以文书工作为研究的论文

文秘工作 在档案工作中的重要作用 单位/个人印 发▲ 文书▲ 文秘 ▲ 归档档 案 ▲ 利用▲ 社会/个人 写作 整理 档案作为人类社会活动的真实记录,是 人类文明进步的阶梯,做好档案工作给社会 带来的效益是不可估量的。在档案工作研究 中,不少同仁强调档案工作的重要,文秘工 作对于档案工作的重要性却没有引起足够 的重视。本文拟对此谈一些个人见解。 1.文秘工作在档案工作中的作用分析。 中华人民共和国档案法规定:档案是指国家 机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经 济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成 的对国家和社会有保存价值的各种文字、图 表、声像等不同形式的历史记录。档案的载 体形式多样,内容丰富,在众多的档案资料 中,由于文书档案多来自于政府机关等重要 部门,不仅在档案资料中所占比重较大,其 重要性和权威性也更高,说服力也更强。而 文书档案的形成与文秘工作具有不可分割 的紧密联系。请看文书档案形成的流程图。 文秘人员通过收集资料撰写文书,印发 (送)给有关单位或个人作为开展活动的依 据。同时,形成的文书及其衍生材料作为活 动的真实记录,成为档案的原始材料。文秘 人员对这些材料进行收集、筛选和整理,最 终形成文书档案归档,以便日后查阅或开放 利用。可见,文秘工作是文书档案形成流程 中的关键环节。 而文书档案日后能否提供或反映准确 的档案信息,在很大程度上取决于文秘人员 撰写文书时的严谨程度;文书档案所需要的 一些重要而有价值的资料能否保全,在很大 程度上取决于文秘人员在文书档案整理过 程中对相关材料的价值判断和喜恶取舍。比 如,文秘人员在做会议记录时由于个人“想 当然”而对发言内容的取舍有可能在日后查 阅时“说不清问题”;或由于文秘人员在归档 时没有认识到某件文书资料的潜在价值而 弃之不归可能造成有价值的档案失不复得。 由此可见,文秘工作是形成文书档案的重要 的源头环节,文秘工作的好坏对档案工作的 影响是不可估量的。2.文秘人员档案意识薄弱带来的问题。 在实际工作中,一些单位存在着文秘工作与 档案工作脱节或联系不够紧密的问题。原因 有两方面:一是文秘人员自身对档案工作的 职责认识不足。许多文秘人员认为自己的职 责就是撰写文书,档案工作自然有专职的档 案室工作人员去做,因此参与档案工作的积 极性不高。表现在对文书材料收集不积极、 整理不系统、归档不及时等方面。二是从档 案工作的角度对文秘工作的要求不高。许多 单位在文秘工作的职责中对文书归档的要 求不明确,没有考核评价指标。而档案室与 文秘室是平行单位,档案室只是对文书归档 进行宏观上的业务指导,无法对文秘人员提 出硬性要求。所以,文书归档工作只是靠文 秘人员的自觉性。 由此带来的现实问题是:第一,文书档 案形式不规范。一些文秘人员因档案专业知 识有限,在文书撰写和归档时不能规范地去 做,如用纸标准不规范,编号不规范,版记不 全面等,给文书档案的立卷、装订、保管带来 一定的难度。第二,文书档案内容不全面。一 些文秘人员在文书归档时只注重收集红头 文件,而对文件形成和实施过程中形成的其 他相关材料不注意收集,结果造成文书档案 内容不全面,有的原稿不齐,有的附件不全, 有的只有要点没有总结,有的只有请示没有 批复等。第三,文书档案中一些重要资料散 失。一些文秘人员平时不注意保管文档资 料,在归档时不积极到各单位收集相关资 料,只是将手头的资料归档,结果造成一些 应该归入档案的文书资料被漏归。笔者曾到 某省档案馆查找某单位的变迁过程,而档案 中只有该单位的一些会议记录而没有任何 关于该单位成立、更名的重要信息。可见,如 果文秘人员档案意识薄弱,不仅影响档案工 作的系统完整性,有时对社会带来的损失是 不可弥补的。 3.发挥文秘工作在档案工作中重要作 用的建议。文书归档是文秘工作的末端环 节,却是档案工作的开始。要保证这一环节 不出问题,不仅要加强对文秘人员的培训,而且要从制度机制 建设方面提供有力 的保障。 第一,加强教育 培训,强化文秘人员 的档案意识。通过集 中培训、专题研讨等有效的形式,组织文秘 人员认真学习档案法和档案管理条例,明确 档案工作的基本原则和具体要求,强化文秘 人员“对历史负责、为现实服务、替未来着 想”的档案意识,使文秘人员更好地理解档 案知识,自觉投身档案工作。 第二,建立责任制度,明确文秘人员在 档案工作中的职责。将档案工作的要求纳入 文秘人员的岗位职责,对文书档案的收集、 整理、归档等作出具体明确的规定,并建立 相应的考核制度和责任追究制度,强化文秘 人员做好档案工作的责任意识。要通过明确 责任,理顺文秘部门与档案部门的关系,消 除管理缺位、协调不畅、相互推诿而影响档 案工作的现象。 第三,加强对档案工作的全程控制,建 立完善的制度。对档案工作的全程控制包括 从原始文书资料的形成开始到立卷归档以 及档案利用的全过程,从文书的撰写开始, 就要严格执行行文规则,严格履行发文程 序,在公文用纸、文件版式、字体字号、装订 要求等方面都要严格按照归档的要求进行。 要建立即时收集档案资料的制度,把工作做 在平时。文秘人员平时要备好专用的档案 盒,随时收集整理和保存有可能需要归档的 资料,以免到最后归档时再“临时抱佛脚”。 总之,提高文秘人员的档案意识,抓好 归档环节,对于提高档案工作的质量和效益 意义是重大的。 文秘杂烩网

我们从小接受传统教育，学会了中文表达如何色彩斑斓和花样繁多，但却没有人告诉我们，这恰恰是法律用词的忌讳；我们能够熟练地在陈述句、肯定句、否定句、感叹句或祈使句等各种句式自由变换，但却不知道在实践当中，法律文书在什么场合使用什么句式更为合适。今的大学生，可以将一篇散文写得娓娓道来，也可以将一篇学术论文写得纵横古今中外、高屋建瓴，但每当下笔写作法律文书之际，却依然感觉混沌一片然不知所措。缘何如此？不怪学生们悟性不高，只怪法学界目前仍然缺乏对法律文书语法规则的深入了解和研究。其实，法律文书有其独特的语法规律，好比诗词，自有对偶、平仄、押韵等自成一体的格律。法律文书根据客户目标、使用对象、使用场合、选用法律关系、法律和事实不一致，从形式到内容，写法到结论，都与普通的中文语法规范大相径庭。从一般规律而言，研究语法规则自然应该从文书的基本单元——字词开始，然后逐步推广到句子，最后到文书。但是，考虑到本书的主要读者应该都有一定的中文语法基础，所以本章的排列顺序从法律文书的整体开始，逐步分解到句子，然后才回到字词本身。当然，读者可依据自己的阅读习惯和兴趣，按照三、二、一节顺序反过来阅读亦无不可。一、如何写好一篇法律文书（一）写好大小标题法律文书标题不需要讲究文采，最重要的是准确反映文书的商业目标和法律关系。通过准确界定法律关系的文书标题，不仅能够使客户在没有阅读文书正文的情况下对文书的整体框架和重点先有了初步概念，而且能够帮助客户迅速明白文书的核心内容——法律关系和交易重点。但是，我不止一次遇到这样的当事人或者律师，为了规避法律，故意将文书标题简化或模糊化，以为这样就能够瞒天过海，其实是自欺欺人。一份好的法律文书，应当通过准确的文书标题来清晰界定当事人之间的法律关系，从而充分保障交易的成功和交易双方的权益，以下是另外一个例子：【案例：你需要的仅仅是改标题】我们的一个法律顾问单位甲公司拟向乙公司出售包括压缩机、液化机械以及配件在内等一批设备，双方约定由甲公司帮助乙公司将上述设备装配成一条生产线，乙公司律师提出了一份由当地工商局制定的《买卖合同》格式版本，甲乙双方对合同文本没有太大意见，但甲方担心乙方缺乏付款能力但又希望做成这笔生意，所以要求我所律师，“修改一下合同字眼就行了。” 我所主办律师按照客户的指示，将合同的部分条款作了字眼改动后提交给我审查，我看完后觉得律师的修改没有问题，但不能从根本上解决客户的忧虑，于是指示律师与客户联系，建议撇开合同字眼这些枝节问题，仅改动合同标题，从原来的《买卖合同》改为《加工承揽合同》。客户听完我们的解释半信半疑地接受了。我们的着眼点是这样的：考虑到本案中客户的主要担心是对方的付款能力，如果要从根本上解决客户的忧虑，最好的办法当然是将货物控制在自己手上，修改合同字眼只是治标不治本，没有实际效果。考虑到本案的交易行为既有买卖性质也有加工承揽性质，而合同法当中对于保护承揽方利益有留置权的特别规定，一旦对方无力或者故意不付款，我方客户可以通过留置设备的方式保障自己的权益不受损害，因此能够从根本上解决客户的忧虑，所以我们做出了如上建议。此案结束后不久，客户打来电话，高兴地告诉我们，在后期货款清结过程中，由于有了留置权的保障，每当对方出现拖欠货款的情况，他们就立刻停止供货，很好地避免了欠款风险，现在所有货款已经全部按时收齐了。 法律文书按照用途的不同，当中的标题各有特点：如果是以说服、攻击给目标的法律文书如代理词等，文书当中的标题通常是一个分论点，一个论断，采取肯定或否定的写法比较直截了当；如果是合同等经过双方合意的法律文书，则标题是一个交易的某一部分、某一范围或层面，因此采取归纳范围的方式比较多见。一般而言，标题有如下若干写法：论点式 开宗明义，将本段落的基本观点或主要内容揭示出来。这种方法的好处是简洁明了，容易引起读者的注意，比较广泛地适用于各类法律文书。 范围式 提示本段落论述问题的范围，这类写法一般适用于说理性的法律文书，如法律服务建议书或者双方合议性的法律文书例如合同、章程等。 概念式 总结本段落当中所阐释的基本概念和重点内容，该种写法通常与论点式交替使用。 提问式 一开头就提出问题，好处是提醒读者注意，通常用于代理词等以说服为主要目的的法律文书，主要配合归谬法的使用。文书标题一般用2号小标宋体字，居中或居左排列。如果字数偏多，需要分行排列，分行时须注意不要把各行上下对齐排成等长，最好不要将词组分别拆开两行描述，更不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。总之，标题的排布要做到词义完整、排列对称、间距恰当。（二）划分章节文书写作很重要的一部分工作就是将整篇文书划分成适当的章节，其目的是帮助阅读者更容易和快速地找到需要的内容，减少歧义。初入门者在章节划分上容易犯错之处包括：? 将合同双方各自应当完成的工作内容或者权利义务混合到同一章节当中； ? 违约责任条款被分散到付款、交货等各个条款当中；