规范专利申请行为告知书

申请专利需要准备的文件有：发明专利：申请文件应当包括发明专利请求书、说明书(必要时应当有说明书附图)、权利要求书、摘要及其附图(具有说明书附图时须提供)各一式一份。实用新型专利：申请文件应当包括实用新型专利请求书、说明书、说明书附图、权利要求书、摘要及其附图各一式一份。申请外观设计专利：申请文件应当包括外观设计专利请求书、图片或者照片，各一式一份。要求保护色彩的，还应当提交彩色和黑白的图片或者照片各一份。如对图片或照片需要说明的，应当提交外观设计简要说明一式一份。

以下为正文：3月28日，我司收到了国家知识产权局下发的《专利代理惩戒决定书》。该决定书指出，北京超凡志成知识产权代理事务所（普通合伙）在2017年4月至2018年7月间为多名申请人代理提交了不同部件、材料简单替换的专利申请，其中101件已构成非正常专利申请；同时，超凡志成所代理的两对专利申请的技术方案完全相同，泄露了委托人发明创造内容，属于非正常目的的编造专利申请；国家知识产权局决定对北京超凡志成知识产权代理事务所（普通合伙）予以“责令停止承接新的专利代理业务12个月”的处罚。此前，我司已在1月16日收到国家知识产权局相关惩戒意见告知函。自当日起，我司组织召开了管理层及各层级的内部情况通报和问题反思座谈会，暴露问题、深刻反思。同时，经过近期的自查自纠，我司发现管理和服务中存在的各种问题，我们已触及灵魂地认识到了错误。我司完全接受处罚、承认错误、诚恳道歉，并作以下深刻反思与检讨：没能守住职业道德及业务合规底线；为追求利益迎合伪需求（如仅为完成专利指标、评职称、冲量等伪需求），并为社会制造了较多非正常申请；学习和落实政策文件和代理人执业规范流于形式，管理制度和流程不健全；在协会处罚后，反思和整改浮于表面，整改措施流于形式；对行业规律缺乏敬畏之心，片面追求发展速度，业务和人员规模发展过快，内部管理跟不上。归根到底，是企业经营理念与行业发展规律不相适应，简单的绩效考核导致服务行为混乱，放松了对诚信企业文化、价值观的坚守。我司决心从以下几个方面进行彻底整改：第一，坚决走正道，诚实守信展业执业，为客户、社会创造真正的价值；第二，坚守底线，不作假（坚决不编专利等）、不做非正常申请等、杜绝不正当竞争行为；第三，做刚需，为真实的研发、技术创新提供服务；第四，提质量，尊重行业规律，降速提质，做强最小组织单元，做好每一单交付；第五，抓管理，做强做实质量管理，做强做实运营管理，做强做实人力及组织管理，做实细节及执行力管理。为确保整改落到实处，我司已采取以下具体措施，严控业务全流程节点，层层拦截杜绝编专利和非正常申请：严格审核合同，拒绝申请冲量、凑数、完成任务指标、评职称编写等伪需求；严格审核技术交底书，对技术交底书进行新颖性检索，对不符合新颖性要求的案件退案；严把立案关，对案件进行形式审查，对不符合要求的案件不予立案；实行撰写前预检索，案件撰写前对新颖性进行预检索，对不符合新颖性要求或创造性低的案件无条件退案；落实案件两级审核制，一级审核由组长进行撰写过程的实质指导、审核。二级复核对一级审核的过程进行监督，并根据具体情况对案件进行实质审核，对不符合撰写质量的案件返回重新撰写；建立三级抽检制，由独立质检部门进行抽检，监督、核查两级复核制是否做实；建立撰写后、交局前两个系统查重节点，严防重复递交。同时，我司建立内部多项保障制度，确保整改措施落实到位：其一，工作机制保障。组建以公司总经理为组长的合规及道德遵从小组。对各项措施实施逆向检查，每日发布立案退案、交局退回的统计数据，确保措施执行到位。其二，组织保障。将质检部、流程部、解决方案部划转为独立于作业单元的运营中心，对合同、技术交底书、立案、预检、撰写、初核、复核、抽检、交局前终检、交局进行多节点独立管控，严格落实编写、非正常案件零交局的目标；做实最小作业单元，采取一个组长，六名组员的1+6组织形式，切实把案件指导、复核制落地做实。其三，开发并完善管理系统。对所有交局前案件进行检索，予以监控。按统一技术标准通过排除系统多层拦截，设定相似度阈值报警，再进行人工审查，对不符合要求的返回重新撰写，对疑似作假的案件进行调查。其四，制度及文化保障。在各部门举办了多场管理者座谈会，宣贯合规整改措施，坚决扭转数量优先和业绩优先的导向，坚决树立走正道、诚实守信展业执业、坚守合规底线的理念。出台《专利展业执业规范十诫》、《顾问市场开发行为规范》等规章制度，对代理过程中编专利、非正常申请、造假作假、泄密、剽窃等行为零容忍，对市场开发过程中的重复联系客户、骚扰客户、贬低同行、比较性宣传等行为零容忍，并在各个环节予以核查，查实后坚决开除。经过近期的切实整改，目前我司新申请数量同比已明显降低，降速提质的同时确保非正常申请零交局。期间，对数名整改中仍违反规定、触碰底线的员工，我司予以坚决辞退。今后，我司将坚定不移的持续贯彻执行以上整改措施，恪守业务与市场合规的生命线。我司也将竭力与客户、合作伙伴、行业同仁携手，共同营造良性发展的行业生态。北京超凡志成知识产权代理事务所（普通合伙）超凡知识产权服务股份有限公司2019年3月28日