什么是档案文献编纂工作的物质对象

档案管理，亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。　　档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。　　档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,　　档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。

一、档案管理人员职责　　1、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。　　2、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。　　3、归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。　　4、保管好本公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。　　5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。　　二、收集归档范围　　本公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者相关政府部门送来的与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等)都属收集归档范围。　　1、股东会、董事会会议记录、会议纪要、决议。　　2、各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。　　3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。　　4、各项规章制度。　　5、向上级请示的文件，以及上级批复的各类文件。（不包括项目审批文件）　　6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。　　7、工程建设底图、蓝图及文字材料。　　8、经批复的工程设计图纸及文字材料。　　9、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。　　10、宣传或反映本公司重要活动的影像音资料。　　11、本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。　　12、各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证。　　13、本公司编辑、出版的刊物。　　14、本公司招聘、试用转正、晋升、加薪等各类人事资料。　　15、有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。�　　16、销售合同及销售客户资料。�　　三、归档要求　　1、凡公司发出的文件，由管理部的有关人员收集，交由档案专管员归档。　　2、一项工作已完成时，由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，主动送交专管员归档。�　　3、编制交接表，一项资料由经办人交专管员归档时，应登记并双方签名。　　4、每年三月进行一次全面、彻底的清查整理。　　5、正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。　　6、归档的文件材料应是原稿原件，一般不用复制件。应注意：检查应盖公章是否已盖，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。�　　7、归档的影像音资料要写上文字说明。　　8、归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。　　9、财务凭证、报表由主办会计负责保管。　　四、档案的借阅与复印　　1、编制借阅表，当借出和还回时都必须填写，并经使用人和保管人双方共同签名。　　2、查阅各类档案应在公司内进行，查阅应不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出公司使用的，需填写借出申请并经部门负责人或副总经理批准。　　3、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经公司总经理签字批准，方可查阅或复制。　　五、档案的保密管理　　1、档案专管员和公司工作人员均应遵守保密制度，严格遵守保密原则，确保档案的安全。　　2、凡是调用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接查找。　　3、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。　　4、股东会、董事会会议文件仅供股东和董事会会议组成人员查阅。其他人员须查阅的，须经总经理同意。　　5、各部门员工只可查阅与本部门相关的资料，确实需查阅其他资料的须副总经理同意。　　六、档案的销毁　　1、经过鉴定确需销毁的档案，必须列出档案销毁清册。　　2、档案销毁，必须严格执行审批制度，各类档案必须经部门经理、总经理、董事长审批同意后销毁。　　3、批准销毁的档案，要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上注明“已销毁”。

①病历材料的归档在患者每次诊疗活动结束后24小时内，其门诊病例应当收回归档，住院病例在病人出院后三日内，移交病历档案室归档。病历档案室要认真检查归档病历材料的质量，发现问题由医生及时补正。归档病历应按照国际疾病分类(ICD-9、ICD-10)、手术分类(ICD-CM-3)或其他统一分类编码标准进行编码。②病历材料的整理病历档案室负责系统整理归档的病历材料，组合案卷，编制案卷号，统一排列上架。案卷袋在病人就诊时制好，病例资料放入其中，一人一卷，案卷号为一人一号。每一号均从0001号编至9999号按就诊先后排序，在案卷号前冠以年份。③病历材料的保管病历放置在特制的书架上，病历档案库房应符合防盗，防鼠，防虫，防火，防光，防尘，防湿，防有害气体等要求，保持库房内整洁，温度，湿度达到国家规定指标。医院必须使用计算机管理病历档案，病历档案首页内容全部输入计算机，有条件单位可逐步使用光盘储存病历档案。④病历材料的利用利用病历档案必须符合国家关于档案保密、利用规定，认真履行审批手续，严禁泄露病历档案中涉及的国家机密和个人隐私。利用病历档案时不得擅自抄录、复制，不得勾画、涂改、伪造、损毁或丢失。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。

编研工作是指以馆(室)藏档案资料为主要物质对象，以主动提供或报导档案信息内容为主要目的，在深入研究的基础上，围绕着一定的题目范围，对档案文献进行收集、筛选和不同性质、不同层次的加工，使之转化为不同形式的出版物，供社会或有关方面利用。　　按加工层次划分的二类编研成果：　　*一次文献编研成果　　文件汇编：　　1、发文汇编　　2、专题文件汇编　　3、收文汇编　　*二次文献编研成果　　参考资料：　　1、全宗指南　　2、大事记　　3、组织沿革　　4、基础数字汇集　　5、利用事例　　*什么是一次文献?　　一次文献也称为档案文献的原文，是人们实践活动的原始记录，它包括档案原件及其复制品，即凡内容和原件相同的文件、图纸等都可称为一次文献。　　*一次文献编研成果的概念：是按照一特定的题目，对有关档案材料进行收集，经过筛选、转录、校勘、编排和出版，成为某种档案文件的汇集。　　*一次文献编研成果特点：向读者提供真实、准确、可靠的档案或文件的原文。　　*一次文献编研成果的要求：高度忠实于档案或文件的原文原意。　　*一次文献编研的种类：各种文件汇编(1、发文汇编 2、专题文件汇编 3、收文汇编)、选编、文集、图册等。　　*什么是二次文献?　　二次文献不是档案文献的原文，是对分散的、原始的档案信息进行浓缩或提炼后形成的文献。　　*二次文献编研成果的概念：是根据一定题目的需要，采撷、浓缩或提炼档案所载的内容，用新的体例、编者自己的语言编写而成的编研成果。　　*二次文献编研成果的特点：向读者提供的不是档案原文或原文的复制品，而是以档案内容为依据，将档案原文中部分信息进行重新组合的材料 。　　档案编研工作概论　　一、编研工作的内容　　1、档案史料和现行机关文件汇编　　2、编写档案参考资料　　3、参与编史修志　　二、编研工作的意义　　档案馆(室)编研工作对整个档案工作具有重要的意义。　　1、 积极提供利用服务的有效方式　　2、 提高工作水平的重要途径　　3、 有利用档案原件的保管和流传　　三、特点　　1、研究性　　档案编研工作中“编”与“研”不是两个各自独立的概念，而是互相统一的，即编中有研，研中有编。　　2、思想性　　档案编研不仅是对档案原件的简单照录，它必然反映编研人员的观点和认识，具有明显的思想性。　　3、政策性　　档案编成果通常要在一定范围内公开使用，从而涉及到许多政策和法律方面的问题需要认真注意。