现代办公设备论文

1 建立完整科学的管理制度是做好企业办公设备管理的基础 通过建立企业办公设备管理制度，可以确保企业在选购、使用和保管办公设备过程中能够严格遵照国家的相关法律法规进行，在法律法规允许的范围内进行选购和使用，使企业办公设备管理工作有据可依，确保了企业办公设备管理工作的规范性。 在完善的企业办公设备管理制度下，可以确保企业实现办公设备的合理调配和使用，在企业经营管理过程中，可以根据各岗位的特点来对办公设备进行优化配置，确保各个工作岗位的办公设备在配备上做到准确、合理和均衡性。 在完善的企业办公管理设备制度的制约下，企业办公设备管理工作的各个环节都能够按一定的步骤和规程进行，确保企业办公设备管理、使用上的协调、有序性，避免在办公设备管理工作中出现不必要的错误或是矛盾。 按企业办公设备管理制度进行办公设备的配备，不仅有效的满足了不同工作岗位对办公设备的需求，而且还有利于更好的发挥出办公设备的功能性，同时在配备办公设备过程中，还要确保各个不同岗位办公设备之间的兼容性，从而更好的确保办公效率的提升。 在严格的企业办公设备管理制度制约下，办公设备的购置和使用过程中都需要严格履行各种操作规程。同时在配备办公设备时，每个部分和每个成员都需要严格按照制度规定的标准进行配备，这就确保了办公设备配置的公平性，避免在办公设备管理工作中存在循私舞弊的现象。 2 选购办公设备是办公设备管理的重要环节 在办公设备管理工作中，选购是其中十分重要的一项内容。在办公设备选购时，需要做到货比三家，即通过对多家供应商的办公设备进行调查和对比，通过对其性能、特点、价格及供货情况、支付方式及售后服务等多个方面的相互比对，从而选择性价比高的供应商。在购买办公设备过程中，要考虑与工作岗位的适应性，同时还要对供货地点、运输方式、运输价格、运输过程中的安全及到货时间等多方面的因素进行综合考虑，严把办公设备质量关。特别是在选购办公设备时要重点关注售后服务，这是办公设备使用过程中质量的重要保障。 利用货比三家的方法进行办公设备选购时，需要制定选购对比表，这样通过对各家供应商、产品及工作现场等几个方面的对比，从而选择适宜的办公设备供应商。 首先，明确供应商提供的服务，需要将供货地点、支付方式和售后服务都要包括在内，这是供应商服务质量的重要体现，通过对多家供应商这三个方面的对比，从而选择服务质量最优的供应商。 其次，在选购办公设备时需要重点考虑办公产品自身的性能和价格，这是选择供应商的关键所在。需要对产品的功能、价格、功率、耗能等多个方面进行对比，从而选择产品性价比最佳的供应商。 最后，供应商提供的产品和服务与工作现场环境的适应性，这是在选择供应商过程中十分重要的一项要素，产品在使用现场能否摆放、使用，使用效率和质量能否达到工作的具体要求，功能上是否存在浪费，产品的废弃物排放是否与国家节能减排政府相符等，都是需要考虑的因素。 3 收发存储是办公设备管理的核心工作 在办公设备管理工作中，接收、发放和存储办公设备这是较为经常性的工作，所以在这些工作进行时需要做到准确性、有序性和安全性。避免在这个过程中办公设备受到损坏，在管理工作中，不仅要做到设备接收、发放和存储时间的准确性，而且还要确保所形成的文件和报表要做到准确性，整个过程中都需要严格按照相关的规章制度进行操作。 在企业办公设备收发存储工作中，需要做好办公设备接收的准备工作。提前对保管和使用人员进行确定，在接收前做好人员准备工作。同时还要对设备的各项特征和性能进行提前了解，从而为设备的存储和使用位置进行合理设定。还要做好接收现场的环境准备工作，使现场的环境能够有效的满足设备存储和使用，同时还要做好接收文件的准备工作。 在收发办公设备过程中，其中非常重要的一个环节即是交接验收工作，对于所接收的办公设备不仅需要与各项文件、合同及单据等要具有相符性，而且在交接过程中还要做好记录工作，通过对办公设备的具体情况进行详细记录，并进行交换验收登记表的填写，交接时双方要在登记表上进行签定确认，完成移交。 办公设备在存储过程中要确保安全性，作为保管人员需要对办公设备存储的空间进行维护和管理，确保能够更好的满足办公设备存储安全可靠性的要求。首先，要有安全防范设施。如库房和货架牢固、消防器材、安全防盗设施、保暖防冻设施、通风、防潮、防干燥、防虫蛀设施等；其次，要有安全保障制度。如安全技术操作规程、安全责任制等；再次，要严格执行出入库交接验收制度、交接班制度、守卫制度、消防制度等各项规章制度。 4 使用管理是办公设备管里的难点 在办公设备管理工作中，正确对办公设备进行使用，实现企业的增效节支，这是办公设备管理的重要目标。因此，办公设备的使用和管理人员，在实际操作中应切实做到三点：第一、要看懂供应商或生产商提供的设备和耗材的产品使用说明书（用户手册），做到了解设备和耗材的使用详情，了解设备的使用期限和耗材耗量的检测方式、方法。科学、合理地维护设备，延长使用寿命，减少耗材的耗量。第二、要按照产品使用说明书或用户手册的要求，安全、文明地使用设备和耗材（按照操作规程进行操作，按规定品牌型号使用耗材），严防操作不当引起设备损坏和耗材的浪费。并要把使用说明书（或用户手册）及安全技术操作规程（或操作手册）始终放在设备和耗材的附近，保障使用者随时使用。第三、在更换、领用耗材时，应检查、检测耗材是否必须进行更换，若还可以应用，应把旧耗材用尽，以减少浪费。 做好办公设备的故障管理，防止、发现和及时有效地排除故障，是确保办公设备的正常运行、增效节支的重要保障。建立办公设备的故障日志、故障报告制度和故障管理责任制，不断积累对故障的识别和排除能力，是提高办公设备故障管理水平主要途径。 办公设备使用过程中的维护保养十分重要，然而也最容易被忽视。对于办公设备经常的擦拭一下灰尘，注注油，紧紧螺丝，看似简单，却对保护办公设备的完好运行，减少办公设备的磨损，延长办公设备的寿命，提高办公设备的功效，都具有重要的作用。