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一、行政执法文书的基本要求：1、主体：制作行政执法文书的主体是行政机关及其执法人员，具有很强的法定性。2、职权：行政执法文书是行政机关在行政执法过程中制作并使用。3、内容：行政执法文书必须具有明确的法律依据。行政执法文书本身的存在、文书规格以及文书内容构成的设计，都有明确的法律依据。4、程序、形式由行政机关统一制定，一经形成，认真、严格地遵守。5、特定效力，即行政拘束力。二、行政执法文书的功能1、主旨的鲜明性，文书格式都具有用途单一的特点。2、材料的客观性，特别注意客观性、准确性。3、内容的规范性，事项要求齐全，书写合乎规范；内容有统一要求，具备相应的要素。4、形式的程式性，结构固定化，用语规范化。5、解释的单一性，做到语言确切，运用文字符合单一解释的要求。行政执法文书格式使用说明（一）行政处罚案件立案审批表是执法人员发现违法行为后，向行政机关负责人报告立案时使用的文书。立案审批表由案件情况报告和行政机关负责人审批意见两大部分组成。报告人必须写明当事人情况和基本的违法事实。立案时间以行政机关负责人在报告中签署立案意见的时间为准。除按照《司法行政机关行政处罚程序》规定可以使用简易程序的案件外，其他案件均应立案查处，适用一般程序。（二）询问笔录是执法人员为了搜集证据，向当事人或者案件的有关人员进行询问时使用的文书，是认定案件事实的重要证据之一。因此，在使用询问笔录时，必须将被询问人的姓名、地址等基本情况写准确。询问完毕，必须由被询问人阅后签字。被询问人因不识字等原因不能签字的，应要求被询问人按手印。（三）听证权利告知书用于告知当事人有要求举行听证的权利。同时，告知当事人的违法行为，可能受到的行政处罚和放弃听证权利的后果。（四）听证通知书用于通知当事人举行听证的具体时间、地点，并告知当事人有要求听证主持人回避的权利。