公司企业文件研究论文

企业文档管理工作中存在的问题及对策论文

【摘要】目前，企业文档管理工作中，文档管理意识不强、不合理的文档分工、不科学的立卷和组卷、管理人员素质偏低等问题都在层出不穷，面对这些问题，本文在此提出一些解决的方法。

【关键词】企业；文档管理；问题；对策

半个世纪以来，我国企业文档管理工作发展迅速，它在企业的建设中起到的作用一直很大，但出现问题的几率也是很高的，有时无法满足现代企业发展的需要。

一、企业文档管理工作在企业管理工作中的重要性企业文件和档案信息以及管理工作是现代企业无法离开的工作内容，现代企业中它们已经逐渐成为了不可分割的重要组成部分。同时，企业的生存状况会直接影响着企业文件和档案工作的内容和形式。

二、当前企业文档管理工作中存在的问题

（一）文档管理意识不强。很长时间以来，部分企业的领导对于生产或者宣传一直当作是很重要的工作来进行，针对文档工作没有足够的重视，导致企业文档工作在很多企业中的地位只是口头上比较重要，一旦做起来就没有什么重要可言。

部分企业在定编定岗时，过度压缩档案工作编制，造成工作人员缺乏。企业内部部门经常因为没有及时进行归档立卷，造成资料积压，严重的还会丢失。有一些文档工作人员，会因为待遇或提拔的问题，面对工作没有足够的责任心。

（二）不合理的文档分工。在实际工作中，企业文书部门只是将一些文件进行处理，然后就不再过问，等到时间久了，需要重新整理的时候，他们就将之前存在的一些零散文件交给档案部门，这样在一定的程度上造成档案部门的工作量越来越大，同时也会降低工作质量。

（三）不科学的立卷和组卷。企业文书人员就是要用相同的方法处理不同类型档案，造成档案工作人员整日忙于应付单份文件的接收、登记、整理、立卷和调用，没有时间更好地服务于企业。

（四）管理人员素质偏低。当前，企业中档案管理人员的学历都不是很高，并且很多没有接受过岗前的培训，专业知识比较少。很多管理人员没有很高的业务水平和专业技能。

三、当前企业文档管理工作中应采取的解决措施目前，改革是企业管理工作必须要走出的第一步。企业管理部门就一定要勇于面对现实，将之前的管理思路进行完善和改革，并且还要将之前的管理方法进一步进行改进，在此基础上要可以适应新形势的要求。

（一）加大宣传力度，提高企业员工文档意识。企业全局工作中文档工作占有的比重是比较大的，文档工作的重要性一定要渗透到企业领导以及文档管理部门领导思想之中，将过去一些较为陈旧的管理理念消除掉。要用发展的眼光来计划文档工作的'发展策略，学习其他企业中文档工作的优点。

（二）明确责任，强化文档工作者的责任意识。文书部门或业务部门立卷归档的制度一定要推行下去，同时针对立卷部门的工作，档案部门要积极地配合，将部门、业务部门熟悉文件形式和办理过程的优点充分发挥，这样的做法可以有效地将归档质量和工作效率提高起来。

（三）运用“六个特征”，掌握科学立卷的方法。通常情况下，文件的立卷是通过六种特征来进行的，其中包括问题特征立卷、时间特征立卷、名称特征立卷、作者特征立卷、通讯特征立卷、地区特征立卷，将一些特征相同的文件在一个案卷总组合起来，这就是按照文件特征立卷，这种方法是较为科学的，一般是将文件的实际情况作为依据，将2—3个特征灵活的结合在一起组成一个案卷，只要可以将基本的方法掌握好，在依据本企业的实际状况进行科学组卷。

（四）科学组卷，保证企业文件材料的保存价值。将一些具有丰富价值的文件资料提供出来，方便机关在今后可以认真地执行和利用。

国有企业企业文化建设的作用 搞好国有企业企业文化建设，对于深化国有资产管理体制改革和推进国有企业改革发展稳定，具有十分重要的意义。国务院国资委和国资委党委对国有企业企业文化建设工作始终高度重视，召开了国有企业企业文化建设研讨交流会，印发了《关于加强国有企业企业文化建设的指导意见》。各国有企业认真贯彻落实《指导意见》，企业文化建设不断取得新的进展，成效比较显著。呈现出以下几个特点： 国有企业企业文化建设取得长足进步 确立企业文化建设的战略地位，营造了浓厚氛围。各企业普遍制定了企业文化建设总体规划或建设纲要，下发了相关文件，明确了指导思想、总体目标、基本内容和实施步骤。许多企业把企业文化建设纳入“十一五”规划之中，成为总体发展战略的重要组成部分和重点工作之一，形成了企业文化建设的浓厚氛围，从企业领导到普通员工对企业文化建设的认识和工作的自觉性、主动性普遍提高。 建立组织和制度保障体系，落实了工作责任。绝大多数国有企业成立了企业文化建设的领导机构和工作机构，明确了责任人、主管部门、工作人员及其相应职责。党政主要领导带头做好指导、规划和协调工作，同时发挥企业党委(党组)、董事会和主要经营者在企业文化建设中的决策作用。建立了党政工团和有关部门密切配合、齐抓共管的管理模式和分工负责、关系协调的责任体系。注意加强专业队伍建设，通过举办培训班、召开专题讲座、组织出国培训考察等方式，切实提高了企业文化建设队伍的专业化素质和实践能力。许多企业设立了工作的专项经费并纳入预算管理，加大了软硬件投入，进一步完善了工作载体和设施。 加强督促检查，形成了工作机制。许多企业注重企业文化建设的过程管理，建立了考核评价和激励机制，及时督促检查，狠抓工作落实。一些企业把企业文化建设纳入企业年度工作目标和月度工作计划，有的纳入企业绩效考核体系，定期对工作成效进行考评和奖惩、总结经验、发现典型、研究解决问题，确保企业文化建设工作扎实推进。 注重联系实际，一大批企业初步形成了企业文化。许多企业通过召开研讨会、深入调研、走访学习其他企业、开展课题研究等方式，开展企业文化建设理论研究和实践探索，形成研究成果，用以指导工作。召开不同范围和层次的工作会议，根据总体规划要求，从物质、精神、制度和行为等各个层面全面启动，提炼形成企业精神、价值观念、经营管理理念，制定员工道德规范和行为准则，树立企业形象，加强品牌建设。一些企业结合所在行业和产业特点，确立了主攻方向和阶段性目标，精心策划，选准载体，先简后难，分步实施，逐项落实，稳步推进。通过努力，一大批企业初步形成了符合社会主义先进文化的前进方向，具有鲜明时代特征和丰富管理内涵，生动活泼、各具特色的企业文化。 几年来，国有企业企业文化建设取得了长足进步，在铸造企业灵魂、塑造企业形象、培育一流员工、促进改革发展等方面的作用日益发挥，积极推动了国有企业的改革发展。 对企业文化建设实质和规律性的认识不断深化 实践使我们认识到，企业文化建设实质上是用先进科学的思想和文化理念武装职工头脑，规范企业和员工行为，提升企业管理水平，培育企业核心竞争能力，促进企业与员工和谐发展的管理行为和管理方法。企业文化及其建设是一门科学，是一个系统工程，是企业核心竞争力的组成部分和形成要素，是一种以人为本、先进的管理理论、管理方法和管理行为。 建设中国先进企业文化，要注意从规律性上去研究、把握和推进。一是必须加强指导，建立健全企业文化建设的领导体制，形成组织保障机制；二是必须坚持正确的指导思想，落实科学发展观，把握正确的工作原则和科学的工作方法；三是必须纳入企业发展战略，制定工作规划，扎实推动，循序渐进，不断创新发展；四是必须符合时代发展潮流，体现企业特色，服务企业发展战略和目标；五是必须融入企业管理，专群结合、全员参与，广泛认可并成为广大员工的自觉行为；六是必须形成有效的工作机制、有力的物质保障和考核评价体系。 国有企业企业文化建设 总体上处于起步阶段 从国有企业具有的重要地位和应发挥的作用看，与世界许多一流企业相比较，目前国有企业企业文化建设总体上还处于起步阶段，发展并不平衡，不少企业还存在着一些亟需解决的突出问题。 一是思想认识有待提高和深化。有的企业没有把搞好企业文化建设放在促进企业改革发展稳定的大局中思考和把握，紧迫感和主动性不强，缺乏总体规划和部署。有的没有把企业文化建设与提升企业竞争力、提高员工素质能力有机联系起来，没有把企业文化建设与创新改进企业党建思想政治工作有机联系起来，就企业文化建设抓企业文化建设，缺乏统筹兼顾、协调推进。有的没有深刻把握企业文化建设的本质和内涵，不去做深入的调查研究和系统的分析思考，虽有一定工作声势，但限于表层化的形式，缺乏实际效果。有的认为企业文化建设是软任务，不是硬指标，行动迟缓，缺乏工作的积极性和创造性。有的对企业文化建设存在急于求成、急功近利的心态，或期望值过高，希望靠企业文化解决企业管理的所有问题，这些都反映出对企业文化还缺乏正确的认识。 二是工作落实不够深入。一些企业提出的企业精神、核心价值观和经营管理理念，与企业改革发展的要求结合不够紧密，不切实际，缺乏特色，得不到员工认可，起不到应有作用。有的提出的价值理念没有贯彻落实到企业管理制度中，没有深入到员工头脑，更没有变为员工的自觉行动和行为规范。有的在工作上只有部署和一般性要求，抓落实不够。有的投入不足，制约了工作的正常开展。 三是体制机制不够健全。一些企业的企业文化建设领导体制不能适应建立现代企业制度和完善公司法人治理结构的要求，存在领导不力的问题。有的企业虽然制定了比较详细的企业文化建设规划，但相关工作职责不明确，规划没有落到实处。有的企业把工作片面局限于职能部门和少数人员，没有形成分工负责的工作体系和全员参与的浓厚氛围。 建立完善国有企业企业文化建设的体系框架 《指导意见》提出，力争用三年左右的时间，基本建立起适应世界经济发展趋势和我国社会主义市场经济发展要求，遵循文化发展规律，符合企业发展战略，反映企业特色的企业文化体系。实现这一总体目标，对于建立健全国有资产管理和监督体系，搞好国有企业改革发展稳定，具有重要的推动作用。这是国资委和国有企业的共同任务。在这方面，各企业进行了有益的探索并取得了一些经验，去年6月在国有企业党建政研会一届三次理事会上提出了进一步开展体系建设研究的要求并已经立项研究。从这次研讨的情况来看，一些企业注重研究、建立健全企业文化建设的体系框架，体系框架日益完善。我认为，国有企业企业文化建设的体系框架至少应包括三个基本内容和三个工作机制。 三个基本内容 三个基本内容就是要建立健全企业文化建设的精神文化、制度文化和物质文化。 企业精神文化是指导企业生产经营活动的群体意识、价值观念、理想道德的总和，包括企业使命、企业愿景、企业精神、核心价值观、企业道德、经营管理理念等理念文化要素。这是企业文化的核心内容。加强企业精神文化建设，是使文化理念内化于心的过程。要把确定企业精神文化作为企业文化建设工作的重点，通过组织引导员工广泛参与，开展理念确立和深入灌输，进一步提高广大员工对文化理念的认同度和行为的自觉性，使企业文化理念成为统一干部职工思想、凝聚智慧和力量的精神支柱，成为干部职工的行动指南和思想动力。 企业制度文化是约束企业和员工的行为规范，包括企业内部的各项规章制度、工作流程、工作标准和行为规范等。要通过进一步完善相关管理制度，寓文化理念于制度之中，规范企业经营管理和员工行为，提高管理效能，实现企业理念的制度化、制度规范的人性化和企业管理的柔性化，这是文化理念固化于制的过程。 企业物质文化是企业文化的物质载体和物化形态，是一种以物质形态为表现形式的企业文化。企业物质文化不仅包括企业的产品和提供的服务等生产经营成果，还包括企业环境、企业容貌、企业广告、企业标识、司旗司徽司歌等企业形象识别系统的内容。企业物质文化建设，就是要使文化理念外化于形。要通过整合资源，统筹设计，全面推进，着重建立能充分体现企业文化理念的企业标识体系，加强文化设施建设，美化工作生活环境，提高产品、服务质量，打造企业品牌，提升企业知名度、信誉度和美誉度，树立企业良好的公众形象。 企业文化建设的三个方面相互关联、相互作用，构成为一个有机的整体，三者密不可分。如果把企业文化比作一棵参天大树，那么，其树根就是企业精神文化。它是企业文化的核心，对企业制度文化和物质文化起着统领的作用，也是企业经营发展的灵魂。其树干就是企业制度文化。它是企业精神文化的固化，规范着企业和员工的行为，是企业精神文化落到实处的有力保证，也是企业健康运营的基本保障。其树枝和树叶就是企业物质文化。它是企业精神文化的外化，是承载企业精神文化的基础，是展示企业精神文化、提升企业形象的物质条件和有效载体。这三个方面协调推进，企业文化之树才会根深、干壮、枝繁、叶茂，企业文化建设才能取得丰硕成果。 三个工作机制 三个工作机制就是建立健全企业文化建设的组织保障机制、工作指导和载体支撑机制、考核评价机制。 在组织保障机制方面。一要适应建立现代企业制度、完善公司治理结构的要求，建立健全企业文化建设的领导体制。企业党委(党组)、董事会和主要经营者要发挥好企业文化建设的决策作用。企业领导人员要重视企业文化建设，系统思考，长远规划，集思广益，出思想、出思路、出对策，确定企业文化建设的目标和内容，提出正确的经营管理理念，并身体力行，率先垂范。二要明确和落实工作责任。明确企业文化建设的主管部门，安排专(兼)职人员负责此项工作，形成企业文化建设主管部门负责组织、各职能部门分工落实、全体员工广泛参与的工作体系。三要加强教育培训。加强对员工的教育，定期组织开展企业经营管理者和企业文化建设专职人员的培训，帮助他们掌握企业文化专业知识，提高工作能力。注意发挥基层党组织和群众组织的作用，广大党员要做好表率，发挥模范作用，体现先进性，团结带领广大员工积极投身企业文化建设，形成企业文化建设的合力，保持企业文化旺盛的生机与活力。四要保证必要的投入。设立企业文化建设专项经费并纳入预算管理，加大企业文化建设软硬件投入，为企业文化建设提供物质保障。 在工作指导和载体支持机制方面。一要加强对企业文化建设的指导。针对国有企业的不同情况进行专题调研，及时总结和推广先进经验，发现和选树典型，用丰富鲜活的案例启发引导企业推进工作。加强企业文化的理论研究与实践研究，探索工作规律，深化理论研究，细化操作方法，搞好分类指导，促进企业文化建设规范有序进行。二要丰富企业文化建设的载体。进一步整合企业文化资源，创新企业文化建设手段，丰富和优化企业文化载体设计，加强企业文化阵地建设，完善职工培训中心、职工文化体育场所、图书馆等企业文化设施，注重利用互联网络等新型传媒和企业报刊、广播、闭路电视等媒体，扩大企业文化建设的有效覆盖面，多提供健康有益的文化产品，提高员工文化素养。三要加强与有关单位的协调。重视和加强对摄影、书法、美术、文学、体育等各种业余文化社团的管理引导，组织开展健康向上、特色鲜明、形式多样的群众性业余文化活动，传播科学知识，弘扬科学精神，提高广大员工识别和抵制腐朽思想、封建迷信、伪科学的能力，营造健康、祥和、温馨的文化氛围，满足员工求知、求美、求乐的精神文化需求。 在考核评价机制方面。一要纳入企业考核评价工作的总体部署。企业文化建设要与企业其他工作同部署、同检查、同考核、同奖惩，建立考核评价和激励机制。目前，部分企业已经建立了一些考核评价标准。有的把企业文化建设情况作为考核企业领导人业绩的指标，有的开展了企业文化建设星级单位评定，有的开展了职工对企业文化的知晓度、认同度测评，有的把企业文化建设纳入了企业文明单位建设、优秀成员企业以及干部业绩考核等企业综合考核范畴。这些做法都值得肯定。二要制定考核内容和标准。目前企业普遍感到缺乏系统科学、可操作的评估认定工具和标准。要努力学习借鉴国内外最新成果，加大研究的力度，加快研究的进度，形成符合企业实际、科学、管用的考核标准。企业文化建设的考核评价，就是对企业文化建设工作情况、企业文化体系的状况、作用、效果进行评估认定，肯定取得的成效，分析存在的问题，明确努力的方向，不断提高企业文化建设工作水平，更好地发挥企业文化的作用。考核评价重点是考核领导体制是否有利于工作开展，运行机制是否顺畅，文化理念是否融入相关制度并健全完善，价值理念是否反映企业实际、体现时代要求，企业标识体系是否健全、具有特色，投入是否有保障，员工对企业文化三个层面的内容是否认同，文化理念是否成为员工自觉的行为规范，企业文化的作用是否明显等。三要明确考核评价的方式方法。要坚持定量和定性相结合的方法，采取企业上下与企业内外相结合的方式，即企业管理部门与员工考核评价相结合，企业自行考核评价与企业外部有关部门和专家考核评价相结合。要加强对企业文化建设的过程管理，及时总结经验，确保各项工作落到实处，逐步实现企业文化建设的规范化、制度化、科学化，取得预期效果。