实施不仅没能体现出设备管理软件的管理风格，甚至没能体现出实施单位的管理思想，而完全是个人风格，这一点与软件供应商没能提供详细的实施指导有直接关系。实施队伍不稳定：这也是中国软件行业普遍存在的问题。实施如能在预期时间内完成，还不会产生太大影响，但拖的时间太长对实施队伍就是一个考验，由于实施方法不规范，人员一旦发生流动则所做的工作很容易脱节。不平等的甲乙方关系：乙方在合同签字前曲意迎合甲方的各种要求，尽管有作假的嫌疑，但不得已而为之的成分更大些，合同执行中甲方的要求越提越多、越提越详尽，直至乙方最后无法满足，双方陷入僵局。实施ERP系统时尚未认识到专业咨询顾问带来的巨大价值和帮助。国外开展实施工作前都有管理咨询公司为企业提供实施方案，而在国内缺少相应的机构，即使有，开价都很高，难以为企业接受。在国内的ERP实践中这部分工作实际上由实施单位来承担。企业实施ERP系统是效益与风险并存。只有正确认识风险，控制风险，进而降低风险，才能成功实施ERP系统，充分享受ERP系统给企业带来的巨大效益。 〔摘 要〕企业成功实施ERP项目,将会为企业带来巨大的综合效益,但在ERP实施的过程中,企业也会同样面临着巨大的失败风险。到目前为止,虽然我国许多企业在积极尝试和实施ERP项目,但成功率却极低。因此,只有充分认识ERP实施过程中企业所面临的各种风险,进而正确地估计和控制风险,从而降低风险,才能提高ERP成功实施的概率。本文较详细地剖析了企业在实施ERP过程中所面临的各种外部风险，同时总结了ERP实施的经验教训，并分析了ERP实施失败的原因,这些分析将会为企业成功实施ERP项目提供有益的帮助。 〔关键词〕ERP项目; 实施; 经验教训 〔中图分类号〕 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1673-0194（2007）11-0007-03 一、前 言 近一两年来，围绕ERP的研究文章很多，几乎覆盖了ERP的各个方面，极大地推动了ERP理念在中国的推广。虽然不同作者观点不尽相同，但至少有一点是所有作者都认同的，那就是成功应用ERP系统取决于3个方面，可形象地用如下公式表示：ERP应用成功=有准备的企业 合适的软件 成功实施。而三者之间，成功实施是保证ERP系统应用成功最重要的因素。不少准备实施或正在实施ERP的企业往往对ERP实施方法和模式认识不清，给实施工作带来不必要的麻烦。本文将着力解决ERP项目实施中的各种问题，供用户参考。ERP软件与一般财务软件或小型软件应用的最大不同点就是“实施”这个概念。一般的财务软件或其他小型应用软件，只要软件开发商或经销商对用户稍做培训，用户便可以操作软件，软件应用效果好坏主要取决于软件本身的质量，ERP系统则迥然不同，所谓“三分软件，七分实施”。 ERP软件“实施”（Implementation）这个概念目前在我国尚不能被社会广泛接受。企业习惯上还认为花钱买了软件，软件开发商就有责任免费帮助企业把软件用起来，而不知道ERP软件需要一个规范化的“实施”过程，这个过程既耗时间、耗人力，还需要企业单独支付实施费用。对ERP软件“实施”这个概念的理解应该包括以下几个方面：企业管理软件的实施难度很大；需要有实施方法论的指导；需要一支专门从事软件实施的专业化队伍；需要针对软件编制标准化培训教材。 企业管理软件的实施不仅仅是对用户进行软件操作培训，更重要的是应首先对企业进行业务流程重组（Reengineering），理顺和规范企业管理。这是企业管理软件实施的一个重要步骤。 企业管理软件实施不仅仅是指导用户如何使用软件，而且要协助用户进行信息标准化和规范化编码。 企业管理软件实施不仅仅要求企业使用软件提供的规范管理模式，还要求在实施过程中也能根据用户的特殊业务处理需求对软件进行客户化改造。 企业管理软件的实施是一个耗费时间、人力与资金的过程，实施周期少则半年，多则2~4年。实施费用少则与软件价格相当，多则达到软件购买价格的数倍。 ERP软件系统的实施是改变和优化业务处理过程的催化剂。整个软件实施过程要求将业务流程的调整和重新设计与软件功能应用紧密结合在一起，同步进行。其中对企业管理将要产生的冲击可能包括：对竞争策略的改变、组织机构的调整及各部门职责的重新界定、对每个人工作职责及工作方式的改变等。这些变化会更有利于企业商业目标的实现，同时也是对每个员工包括所有管理人员和业务人员的挑战，企业决策层能否理解和接受这种理念对于软件实施能否成功至关重要。 二、企业实施ERP项目失败的主要原因 目前企业在实施ERP系统时，按参与实施的主体来分，项目失败的主要原因有企业方面的原因和实施单位的原因。 1. 企业方面的原因 （1）基础数据薄弱。建立企业的基础数据是提高管理水平的重要措施，新系统的实施是建立在完善的基础数据之上的。在目前的情况下建立这样的数据体系也是ERP实施的一部分；不同企业在基础数据方面有着较大的差异，实施方在做需求分析的时候没有考虑这一差别。 （2）人为因素。企业员工接受新系统需要有一个心理认同和操作熟练的过程。如果新系统的使用大大增加了员工的工作量，他们就会产生强烈的抵触情绪，使实施过程中遇到的问题被放大。而在ERP实施过程中，初始阶段工作量加大几乎成了一个无法回避的问题。另外新的管理方式对于人员素质提出了更高的要求，引起部分人的岗位危机；新的管理方式还会触犯一部分人的既得利益。在这种情况下，如果企业领导没有坚定不移的态度，这些人就会采用抵触的态度使项目无法进行下去。这也就是许多人呼吁要将ERP实施搞成一把手工程的原因。 （3）管理流程不畅。对此问题各种文章呼吁的最为强烈，并提出“业务流程重组是ERP实施的前提条件”，但是该如何重组没有人给出具体方法。 （4）对于实施所要达到的目标不明确。企业对于新系统并不熟悉，可借鉴的成功经验又很少，要提出很明确的目标十分困难。因此企业认为系统功能越多越好，在这种思想指导下进行选择，使得实施方将许多没有把握甚至是不能做到的事情承诺下来，为以后的实施留下了隐患。许多企业对实施ERP系统缺乏正确的期望，以为ERP系统是“万灵药”，可以解决企业存在的一切问题，或是看到别的企业实施了ERP系统而盲目攀比。 （5）基础数据量庞大。一些企业试图在实施期内将这些工作一次性完成，实际上这是不现实的。但也有另一个极端，只将软件流程空转起来，工作中需要什么数据再添什么，这将产生两个问题，一是许多实施工作没有基础数据无法进行，把这项工作放到以后该由谁来做？二是新系统的使用工作量加大，例如在数据完备的情况下产生一张工单5分钟即可完成，反之建立工单前还要编制作业计划，可能要花费5个小时。尽管可以用“以后再做这项工作就简单了”的话来安慰，但它对项目实施造成的负面影响是可想而知的。 （6）希望得到一个现成的“产品”。从企业角度来考虑，在维持正常生产条件下，长期进行一项大规模的“管理改造”是不现实的，希望能得到一个能拿来就用的“产品”，这是可以理解的。但是，基础数据建立、软件的使用必须经过企业员工之手才能完成，软件实施毕竟不同于一个产品的应用。甚至有些用户过多地以现行的流程评估系统，对商品化的ERP软件提出过多不切实际的客户化修改要求。 （7）人力投入不够。这也是许多文章所强调的原因，引进的先进管理手段首先要由企业骨干来使用，但“骨干”的含义也就意味着他们是生产中离不开的。因此企业实际上也面临着两难的抉择，不抽调骨干实施难以做好，而骨干长期调离生产又确实有困难。项目实施过程中高级管理人员的参与远远不够，项目小组的成员以技术人员为主而不是以相关的管理人员和业务人员为主；主要考虑技术适用性而不是管理适用性；只注重ERP系统可能带来的效益而忽视了实施ERP系统存在的风险。 2. 实施单位的原因 我国现代化管理基础相当薄弱，而企业管理理论的发展又很快，给人一种追不上的感觉。实施人员也总是处于不断的学习过程中，没有多少成熟经验可以借鉴。由于对实施的系统不是十分熟悉，对所能达到的目标也就不清楚，一般来说是套用以往MIS开发的老路，将实施项目当成开发项目对待，使得工作干了许多却看不到成效； 没有把所实施项目当作一种管理技术对待，这一点从各实施单位的人员构成以及技术交流研讨的内容上都可以反映出来；实施目标不明确使得实施结果完全取决于具体人员的个人素质和他对该项目的理解。换句话说，实施不仅没能体现出设备管理软件的管理风格，甚至没能体现出实施单位的管理思想，而完全是个人风格，这一点与软件供应商没能提供详细的实施指导有直接关系。实施队伍不稳定：这也是中国软件行业普遍存在的问题。实施如能在预期时间内完成，还不会产生太大影响，但拖的时间太长对实施队伍就是一个考验，由于实施方法不规范，人员一旦发生流动则所做的工作很容易脱节。不平等的甲乙方关系：乙方在合同签字前曲意迎合甲方的各种要求，尽管有作假的嫌疑，但不得已而为之的成分更大些，合同执行中甲方的要求越提越多、越提越详尽，直至乙方最后无法满足，双方陷入僵局。实施ERP系统时尚未认识到专业咨询顾问带来的巨大价值和帮助。国外开展实施工作前都有管理咨询公司为企业提供实施方案，而在国内缺少相应的机构，即使有，开价都很高，难以为企业接受。在国内的ERP实践中这部分工作实际上由实施单位来承担。企业实施ERP系统是效益与风险并存。只有正确认识风险，控制风险，进而降低风险，才能成功实施ERP系统，充分享受ERP系统给企业带来的巨大效益。 三、ERP项目实施的经验总结和解决办法 （1）企业的信息化建设工作应与企业的发展相适应。信息是企业的重要资源，不同规模的企业可以采取不同的信息收集、存储和使用方式，当企业发展到一定规模，手工方式和简单的信息系统可能已经满足不了企业高效运作的需要，集成高效的电脑信息系统为企业提供了驾驭信息的有力工具。 （2）企业的后滞信息化建设难度较大。许多大型的国际化企业已经将信息化建设作为企业基础设施的一部分，在新开一家工厂的同时已经包括了信息系统的硬件建设，已经确定了管理模式，也已经有与其管理模式相适应的软件实施模板甚至是已经实施好的管理软件；而国内企业由于历史原因及整个管理模式的转变进程使得信息化建设普遍滞后，在信息化建设时必然产生原有管理模式与新管理模式或新的业务规范的较大冲突，能否顺利解决这些冲突是影响信息化建设能否顺利推进的关键环节。 （3）ERP的开始实施需要顾问公司的指导。对于一个传统的、没有MRP、ERP概念的企业，在实施ERP的过程中离不开顾问公司的指导。由于实施企业开始没有熟悉实施ERP软件的人员，对可能涉及的业务调整也缺乏指导性的意见，而顾问公司可以很好地承担着这一角色，顾问公司可以提供从项目管理、业务重整到技术支持和多层次员工培训的服务，为ERP系统的成功实施提供强有力的保障。 （4）业务整改是保证项目顺利实施的关键。管理的变革最终需要业务层面的支持，业务整改是ERP实施遇到的首要问题，由于传统观念和习惯的影响，业务整改不仅涉及业务操作方式的变化，而且整改过程中的困难来自业务人员对这种变化的认同，更大的阻力来自由此而带来的部门之间、岗位之间职责与权利的调整。新的管理方式需要新的业务操作模式支持，业务整改必须下大力度执行下去。 （5）ERP系统是一把手工程，同时需要全员意识。包括业务整改在内的管理变革不可避免地与企业、部门、岗位的责、权、利相关，要么需要建立新的考核体系，要么需对旧的考核方式进行修改。ERP项目是一个信息系统项目，更是一个管理项目已经得到共识。之所以称其为一把手工程，就是强调企业一把手必须充分重视并能够做到一贯支持这一工作；之所以说需要全员意识，是因为其与企业的每个部门、每个岗位相关，由于企业本身业务的集成性，某个岗位的效率低下必将成为整个企业业务运作的瓶颈，只有树立起全员意识才能够保证整个企业的高效运作。 主要参考文献 〔1〕 师彪，于新花. 企业分析系统——智能分析平台研究和新算法模型综述〔J〕. 计算机应用研究，2004，21（1）：3-7. 〔2〕 于新花. ERP项目实施中应着力解决的问题〔J〕. 天津工业大学学报，2005，（4）. ERP项目实施的经验教训总结 张凌峰 师 彪 李先华