学术会议论文管理系统数据流图

对于之前没有举办过学术会议的新人小白来说，想要办好一场学术会议是很有难度的。下面我就来分享一些高效举办学术会议的方法。

①探寻专业人士的经验

对于组织过多次学术会议的人而言，在经历过大量的实践后会产出自己的一套方法论。所以，对于新人而言，学会向前辈请教至关重要。通过请教，可以从他们的办会方法论中得到更有效、更及时的帮助。他们的解答能为你节省很多时间和精力，少走很多弯路。

但是，对于新人而言，不能一味着做“拿来主义者”。面对简单的问题，要自行进行解决。当问题无法解决不得不寻找帮助时，要学会“提问”。

例如，遇到某一件难题，首先要经过自身的深度思考，撰写初步解决方案，之后再寻求专业人士的建议。对比自己的解决方案，需总结分析出，自己的方案哪些部分出现错误。没有经过独自思考，只是单纯的进行问题解决，并不会给自身带来成长。

②参考可操作的模板、案例

寻找其他学术会议的案例和模板，因为这些模板和案例是经过长期实践得出来的，是前人通过失败再失败之中学来的。利用这些模板可以更快的掌握这些经验和技能，不必自己重头摸索，学会借鉴案例和使用模板就是标准化、规范化的体现。

③用工具来提升工作效率

用信息系统来推动工人，团队绩效将事半功倍；用团队学习来弥补系统工具的不足，那就是行不通的。———-钱学森《系统工程论》

合适的工具，不仅能够提高工作效率，同时还能够提升时间的利用率。利用工具的使用，可以同时开展多个阶段学术会议工作。

通过对以上会议流程梳理，我们可将学术会议的筹备工作分为以下两部分工作：①学术部②会务部分

通过采访多名的会务经理、高校会议组织者，我们发现筹备学术会议更大的难点在于学术部分的工作上。学术部分是学术会议的关键，直接决定了会议的学术水平以及大会是否可以按日程顺利进行，而会务部分的所有工作都围绕着学术部分进行服务。

（大型国际会议组织管理体系）

针对上图而言，不难发现会议网站承载了学术会议筹备工作的核心流程。同时正是在会议网站的作用下，才将学术会议最复杂的征文流程变得简单。对于会议组织者来说，报名网站建设是一个系统性的工程，不仅要梳理清楚整个流程，还需尽可能地考虑到整个学术会议系统之中的各个细节问题。成功的网站建设能为会务工作节省大量的人力与时间成本。但是，网站的开发则需要很长的时间周期，当会议注册系统开发完毕之后，还需要进行大量的测试工作，包括系统开发是否满足全部的需求设计、各种临界条件测试等，最后不断更新、迭代、测试才得以投入使用。

所以大多数的主办方一般会通过第三方活动会议管理工具，比如百格活动这个活动平台，无需技术人员，就可以快速搭建报名网站~

EDAS是一个集成化的国际学术会议管理系统，负责管理几十个国际学术会议和若干个国际学术期刊的论文投稿、评审、注册等程序，其中包括SCI国际学术期刊JSAC，国际顶尖学术会议INFOCOMM和GLOBECOM，中国顶级学术会议CHINACOM等。通过这个系统，用户可以管理自己通过这个系统投稿的所有论文和评审的所有论文。

* （一）综合检索工具——搜索引擎* （二）专业检索工具* （三）重点学科导航的利用（一）搜索引擎* 1）首先察看每个搜索引擎的帮助文件或有关资料。* 2）根据检索目的选择适合的搜索引擎* 3）选择高级搜索功能* 4）精心构造检索表达式# 采用词组提高查准率# 选用同义词提高查全率* 5）简化检索式（二）专业检索工具1、图书的检索2、报刊的检索3、论文的检索4、灰色文献的检索5、参考工具的检索1、图书的检索* 检索途径：+ 1）Calis联合目录+ 2）网上图书馆+ 3）网上书店+ 4）网络书库1）Calis联合目录* 简介：# 利用CALIS可在网上查找全国性或地区性的书刊联合目录数据库，了解所需要文献是否有，以及在哪里收藏。也可以通过联机（或委托）检索CALIS国内外各种类型的文献数据库，得到某一学科或专题的详尽的文献线索乃至电子版全文。2)访问网上图书馆* 高校图书馆的OPAC# 可提供馆藏书目数据库、专题数据库查询 ,以及其他相关数据库及情报机构的链接等。* 公共图书馆的OPAC# 如国家图书馆可提供馆藏文献查询 ,查询途径包括题名、作者、关键词、出版地、出版者、标准书号、分类号等。3)访问网上书店+ 网上书店的数据库或称“虚拟书架”可以作为人们查找图书信息的一个非常方便的信息源。在网上书店 ,可以轻松地查找到所提供的全部图书资料 ,可以按书名、作者、出版社、图书分类号、关键词等不同检索方法来查询 ,很快找到自己所需要的图书 ;并且通过电子支付手段 ,直接在网上完成购书过程。目前国内一些网上书店还实行送货上门 ,不必采用电子支付手段 ,而是上门收款 ,非常方便。4)访问网络书库2、报刊的检索* 1）国图的联合西文期刊篇名目次库* 2）中国报刊目录* 3）全国报刊网址大全1）国图的联合西文期刊篇名目次库# 此库是中国国家图书馆、中国科学院文献情报中心、南京大学图书馆、全国地质图书馆共同出资购买美国 EBSCO公司 Current Citations数据库全部篇名目次数据为基础建立的。中国国家图书馆等4家单位利用此数据各自建立本馆西文期刊篇名目次数据库 ,加注馆藏 ,并通过各自的网站向读者提供查询服务。该系统可提供多种检索方式和多个检索点。用户可通过对这些检索点的任意组合 ,获取相应的信息。3、论文的检索* 1) 中国期刊网* 2) 万方数字化期刊子系统* 3) 《人大复印报刊资料》数据库* 4）中国科技期刊数据库4、灰色文献的检索* 1）学位论文的检索* 2）会议论文的检索* 3）政府文件、报告的检索1）学位论文的检索A、Calis的学位论文库B、中国学位论文数据库(CDDB)C、中国优秀博硕士学位论文全文数据库D、PQDD 国外博硕士论文数据库A、Calis的学位论文库* 简介：+ 系统收录有清华、北大等10所高校的25432篇学位论文供检索。今后随着越来越多高校的加入,此系统将提供更为丰富、全面的学位论文专题信息。B、中国学位论文数据库(CDDB)* 简介：+ 万方数据库的子系统，可从题名、作者、分类号、专业、导师姓名等进行检索,并能进行逻辑组配,检索灵活、方便,而且可以在网上联机申请原文复制服务。C、中国优秀博硕士学位论文全文数据库* 简介：+ 中国期刊网的子系统，检索方式与期刊论文全文库相似，提供多个检索入口。D、PQDD 国外博硕士论文数据库* 简介：+ 美国出版的博硕士论文题录及文摘数据库，收录了欧美1,000余所大学文、理、工、农、医等领域的160万博士、硕士论文的摘要及索引。该数据库每年约增加4.7万篇博士论文和1.2万篇硕士论文，其中博士论文摘要 350 字左右，硕士论文摘要 150 字左右, 并可看到97年以来论文的头24页。目前，PQDD是世界上最大和使用最广泛的学位论文数据库。我馆购买了PQDD的A版，即人文社会科学版。数据库通过Digital Island 专线，读者可免付国际流量费。2）会议论文的检索* A、国内学术会议论文检索+ 中国学术会议论文数据库* B、国外学术会议论文检索+ PapersFirst——国际学术会议论文索引+ Proceedings——会议录出版物索引A、国内学术会议论文检索* 中国学术会议论文数据库o 简介：+ 收录自 1985年以来我国的全国性学术会议论文共 15.5万余篇 ,并每年增补论文 15000余篇。该库是国内收集学科最全面、数量最多的会议论文数据库，属国家重点数据库。数据库覆盖自然科学、工程技术、农林、医学等领域，每年涉及600余个重要的学术会议，数据库信息每年更新一次。数据内容包括论文名称、作者及单位、会议名称、时间、地点、主办单位、会议录书名、关键词及出版情况等。B、国外学术会议论文检索* a、 PapersFirst——国际学术会议论文索引o 简介：# OCLC的子库之一，收录世界范围的会议、联合会、博览会、专题会、专业会、学术报告会上发表的论文的书目引文。涉及各种类型的国际学术会议上所讨论的、比较广泛的主题范围。覆盖了自1993年以来大英图书馆资料提供中心收到的已出版的论文。每两周更新一次。B、国外学术会议论文检索* b、Proceedings——会议录出版物索引* 简介：+ Oclc的子库之一，收录在世界各地举行的各种学术会议、联合会、博览会、专题会、专业会、学术报告会的会议目录表。每条记录包括在某个会议上提交的论文列表，通过列出所提交的论文而提供了各次活动的一个概貌。3）报告的检索* A、政府报告的检索* B、商业报告的检索3）报告的检索A、政府报告的检索+ 国务院发展研究中心调查研究报告网络版简称国研报告，是国务院发展研究中心专门从事综合性政策研究和决策咨询的著名专家不定期发布的有关中国经济和社会诸多领域的调查研究报告，内容丰富，具有很高的权威性和预见性。每年两百期，不定期出版，网络版每天在线更新，具有浏览、下载功能。* 最后给大家介绍一个网站和一个搜索引擎* 中国高等教育文献保障系统* Scirus 是专门用于科技信息检索的世界上最全面的科技搜索引擎。* Scirus 与其它搜索引擎最大的区别在于，其既可以搜索网站（Web），也可以搜索期刊资源，而且专注于科技方面的内容。* Scirus可检索免费资源和期刊资源。涵盖超过1.05亿个与科技相关的网站，包括9,000万个网页，以及1,700万个来自其它信息源的记录，这些信息源包括：Science Direct, IDEAL, MEDLINE on BioMedNet, Beilstein on ChemWeb, US Patent Office, E-Print ArXiv, Chemistry Preprint Server, Mathematics Preprint Server, CogPrints和NASA等。* 关于Scirus更详细的信息，* 包括1280万条MEDLINE文摘；* 160万篇ScienceDirect全文；* 90万项USPTO的专利；* 近66万篇Beilstein文摘；* 近25万篇IDEAL全文；* 10310篇NASA技术报告；* 将近20万篇来源于E-Print ArXiv的电子文献；* 1410篇来源于CogPrints的电子文献；* 565种来自Mathematics Preprint Server的预印本；* 820篇来源于BioMed Central的全文；* 565条来源于Neuroscion的新闻；* 465种来自Chemistry Preprint Server的预印文献类型：论文、专利、技术报告、新闻等(文摘、全文)学科领域：农业与生物学，天文学，生物科学，化学与化工，计算机科学，地球与行星科学，经济、金融与管理科学，工程、能源与技术，环境科学，语言学，法学，生命科学，材料科学，数学，医学，神经系统科学，药理学，物理学，心理学，社会与行为科学，社会学等获取途径：免费浏览所有检索到的互联网主页的信息。Scirus提供的期刊资源可以免费查看题录和文摘。但是，获取非免费期刊全文需要预先注册并支付费用。