中医药学位论文保密管理的思考

董 涛 路 焕 庞润东 韩淑敏

（山东省国土资源资料档案馆）

摘 要 本文就山东省国土资源资料档案馆如何提高档案安全意识，做好档案安全保密工作，在工作中抓好安全和档案利用过程中的保密措施等方面作出了浅显的分析。

关键词 地质资料 档案 安全 保密

档案是有价值的历史记录的集合体，是人类文明发展在各个历史时期的真实记录。当今的社会是信息社会，当前的时代是网络时代，档案信息越来越为社会各界所重视和广泛利用，档案是一种重要的信息资源，又是一种潜在的生产力，以其准确性、可靠性的优势显示出强大的生命力。我国目前的地质档案工作，正处于从“封闭型”管理到开发式服务，从人治到法治、从重保管到重服务、从传统管理到现代化管理的转型期。安全意识正在不断增强。山东省国土资源资料档案馆保存的地质资料及测绘、土地各类型档案种类多、数量大、利用率高，抓好档案的安全和利用工作中的保密工作，处理好保密与利用之间的关系，是值得我们探讨的问题。

1 做好档案保管过程中的保密工作

档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是我们单位不具备以上条件，我们的库房附设在机关办公楼内。而且不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。由于我们的办公条件设施有点简陋，达不到档案库房的标准及要求，我们按规定尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。所以这给我们的保密工作带来了较大的考验。

消除隐患，抓好档案安全工作

档案的安全是档案管理工作的头等大事，是档案部门一项长期的、艰巨的任务。要牢固树立“安全生产责任重于泰山”和“以人为本”的理念，坚持“安全第一，预防为主”的方针，站在安全工作无小事的高度，一丝不苟地抓好安全工作。资料室是我单位安全保密重点要害部门，资料库则是重点保密区域。我单位对档案的安全工作层层落实责任，库房由专人负责，无关人员一律不得入内。每天下班前切断库房、办公室的一切电源，关好门窗，并随时自检自查，发现安全隐患及时报告，同时提出可行性整改措施。维护保养消防系统，定时更换消防器材，做好节假日安全防范工作，安排人员值班。我们单位还专门配备了安全员，发现问题及时处理。

提高档案管理人员安全意识

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救；不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全；不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况；不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。我单位档案管理人员认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》，定期请保密局的同志为我们上保密课，使我们档案工作人员在学法中懂法，爱岗敬业，安全意识也不断提高，使档案管理在法制轨道上有序进行。提高了全体职工自觉维护档案安全的自觉性，增强安全保密意识，确保了档案资料的安全保密。

2 做好档案利用过程中的保密工作

做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止、纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

（1）制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

（2）队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质：

一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；

二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；

三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。

此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

（3）监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书画线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：①嘴勤、勤宣传。利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机。②眼勤，勤观察。勤于观察利用者的行为，发现问题及时提醒。将每个利用者置于视觉之中。③手勤脑勤，勤分析。利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

处理好保密与利用之间的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案，档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门应改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

对涉密资料的利用严格把关

我馆的工作任务繁重，资料借阅量巨大，负责借阅管理工作的同志在积极开展档案资料借阅利用的同时，坚持原则，耐心讲解有关借阅规定，完善借阅审批手续，严把保密关，确保了无失密泄密现象的发生。按规定为符合办理《涉密地质资料利用许可证》的单位及时办理许可证。外单位人员需借阅、复制、拷贝档案资料的，须持本人单位介绍信、填写《地质资料借阅复制申请表》并签署《涉密地质资料利用承诺书》，方可对其提供涉密地质资料。

加强对电子文件归档工作的安全监督和指导

在工作实践中，我们努力做到：加强对电子文件归档工作安全监督和指导，保证电子文件在运转过程中不被人为地复制、破坏，有效防范病毒与误操作，确保归档电子文件的真实、完整、有效。文档只能被合法的用户打开，防止二次传播，有效保证了系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非访问、修改和破坏。网络的普及让信息的获取、共享和传播更加方便，同时也增加了重要信息泄密的风险。我们在日常工作中，在用户使用电子文件时，把所用计算机的 U 盘插口都封掉，把需要复制的内容为用户刻成光盘。在网上提供档案目录查询服务的同时，我们采用防火墙、数据备份、权限和身份验证等安全防护措施，确保档案信息和系统安全。

3 进一步做好档案利用中的保密工作

档案的保密管理和利用问题，是一个现实工作中经常遇到的实际问题。一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。解决这个问题，既需要我们档案工作人员熟悉有关规定，照章办事，需要大家积极开动脑筋，当然也需要单位领导和各个相关部门大力支持、充分理解和积极配合。

关于加强基层单位保密工作的思考关于加强基层单位保密工作的思考 保密工作历来是党和国家的一项重要工作。无论在革命战争年代，还是和平建设时期，我们党都十分重视。这已成为党的一个优良传统。 在改革开放的新形势下，我们党对保守党和国家秘密的工作更加重视。1997年8月14日下发《中共中央关于加强新形势下保密工作的决定》，随后各省、自治区、直辖市党委也相继为贯彻落实中央的《决定》作出了具体部署。党中央和省、自治区、直辖市党委的重视为加强新形势下的保密工作指明了方向，确定了政策，提出了要求。但是，要真正把中央的决策和省市委的部署落到实处，见到成效，还需要各级领导，特别是基层单位的领导坚持不懈的做大量扎实细致的工作。切实加强基层单位的保密工作，是全面落实中央关于加强新形势下保密工作的根基。如果抓不好这一环很可能使中央的这一决定落空。怎样加强基层单位的保密工作呢？笔者根据自己走过一些单位的实际体验，同时也翻阅了一些文件资料，觉得在当前改革开放，建立主义市场经济的新形势下，省、自治区、直辖市以下各基层单位加强保密工作应该着力解决四个方面的问题。一、认清形势，强化保密意识。首先是领导班子成员，特别是党政一把手，要切实强化保密意识。其次中层干部和保密工作人员及所有涉密人员，更要强化保密意识。所谓强化保密意识，就是思想上深刻认识新形势下保密工作的极端重要性，言行上逐步养成保密习惯。这就要求我们全党同志，特别是各级领导干部从政治高度充分认识保密工作的重要性，在对外开放和发展主义市场经济的条件下，对保密工作的复杂性和艰巨性有足够的思想准备，始终保持高度的政治敏锐性和警惕性，把保密工作作为保障改革开放、促进经济发展、维护党和国家安全的一项重要工作抓紧抓好。我们现在再来重温毛泽东同志关于“保守党的机密，慎之又慎”的教诲，既感亲切，又觉得有很强的现实针对性。近几年来，保密战线上保密与窃密的斗争是十分尖锐激烈的。随着世界格局多极化的发展，国与国之间综合国力的竞争日益激烈，针对我国的各种窃密活动日趋复杂。西方敌对势力在继续对我实行“西化”、“分化”战略和“循序渐进和平演变”图谋的同时，运用各种手段，加紧了窃取我政治、经济、军事、外交、科技方面秘密的活动，尤其是以经济、科技为重点的窃密活动越来越猖獗，越来越带有高科技特点。保密与窃密的斗争已进入高科技抗衡的阶段。这是从外部分析新形势下保密工作的重要性艰巨性复杂性。从我们内部来看，尽管保守党和国家秘密是我们党的优良传统和政治优势之一，但是在当前扩大对外开放和建立主义市场经济体制过程中，保密工作遇到了许多新情况、新问题，保密工作面临的形势也是严峻的。比如，在对外合作过程中，既要提供必要的资料，又要保守国家秘密，这个“度”如何把握？虽然国家有了一系列规定，但实际情况往往难以预料，这就需要我们所有的涉密人员不断提高自己应变能力，强化“独立作战”情况下的保密意识，在实践中不断探索。再比如，市场经济客观上要求人才合理有序的流动。有些外资和民办企业通过挖人才等手段获取国有企业和科研单位的秘密情报，如何采取有效措施堵住这方面泄密的漏洞，严肃地摆在我们面前。还有，当前随着现代化科学技术的飞速发展，许多先进技术被用于窃密活动，而我们的一些国家机关和保密要害部门在广泛使用现代通信和办公自动化设备以后，由于保密意识不强，又缺乏应有的知识，因此并没有采取适当的保密技术防范措施。更应该警惕的是，在市场经济的大潮中，有一些国家机关和保密要害部门的工作人员和有关涉密人员，甚至有个别的党员干部，受私欲驱动，为追求金钱、美色，不惜丧失国格、人格，出卖党和国家秘密，严重地损害了国家的安全和利益。正是由于上面我们粗浅分析到的保密工作面临的不容忽视的新情况、新问题，这就要求我们全体党员干部特别是各级领导同志，严格按照中央的指示，牢固树立“十分注意保守秘密”的思想，切实重视保密工作，强化保密意识，做好新形势下的保密工作。二、学好保密法规。主要是学好《中华人民共和国保守国家秘密法》及其《实施办法》，还有与之相配套的保密法规体系。1988年9月5日第七届全国人民代表大会常务委员会第三次会议通过，1989年5月1日施行的《中华人民共和国保守国家秘密法》（以下简称《保密法》），是建国以来我国第一部比较完备的关于保密工作的法律。它的颁布施行，标志着我国保密工作开始走上依法管理的新阶段。《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》（以下简称《实施办法》）是与《保密法》配套的重要保密法规，对《保密法》的正确贯彻实施具有重要作用。《保密法》和《实施办法》的颁布施行具有非常重要的意义和作用。第一，《保密法》是保守国家秘密，维护国家的安全和利益，惩治各种泄露国家秘密的违法及犯罪行为的法律武器。第二．《保密法》是各级机关、各个单位和全体公民保守国家秘密的行为准则。《保密法》根据宪法的规定，将保守国家秘密规定为一切国家机关、武装力量、政党、团体、企事业单位和公民履行的义务。第三，《保密法》是建设我国保密法规体系的基础。根据《保密法》的规定，国务院批准颁布了《实施办法》；国家保密工作部门会同中央有关部门制定了若干个国家秘密及其密级具体范围的规定；已经并正在制定一系列单项保密法规、规章；各省、自治区、直辖市人大常委会或人民政府和中央各部门已经或正在制定实施细则和若干地方性或行业保密规章。在国家颁布的许多专业法律法规中也都规定了有关保密问题的条款。各级机关、各个单位也相继制定和完善各项保密制度。一个以《保密法》为基础的保密法规体系正在逐步形成。第四，《保密法》适应我国改革开放的需要，是加强新形势下保密工作的法律准绳。在继承我们党和国家保密工作优良传统，总结历史和现实经验的基础上，根据改革开放新形势的要求，对保密工作的方针、管理体制、定密、解密、保密制度、法律责任等作出了明确具体的规定，使保密工作在一些重大问题上有了新的突破和发展。第五，《保密法》明确规定了适用范围。只适用于国家秘密，不适用于非国家秘密。只适用于我国一切国家机关、武装力量、政党、团体、企业事业单位和公民，包括在境外的中国机构、组织和中国公民。根据国家有关规定，《保密法》不适用于香港特别行政区。这就从根本上改变了过去保密范围过宽，秘密事项过多的状况，使保密工作更加突出重点，更有利于确保国家秘密的安全和便利各项工作的开展。《保密法》及其《实施办法》颁布施行已十余年了。全国普法规划也将《保密法》列入普法内容，但是十多年来我们各个基层单位、历届领导班子、涉密人员，许多人没有认认真真，从头到尾读过、看过、思考过《保密法》和《实施办法》。有些同志甚至不知《保密法》与《实施办法》是怎么回事！大多数同志对具体内容恐怕多是不甚了了。这种状况若不尽快改变，却要大喊加强新形势下的保密工作，简直不可思议。所以，当前及今后一个时期，大力加强《保密法》及其《实施办法》以及其他配套的保密法律法规的学习、宣传、教育，就是一项十分紧迫又非常重要的任务。只有熟知《保密法》及其相关法律、法规，才能在实践中运用这个法律武器，做好保密工作。学好保密法规，是新形势下基层单位加强保密工作的一项重要措施，也是贯彻落实党的十五大确定的依法治国基本方略的实际行动。但是，在保密法规的学习、宣传、教育活动中，一定要防止刮风、赶浪头。上边有了什么指示精神，或是本单位出了泄密问题，就风风火火抓一把，过后风平浪静，丢在脑后，这不行。持之以恒，形成制度，才能正真见到实效。各级党校、干校（行政学院）开设保密教育课，对领导干部、公务员进行保密教育，是中央保密委在新形势下加强保密工作的一项有力措施。通过市委党校（行政学院）和我市各级党校干校自1996年开设、讲授保密课的实践来看，党干校是对各级党政领导干部和国家公务员进行保密法制教育的一种现实而有效的方式。今后这一方式还要不断强化、提高，使党干校逐渐成为保密教育的主要阵地。三、健全保密制度。我这里所说的“健全”是个动态概念。不单指的是“凑齐”各项保密规章制度，而是指要建立一整套健康的、活生生的、能发挥作用的制度。任何制度，只有得到严格执行，才能发挥制约作用。如果仅仅罗列出一系列看似完整的制度，然后将其锁入文件柜，或是贴在墙上便再无人问津，那再好的再完整的制度也是废纸一堆。制度如同法律法规一样，它是衡量是非的尺子，只有拿起这把尺子，时时用它度量人们的言行，这项制度才是有生命力的。反反复复讲这一点的原因就是：有些单位保密工作制度确实不少，足有一大本子。但是，他那里仍然时不时出现泄密问题。一叫真儿，才知道有关人员自打订出一批制度凑成一个系列之后，再也没有光顾过。这样的制度系列有什么用呢？有制度当然比没制度好；有一整套而又针对性强的制度更好。《保密法》第三章第17至30条就是专门规定“保密制度”的。我们说健全保密制度，就是希望各单位把《保密法》上所列的14条保密制度，运用于本单位，并结合本单位的实际情况，加以充实、完善，使其更有现实针对性。比如制定一些切实可行的保密教育制度、检查制度、领导责任制度等。任何制度都应具有强制性。无论是什么人违反了制度，都要严格执行制度，以保持制度的严肃性。保密制度也一样。谁不按制度办事，泄露了国家秘密，视危害国家安全和利益的程度及情节追究责任，该给什么处分就给什么处分。任何人都不能逃避制度的制约。法律、法规、制度是无情的。四、加强对保密工作的领导。首先，基层单位的党政一把手要有较强的保密观念，而且能够率先垂范，以身作则，严守保密法纪，带头做好本人、身边工作人员和家属子女的保密工作。这一点是基层加强保密工作全部问题的关键。在这个意义上说，一个单位保密工作好坏，主要取决于此。但这并不是问题的全部。其次，你这个单位的保密委员会主任是不是敢于大胆抓保密工作，有为有位有威。强将手下无弱兵。你这个主任事业心强，作风扎实，坚持原则，有一定水平和能力，那么保密委员会的成员们信心就足，腰杆就硬，工作就会有成效。所以选择一个好的保密委员会主任，并且实实在在支持他的工作是基层单位党委和行政领导的又一个重要举措。第三，切实实行保密工作领导责任制。使领导班子成员每人都有具体的保密工作职责。切实做到业务工作管到哪里，保密工作就做到哪里。一旦出了问题，责任能够追究到具体人的头上。对本单位下属各级负责干部，乃至保密干部和要害部门的涉密人员也要层层落实保密工作责任制。谁出问题谁负责任。第四，党政主要领导干部和保密委员会主任，要经常在各种会议上，各种不同场合，以及节假日前夕不厌其烦地强调保密工作，宣讲保密法律法规，宣讲本单位及外单位的一些新鲜的泄密案例或是正面先进典型的人与事，以使保密教育警钟常鸣。第五，领导班子要切实赋予本单位的组织人员和纪检监察部门权力，将保密工作领导责任制和层层负责制的执行情况，纳入领导干部和党员民主生活会和政绩考核内容。第六，党委和行政领导班子要定期听取保密工作情况汇报，及时帮助具体负责这项工作的同志解决实际困难，根据实际需要，添置必不可少的高科技保密防范设备。同时在经费、人员、时间上给予必要的支持。如果一个基层单位上述四个方面的问题都能得到较好的解决，可以肯定，这个单位的保密工作必然会很出色。如果所有基层单位上述四个方面的问题都能得到较好的解决，那么《中共中央关于加强新形势下保密工作的决定》就一定会落到实处，就一定能够确保国家秘密的安全。