公文排版的重要性

◆什么是公文：公文,即公务文书,是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料,是办理公务的重要工具◆怎样理解公文的基本含义：公文形成的主体是国家机关及其他社会组织公文形成的条件是行使职权和实施管理公文是具有法定效用与规范格式的文件材料公文是办理公务的重要工具之一◆公文产生的必要条件是什么：具有法定地位的机关或组织在行使职权和实施管理的公务活动中,必然会产生体现自身意志的文件材料,这是公文形成的必要条件◆比较文书、文件、公文三个概念的异同：“文书”可以作为所有文件材料的总称,既可以指公务文书,也可以指私人文书还可以指一种职业、一种职务名称“文件”从广义上说同文书一样,但从狭义上说,主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文“公文”特指各机关单位为办理公务而形成的文件材料◆公文的主要特点是什么：公文有法定的作者公文有法定的权威公文有特定的效用公文有规范的格式公文有规定的处理程序◆机关公文的作用表现在哪些方面：领导与指导作用行为规范作用传递信息作用公务联系作用凭据记载使用◆为什么要给公文分类：由于公文所反映的社会现象是极其纷繁复杂的,为了保证机关公文处理工作有秩序、高效率的进行,就必须从分析和研究机关公文的性质、特点和作用入手,对机关在日常工作活动中所使用的公文进行科学的分类◆常见的公文分类方法有哪些：从公文的来源来划分：对外文件、收来文件、内部文件从公文的行文关系上来划分：上行文、平行文、下行文从公文的秘密程度和阅读范围来划分：秘密文件、普通文件、公布文件从公文制发机关的性质和公文作用来划分：法规文件(法律文件、法令文件、行政法规与规章文件)、行政文件、党的文件从公文内容的性质和特点来划分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文◆公文的名称是怎样确定的：一份公文的名称并不是随意确定的,它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的◆我国现行的党政机关公文常用种类有哪些：规定公文文种为12类13种：(1)命令(令)、(2)议案、(3)决定、(4)指示、(5)公告、通告、(6)通知、(7)通报、(8)报告、(9)请示、(10)批复、(11)函、(12)会议纪要(1993年11月21日)规定党的机关公文种类主要有14种：(1)决议、(2)决定、(3)指示、(4)意见、(5)通知、(6)通报、(7)公报、(8)报告、(9)请示、(10)批复、(11)条例、(12)规定、(13)函、(14)会议纪要(1996年5月3日)◆什么是公文写作：是指公文的起草与修改,是撰写者代机关立言,体现机关领导意图和愿望的写作活动◆公文写作的组织可分哪几种形式：由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文由多人共同讨论、构思和准备材料,最后由一人执笔起草由起草小组共同酝酿,多人分工执笔,一人统稿贯穿成文◆公文的质量主要体现在哪些方面：主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面：在思想内容方面,应该政策性强、针对性强、科学性强在文字表达方面,应该结构严谨、语言精当、行文规范◆公文写作有哪些特点：被动写作,遵命性强对象明确,针对性强集思广益,群体性强决策之作,政策性强急迫之作,时限性强讲究格式,规范性强◆简述公文写作的基本要求：要保证公文内容在政治上的正确性要实事求是,在业务上符合客观规律在文字表述上准确、鲜明、生动,符合语法与逻辑公文起草要符合统一规定的体式与程序要注意选用书写的载体材料与字迹材料◆公文写作的步骤是什么：明确发文主旨收集有关材料拟出写作提纲认真起草正文反复检查修改◆公文的修改要抓住哪些主要问题：关于主题的修改关于观点的修改关于材料的修改关于结构的修改关于语言的修改◆简述公文写作人员加强素养修养的重要性：公文写作是各级机关工作的重要组成部分,是一项政治性和政策性都很强的工作公文写作的好坏,不仅直接关系到公文效用的发挥,也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映◆简述公文写作人员加强素养修养的内容：政治素质好有一定的政策理论水平熟悉业务和机关工作情况有较宽的知识面有较好的文字功底◆简述公文写作人员加强素养修养的途径：完善自我,勇于创新博览群书,增长知识深入实践,勤学苦练◆什么是公文体式：是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排◆为什么公文要有一定的体式：主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性,提高办事效率并为公文处理工作提供方便◆什么是公文文体：是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点,即公文的表达方式和语体特征◆公文文体在表达方式有哪些特点：表达方式是指在写作中运用语言的方法和手段,它是辨别文章体裁的重要标志在公文写作中,兼用叙述、说明和议论三种表达方式,这是公文文体的主要特点◆公文文体在语言运用上有哪些特点：由于公文具有很强的政治性、政策性和现实效用性,所以公文运用语言应当做到：准确准确是公文语言的主要特征和基本要求简明简明就是用最少的文字表达尽可能多的内容,做到“文约而事丰”庄重庄重就是指公文用语必须讲究庄严、郑重得体得体就是指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应,在准确表达的基础上,进一步促进使受文对象产生与行文目的一致的心理效应◆什么是公文的构成要素：一份完整的公文是由一些规定的数据项目构成的,如发文机关版头、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等这些数据项目就是公文的构成要素,或称公文的组成部分◆公文构成要素的指定项目和选择项目各有哪些：指定项目是用于在每一份公文的文面上规定必须填写的数据项目它由公文管理标记（包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、缓急时限和收文处理标记）、发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码等项目组成选择项目是用于供选择填写的数据项目,可根据公文文种的需要选择填写它由签发人、题注、主送机关、无正文说明、附件说明、注释及特殊要求说明、主题检索、抄送机关和印发说明等项组成◆什么是公文的书面格式：是指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的样式◆公文的书面格式在文面上分成哪几个部分：在文面上一般可分为文头、行文和文尾三个部分◆公文的文头、行文和文尾三个部分各有哪些数据项目：文头部分包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项行文部分包括公文标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项文尾部分包括主题词、抄送机关、印发说明、页码等项◆发文字号的作用是什么：统计发文的数量,便于公文的管理在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用◆公文标题是怎样构成的：由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成,是对公文主要内容准确,简要的概括和提示这三个组成部分,一般都要求写完全,但也有省略的例如：省略发文机关名称的省略事由的机关名称和事由同时省略的◆为什么要正确选定公文的主送机关：公文的主送机关一定要选准,这是公文发出去以后能否得到及时处理的一个关键问题◆公文的主送机关一般有哪几种情况：上级领导机关对下级发出的公文,其所属的下级机关单位都负有贯彻执行公文的责任下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行公文,一般都只有一个具体的主送机关,不要多头主送直接向社会公众发布的公文,公文的主送机关就不必填写◆简述公文正文的结构：导语：依据式、目的式、原因式正文主体结束语◆简述公文正文的写作要求：内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定,符合国家的法律、法规,提出新的政策规定要注意保持连续性,提法要同已公布的文件相衔接；所反的情况、问题、数据等必须真实可靠,提出的措施和办法,要切合工作实际,切实可行内容涉及的有关部门要经过协调会商,取得一致意见在文字表达上概念准确,观点鲜明,条理清楚,层次分明,篇幅简短,实事求是,合乎语法规范,正确使用标点符号◆公文标注主题词的作用是什么：可以准确简要地概括文件的主要内容可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度,有利于提高整个机关的办事效率,尤其是大型数据库使用主题词效果更为明显有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化◆主题词的标注应当注意哪些问题：必须在公文主题词表中选用主题词公文主题词表中的类别标题不作主题词用一份文件如有两个以上的主题内容,先集中对一个主题内容进行标引,再对第二个主题内容进行标引在公文上标注主题词,要直接反映出该份公文所说明的问题或论述的事物主题词标引的顺序是先标类别词,再标类属词◆简述公文的排版形式：公文的排版形式,是指公文数据项目在文件版面上的标印格式,是指公文的外观形式主要包括：公文版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等◆简述公文的装订要求：公文一律左侧装订一般采用线装、钉装或胶粘的办法装订时,文件页码要折叠整齐,认真编排,注意不可错页漏页,以保持公文的完整凡有附件的公文,主件和附件装订在一起,并在正文末尾注明各附件的标题；如不能装订在一起的,应在附件的首页上注明文件的文号,与主件同时报送◆比较公文的正本、副本与存本的异同：正本、副本与存本的文字内容是一样的正本是根据已经签发的定稿制发的正式文件,一般盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署；副本是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本,主要供传阅、参考和备查之用存本是留在机关的除草稿、定稿以外的印制本,只是作为查考之用◆什么是公文的行文规范?它包括哪几个方面：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范公文行文规范的内容包括行文关系\行文方向与方式以及行文规则三个方面◆校对公文各有哪些要求：必须以原稿为准原则上应当实行双人对制发现的错字、漏字等,须以醒目的色笔和统一的校对符号标明校对完毕后,应对文件的格式、文头文尾等作全面复查◆怎样理解公文立卷和案卷的概念：公文立卷,是将已经办理完毕的文件组合成案卷公文立卷,是将有一定查考利用价值的文件组合成案卷公文立卷,是按文件在形成过程中的内在联系和一定的规律组合成案卷通过公文立卷所组成的案卷是文档档案的基本保管单位和统计单位◆公文立卷的意义是什么：能够保持文件之间的历史联系,便地文件的查找利用可以维护文件的完整与安全,也便于文件的保管为档案工作奠定了基础◆为什么说公文立卷是机关文书工作与档案工作的”结合部”：因为它既是公文处理工作的最后一道程序,又是档案工作的起点◆公文立卷的组织工作包括哪些方面：建立和健全文书部门立卷制度正确选择公文立卷范围确定公文立卷范围◆简述”文书部门立卷制度”的优越性：可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处,便于提高案卷质量和立卷工作的效率可以有效地避免和防止文件的散失,有利于文件材料的齐全完整,以及保守党和国家的秘密文书部门可以暂时保存当年的文件材料,有关承办人员查阅文件就比较方便按年底集中归档,并且确保案卷质量,从而促进机关档案室工作,提高档案管理水平,更好地机关工作服务◆什么是公文立卷的范围：就是确定机关工作活动中形成并处理完毕的文件材料哪些应该立卷,哪些不应该立卷◆掌握公文立卷范围要抓住哪两个主要条件?为什么：应该立卷的文件材料的范围不需要立卷归档的文件材料的范围◆简述公文立卷的原则：保持文件之间的历史联系,区分保存价值,便于保管和利用◆简述公文立卷的要求：必须保持文件之间的历史联系应当区分文件材料的保存价值应当使立成的案卷便于保管和利用◆什么是公文立卷的基本方法：根据文件的特征组卷六个特征在组卷时的灵活运用适当照顾文件的保存价值组卷,划分文件的保管期限◆什么是公文立卷的”六个特征”?问题特征时间特征文种特征作者特征地区特征通讯者特征◆公文立卷要做好哪些方面的准备工作：预编立卷类目平时归卷工作◆平时归档主要有哪些方便的工作：注意做好文件材料的收集工作对已经归档的文件材料,要进行定期检查和调整事先预编的立卷类目,不可能完全适合实际形式的文件,在平时归卷的过程中要注意调整修改对于已经闭幕的会议,已经办结的专案等,不可能再有联系密切的文件产生,可以确定组卷的,也可以进行平时立卷由于各种原因一时不便归档的文件,可单独设立一个卷夹,注明”待归文件”,用来暂存这些文件,待有了明确的办法以后,再进行处理◆什么是案卷组合?为什么说它是公文立卷工作中的一个重要环节：简称组卷,是指机关文书部门或业务部门在年终或第二年上半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作◆卷内文件排列与编号应该注意哪些问题：卷内文件排列具体排列的方法有以下几种：1)按时间先后排列2)按作者-时间排列3)按问题-时间排列4)按地区-时间排列5)按通讯者-时间排列6)按姓氏笔画或拼音字母的顺序排列卷内文件的编号要注意以下几点：1)凡是装订的案卷,应统一在有文字的每页文件材料的正面右上角,背面的左上角填写页号2)卷内文件编号的范围只限于卷内有文字页面的文件材料3)编号应当先用铅笔,以区别于原有文件上的号码◆为什么说拟写案卷标题是文书档案人员的一项基本功：因为案卷标题是案卷封面上最重要的项目,也是以后编制档案检索工具的主要依据◆案卷标题的结构是怎样的：通常由文件作者、问题、名称三个部分组成,中间用”关于”、”的”来连接◆拟写案卷标题应当注意哪些问题：要注意政治上的正确性要注意文字表述简练通顺,概括准确要注意案卷标题的基本结构要力求完整,合乎语法,标点正确◆为什么要对案卷进行编目：案卷编目 是进行手工检索的基本条件,也是实现档案计算机检索与储存的基础性工作◆案卷编目的主要内容是什么：填写卷内文件目录填写卷内备考表填写案卷封皮◆简述案卷装订的必要性：：案卷的装订,是为了固定文件之间的排列顺序,保护文件不受损坏和防止散失,便于保管和利用◆简述案卷装订的具体要求：整齐、牢固、不影响阅读◆怎样对案卷进行排列与编号：案卷的排列1)将一个组织单位的案卷先按保管期限分开2)案卷排列可以在条款排列的基础上适当地进行调整3)上级机关、本机关、下级机关所组成的案卷,又可以按照其重要程度、问题、名称来进行排列4)一些特殊的案卷,也可采取特殊的排列方法案卷的编号具体编法是将本机关一年所形成的案卷,依次按永久、长期、短期、短期和副卷编制统一的案卷顺序号◆为什么要编制案卷目录：案卷目录又可作为移交目录,是公文处理部门逐年向机关档案室交接案卷的依据和凭证◆编制案卷目录的方法：由各部门的公文立卷人员编制移交目录,然后由档案室汇总编排卷号、编制正式的案卷目录由机关档案室通盘组织,指导各部门的公文立卷人员统一分类、编排卷号、直接编制案卷目录◆编制案卷目录应当注意的问题是什么：案卷目录与案卷封皮的项目内容要一致,如发现有不准确的地方要随时改正将归档时的案卷顺序中的永久、长期、短期三种保管期限案卷及副卷分别填写◆简述文件检索工具的作用：用来查找、利用文件材料的目录、卡片等◆简述文件检索工具的编制方法：文号索引又叫文件作者目录,它是以文号编排为主的文件分类目录又叫文电综合分类目录,它以一个全宗机构一年立成所有案卷的卷内文件目录为对象◆什么是”归档”：公文立卷部门立好的案卷,必须逐年移交给机关档案室集中保管,称为”归档”◆归档制度包括哪些主要内容：归档范围归档时间归档要求

公文排版的意思就是按照供方的设计进行排版是一种专业的板技术

政府机关文件排版一般按以下格式：纸张为a4,文件标题为宋体二号字，正文中一级标题为黑体三号字，二级标题为楷体三号字，正文为仿宋GB2312三号字。行距一般为固定值30，页边距默认即可，一般上下为54厘米，左右为17厘米。

公文排版指的是卧地，他有固定的排版格式，要求标题字号段落行距，等等都有要求。