中国档案杂志王辉

建设项目文件在完成积累后，要进行系统整理，才能进行归档。项目文件的系统整理是指按照一定的整理原则和方法，遵循项目文件形成的规律和成套性的特点，对存在一定有机联系、价值相同或相近的项目文件进行组合，形成一组文件的集合体，这种文件集合体称为案卷。将项目文件按照其形成规律和有机联系组成案卷的过程，称为组卷。项目文件的组卷原则项目文件的组卷应考虑项目文件的成套性及内在联系性，即按文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，科学分类，合理组卷。可按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》《建设项目档案管理规范》及各行业工程技术施工、验收评定规范及档案管理相关规范的要求，对项目文件进行分类、整理、组卷。组卷应考虑卷内文件的独立完整性，即确保卷内文件内容应相对独立完整，根据卷内文件的性质、特点、内容和文件数量组成一卷或多卷。独立成册、成套的项目文件，应保持其原貌，不宜拆散重新组卷。组卷应考虑项目文件的完整性。项目文件收集完整是项目档案工作基本要求，即将反映同一主题、具有内在关联的项目文件收集齐全并合理组卷。项目文件的组卷要求项目文件组卷的主体单位应为项目文件的形成单位，即项目文件形成单位按照档案管理要求，对项目文件进行分类、整理、组卷。项目文件组卷前，应收集齐全、完整，签章手续完备，其载体和书写印制材料应符合档案保护的要求。组卷时还要特别注意：（1）案卷内不应存在重复文件，文件附件共用时，应在备考表中注明。（2）不同保管期限文件组成一卷时，案卷保管期限实行从长原则。（3）不同载体形式文件应分别组卷。项目文件的组卷方法由于项目文件性质、内容、形成阶段以及形成单位不同，组卷的方法也存在相应差别。在遵循组卷原则的基础上，针对各行业特点，合理组卷，确保满足便于保管和提供利用的需要。一是项目前期文件、工程管理性文件、竣工验收文件及生产准备文件，一般按阶段、问题、来源组卷。二是设计文件应分阶段、专业按卷册号组卷，设计更改文件应按专业（单位工程）、时间组卷。三是施工文件一般按单位工程组卷。四是调试文件一般按调试阶段、专业、系统组卷。五是质量监督文件一般按阶段、节点、专业组卷。六是监理文件一般按文种、专业（标段）、时间等特征组卷。七是原材料质量证明文件一般分专业按材料种类、型号组卷。八是设备文件一般按设备成套性特点，分专业、系统按台套组卷。组卷常见问题及解决方法1●前期文件在前期文件组卷过程中，经常会遇到同一问题涉及的内容较多，一个案卷无法将所有内容包括进去的情况，如可行性研究、初步设计文件等，涉及审查意见、报告、说明、图纸等较多内容。此类文件的组卷应根据文件形成的自然规律，在保持内容相对独立完整的情况下分别组卷。同时，所组的同一主题内容的案卷应按照文件形成的时间顺序排列，以保持案卷之间及案卷内文件之间的有机联系。2●施工文件一般按照单位工程，结合工序，并根据施工文件内容的多少组成一卷或多卷。但在实际建设中，有时建设单位在项目划分时，会将一个单位工程分别承包给几个施工单位。例如，一个单位工程的不同的若干分部工程分别承包给不同的施工单位，针对这种情况的组卷，应遵循谁承包、谁整理的原则，由各施工单位分别对各自承建部分的施工文件整理组卷，在整个单位工程竣工后，按照单位工程项目划分的先后顺序，将各施工单位形成的案卷进行排列，形成一套完整的单位工程案卷。施工文件在组卷过程中，会常出现未按施工工序组卷而按文种组卷的问题，割裂了文件之间有机联系，如混凝土施工记录、检验报告等，应按照施工部位及施工工序组卷，以确保形成案卷的质量及方便提供利用。3●调试文件建设中的白鹤滩水电站一般按照阶段、专业（系统）整理组卷，即将同一阶段的调试文件按照系统性、成套性的原则组卷。但在实际组卷中，常出现不分阶段而按文种组卷的问题。例如，将各调试阶段的调试方案、措施等组为一卷，各调试阶段的调试记录、报告等组为一卷的错误组卷方法，必须注意克服。以水电建设项目为例，调试项目一般包括设备单体调试及充水试验、有水调试、过速调试、电流上升试验、甩负荷试验、荷载试验等各阶段调试以及72小时满负荷整套试运，后续还有涉网试验、性能试验等。组卷时，应区分阶段进行系统组卷：单体调试文件一般由安装单位组在施工文件案卷中；充水试验、有水调试、过速调试、电流上升试验、甩负荷试验、荷载试验及整套启动调试文件，由调试单位按照阶段将调试方案、措施、调试记录及报告等整理组卷；性能试验是在机组考核期对效率、振动等技术指标所做的试验项目，所形成的性能试验方案、报告等文件由试验单位按照试验项目整理组卷。4●质量监督文件一般按照阶段、专业整理组卷。质量监督文件是由质量监督机构形成的文件，按照各行业监督检查规范所规定的质量监督阶段（节点）组卷。在实际操作时，经常出现将各专业、各阶段（节点）的同一类文件组为一卷的错误组卷方法，不是将各阶段（节点）监督检查报告、整改闭环文件等按照文种分别组卷，而是应该将一个阶段（节点）的全部文件组在同一卷，即监督检查报告、申请、各单位汇报材料、整改闭环文件等同一阶段（节点）所有文件组为一卷。5●监理文件应按文种、专业、时间等特征组卷。监理文件分为监理策划文件、监理记录文件、监理会议及报表、监理审查文件等。监理大纲、规划、实施细则等监理策划性文件按照文种组卷；监理日志、旁站记录等记录性文件按照专业组卷，其中监理日志按照专业，结合记录人及记录时间等组卷，监理旁站记录按照专业，结合旁站点设置的顺序或时间顺序组卷；监理会议及报表类文件按照时间顺序组卷；关于质量、进度、安全、资金等监理审查文件应由报验的施工单位整理组卷，以确保项目文件的完整性、成套性。6●原材料质量证明文件原材料质量证明文件应分专业按材料种类、型号组卷。对于承建范围涉及多个单位工程的施工单位，参照各行业档案管理规范，将同专业、同品种或同一类型材料的出厂质量合格证明文件、试验报告、进场报验文件、复试报告、试验委托单、见证取样文件等按照各行业档案的分类集中组卷。当然，在实际施工过程中，注意原材料要分品种、材料种类进行报审，以免组卷时不易分开；对于只承建一个单位工程的施工单位，为保证单位工程施工文件的完整性和成套性，可将原材料全套文件按照单位工程组卷。在项目文件组卷过程中，要注意文件的闭合性，如设计变更通知单要与执行反馈单、监理通知单与回复单、质量监督检查报告与整改闭环单、设备缺陷通知单与处理报验单等存在闭环文件，通知类及回复类文件应一一对应组卷，不能分别组卷，应确保二者有机联系。在建设项目档案管理中，档案整理工作的好坏是提高工程管理及后续生产运营工作效率、提高档案利用率的关键，而在档案整理中，档案的组卷环节又是重中之重。因此，掌握项目档案的组卷原则、方法、要求及克服实际组卷过程中常出现的问题，是做好项目文件组卷工作的基础，项目档案管理人员有责任做好项目档案的组卷工作，使项目档案为今后的生产运营工作发挥更大作用。作者单位：国家档案局文章来源：《中国档案》杂志2021年第10期图片来源：作者提供