物业管理问题研究论文

物业管理中的法律热点问题研究 物业管理是现代化城市和房地产经济发展到一定程度的必然产物，作为一个新兴的专业行业，对于我国法律而言，它还是一个崭新的领域，我国还没有关于物业管理的国家立法，只存在一些立法技术高低不一、立法权限各不相同的行政法规、部门规章、地方法规和规章。目前我国房地产业加速发展，物业管理中的法律问题亟需探讨研究，物业管理立法亟待完善健全。现就青岛市或全国物业管理事务中出现的几个热点问题加以分析，以供立法或实务操作中参考。 一、物业管理中的基本法律关系和法律调节原则。 物业管理中涉及的法律关系相当复杂，主要有以下三种基本的法律关系。1、物业管理委托合同关系。即物业管理公司接受业主委员会或房地产开发公司的委托，对物业进行管理而相互间形成的法律关系。它是物业管理中最基本的一种法律关系。2、物业管理中的行政管理法律关系。指行政机关对物业管理活动或物业管理公司、业主委员会、业主大会等主体相互间的法律关系进行的法律控制或调节。如对前期物业管理活动、业主委员会的成立、物业管理收费、物业管理企业资质等的法律调节。3、业主间的民事法律关系。主要指业主之间根据有关规定，通过民主协商，制定本物业的业主公约、业主委员会章程、物业管理基本制度等，共同遵守，实现物业小区的自治管理。 笔者认为，鉴于物业管理具有维护私人利益和公共利益的双重特性，对于其中纷纭复杂的法律关系，法律调节应坚持以业主自治为基础，同时适当加强政府调节和监管。在物业管理委托合同法律关系中，对于物业管理服务的内容、标准、方式、收费等，应坚持以业主与物业管理公司协商一致为原则。目前，我国地方规定均对物业收费实行政府指导或政府定价，这只是我国物业管理发展初期的过渡性产物，随着社会经济的发展和人民生活水平的提高，应逐步交由市场进行调节，以提高物业管理的水平与效率。而对于前期物业管理活动、业主大会的召开、业主委员会的成立以及物业管理公司资质审定等行为，基于对业主利益的维护和上述行为的特殊性，应适当加强政府管理和立法调节。至于业主间的法律关系，应坚持以业主协商自治为原则，在不违反法律的前提下，允许业主通过制定业主公约、业主委员会章程以及物业管理基本规则等,协议约定增加或放弃有关权利与义务,以实现对物业积极有效的管理。 二、业主委员会的诉讼地位。 业主大会是物业管理区域内的权力机构，业主委员会是业主大会的执行机构，其成员由业主大会选举产生，它代表全体业主的利益，维护业主的合法权益。这种制度设计实现和保障了众多业主对公共事务的民主高效的管理。业主委员会根据业主公约和业主委员会章程，有权对物业管理区域内部事务进行自治决定，但对外能否直接代表全体业主提起诉讼呢？在此，有必要对业主委员会的法律地位加以探讨。 实践中，业主委员会代表业主与物业管理公司签订物业管理合同，已非常普遍，其主要源于地方法规的认可。而业主委员会对侵犯业主利益的当事人能否代表业主直接提起诉讼呢？要解决这个问题，应分几个层面加以分析。首先，业主委员会以何身份参与诉讼呢？个人认为，业主委员会并非企业或社团法人。部分地方法规直接将业主委员会界定为社团法人，笔者以为不妥。《社会团体登记管理条例》第7条规定，社会团体必须具备独立承担民事责任的能力。而业主委员会本身是没有自己独立的财产的，物业管理办公用房和维修基金等皆属于全体业主。那么，业主委员会应作为何种身份参加诉讼呢？笔者以为，立法上可将其界定为其他组织，以实现其参与诉讼保护业主利益的目的。其次,业主委员会是直接作为原告还是做为业主的代理人进行诉讼呢？业主委员会起诉之目的并非为了其本身权益,主要为了维护全体业主的利益。因此,不论全体业主共有财产或部分业主共有权益受到侵犯，业主委员会只有经全体业主或部分业主授权，才能参与诉讼。最后，业主如何授权业主委员会代理诉讼呢?对于全体业主的共有权益，可按照业主公约或业主委员章程有关诉讼的规定，或直接进行诉讼或经召开业主大会决定诉讼，其判决结果对全体业主有约束力。对于部分业主共有权益受到侵害时，则必须另行具体授权。不论属于上述何种情况，均应向法院提交上述有关授权文件，或业主公约或业主委员会章程或业主授权委托书。 有鉴于此，未来立法应直接明确规定以下内容。1、或立法规定：业主委员会，根据业主公约、业主委员会章程，依照业主大会的规定，可以对外行使以下权利：代表全体业主参加诉讼，以及办理为参加诉讼而委托律师。当然，业主公约、业主委员会章程则要相应制定有关程序，如决定诉讼或选择律师的表决权比例。2或立法规定：全体业主的权益受到侵犯时，业主委员会有权直接提起诉讼，全体业主承担后果或责任。惟有如此，才能避免业主逐一授权诉讼的繁琐程序，节省诉讼成本，并实现物业公共管理的高效运转。 三、承租人在物业管理中的法律地位和法律关系。 我们知道，业主指房屋的产权所有人，其基于产权所有人的身份，通过业主管理委员会，聘用物业管理公司和接受物业管理服务。承租人作为非产权使用人，其在物业管理中的权利与义务有哪些呢？其行使权利与义务的根据又是什么呢？ 部分地方法规规定，非业主使用人与业主享有同等权利与义务，并一起参加业主大会；或列席业主大会，并享有建议权、知情权。但各地规定均不完善或具体。 本人认为，承租人租赁的物业并非简单的物理性质的房屋。现代意义上的物业，应为附有各种物业管理服务内容和要求居住者接受物业管理制度制约的物业，即物业含义已向人文化发展。因此，承租人使用物业时，应有权享受物业公司的管理服务，并必须接受物业管理制度的制约。 但我们必须知道，业主与非业主使用人既存在共同利益，也存在利益冲突，因此二者在物业管理中的权利与义务应该是不一致的。非业主使用人一般不关心物业的长期利益，不愿过多注意养护物业公用部分，作为业主也可能不关心在出租期间的物业管理质量。因此，应采取一定的权利架构互相制约业主和非业主使用人，以达到对物业的精心养护。 笔者认为，应区分不同的权利与义务，有些可由法律直接规定由业主或非业主使用人享有和承担，有的则应根据非业主使用人与业主间的约定来确定。对于一些非业主使用人生活必不可少的权利和保持物业小区生活环境所必需的义务，应由法律直接规定业主与非业主使用人同样享有和承担。比如，业主大会、业主代表大会、业主委员会作出的决定，对物业管理区域内全体业主、使用人具有约束力。而对于其他的权利与义务，应尊重业主与非业主使用人间的约定，以使民事交易更为灵活，充分发挥物业价值。另外，业主与承租人间的关于物业管理费用交纳的约定，毕竟属于双方间的合同关系，在未得到物业公司同意的情况下，若承租人欠交物业管理费用，物业公司应有权向物业所有人催交。 四、关于前期物业管理 广义的前期物业管理包括两方面内容。一是对物业管理的早期介入，即物业公司在项目建设前期接管物业之前，参与物业的规划、设计及建设，从物业管理的角度提出意见和建议，以便建成后的物业能满足业主或使用人的需求。另一方面，则指物业公司对物业实际接管后，按照合同约定或有关规定对物业进行实际管理。狭义的前期物业管理，只包括后一项内容。我们目前常谈的物业管理，也是指狭义的物业管理。 关于物业管理的早期介入，我国目前房地产开发实践中出现不多。其实，它有着重要的意义：物业管理企业在规划设计和建筑阶段就介入，可以利用其专业知识对规划设计提出修改意见，一方面使规划设计和建筑满足国家在物业管理方面的技术标准，一方面使其考虑到建成交付使用后的管理要求，更好的衔接规划设计和物业管理，满足业主和使用人的需求。对于物业管理的早期介入，我国立法上没有规定，但在《建设部房地业司关于贯彻建设部第33号〈城市新建住宅小区管理办法〉实施意见的通知》第二点指出：“对在建的住宅小区，要按《办法》要求，提前做出物业管理规划和实施方案”。个人认为，在以后的立法中，应当将物业管理的早期介入进行规定，以更有利于物业管理事业的发展。国家主要应该从保障业主权利和物业管理市场的秩序出发，制定一些基本的程序和最低的标准，至于实际如何介入和介入到何种程度，可以给予开发商和物业管理企业进行选择的自由。 下面主要说一下狭义的物业管理。 １、前期物业管理协议的签订主体 1999年10月14日，建设部下发的《前期物业管理服务协议》（示范文本）中，指出该协议的主体甲方为：“房地产开发单位或其委托的物业管理企业”，乙方为“购房者（业主）”。该协议对主体的定位有所不妥。笔者认为，首先，在业主未入住物业之前，让物业管理企业逐个与每位业主签订前期物业管理协议，程序上复杂，缺乏可操作性，每位业主是否皆愿意委托该企业进行管理，也有待商榷。同时，它也意味着还存在着另一个开发商与物业管理企业签订的合同，这个合同也应该称为《前期物业管理协议》。其次，建设部《城市新建住宅小区管理办法》第五条明确约定：“房地产开发企业在出售住宅小区房屋前，应当选聘物业管理公司承担住宅小区的管理，并与其签订物业管理合同。”《城市房地产开发经营管理条例》第二十八条规定，商品房销售，当事人双方应当签订书面合同，合同应当载明“……物业管理方式以及双方的违约责任。”既然要求在商品房购销合同中写明物业管理方式，则意味着前期物业管理协议应当由开发商与物业公司签订。因此，将签订与落实物业管理企业的责任，以法定的形式确定为开发商的强制义务，比以逐一与业主签订协议的形式确定为合同义务，更为现实和具备操作性。 因此，个人认为，前期物业管理合同应当由开发商与物业公司签订，购房者只需与开发商在购房合同对物业管理的方式、物业公司的选聘等事项进行约定即可。但笔者另外不得不指出，建设部《商品房购销合同》95年示范文本第二十条规定：“……在小区（楼宇）管理委员未选定物业管理机构之前，甲方指定 公司负责业管理，乙方遵守物业管理公司制订的物业管理规定。”但在2000年合同示范文本中却无此项约定，操作中应引起注意。 ２、前期物业管理的期限和费用承担。 关于前期物业管理的开始时间，各地立法分歧不大。一般皆规定为在业主入住前开始，即在物业出售前就应签订前期物业管理合同，以便迎接业主入住和方便业主生活，至于具体的开始时间，可由物业公司与开发商协定。 关于前期物业管理的结束时间，一般规定为住宅小区业主委员会成立并选聘物业管理企业之后。该项内容一般由各地立法直接规定，主要基于在业主委员会未成立时对业主使用物业的保障。 重要的问题是，前期物业管理费用应由谁承担？目前各地一般规定为由开发建设单位自行承担。如《青岛市物业管理条例》第二十四条规定：“新建物业投入使用至业主委员会成立并聘用物业管理企业实施物业管理前的前期物业管理，由开发建设单位委托物业管理企业实施，费用由开发建设单位承担。” 这里存在两个问题。一是若因各种原因导致业主委员会不能按规定及时成立或成立后未选定委托物业公司，此时仍由开发商无限期承担，未免有失公平。 另一个问题是，从实际使用的角度。应坚持谁使用谁付费谁受益的原则，即业主入住后，不管业主委员会是否成立，皆应由业主按其物业建筑面积交付费用，至于未售出部分，则理应由开发商承担。关于此，《上海市居住物业管理条例》有可借鉴之处，其第四十六条规定：“自前期物业管理服务合同签订之日至新建商品住宅交付使用之日发生的前期物业管理服务费用，由住宅出售单位承担；自新建商品住宅交付使用之日至前期物业管理服务合同终止之日发生的前期物业管理服务费用，由住宅出售单位和买受人按照住宅转让合同的约定承担。”该条规定比较合理，但尚有以下问题不能解决。即若“自新建商品住宅交付使用之日至前期物业管理服务合同终止之日发生的前期物业管理服务费用，由住宅出售单位和买受人按照住宅转让合同的约定承担，”但住宅转让合同无约定，该费用应由谁承担呢？笔者认为，根据谁受益谁付费的原则，则应由入住者承担。 五、关于物业管理费用的追缴问题 催交物业管理费用，是令物业管理公司头疼的问题。物业管理欠费，已严重影响到某些物业公司的经营。有些物业公司采取停水停电等激烈措施，以达到收费目的。甚至某些地方立法亦有此规定，如《海南经济特区城镇住宅区物业管理规定》第四十二条第二款规定：“对拖欠费用的业主，物业管理企业可以责令其限期缴纳。逾期仍不交者，可以采取停止供水、供电、供气等措施，但应当提前5天书面通知当事人。”该行为是否适当或合法，有待商榷。笔者以为，供水、供电、供气是业主与自来水公司、电力公司、燃气公司之间有偿使用水电气的合同法律关系，业主欠交水电气费，上述公司可以依法予以停止供水、供电、供气等，而物业公司似乎无权利用该手段追缴物业管理费用，最多可以停止对该业主提供物业管理服务。 对此，我国未来立法上，可借鉴香港或其他国家的做法。香港大厦管理条例规定：只要公共契约有规定，倘若业主不遵守公共契约缴纳物业管理费用，业主立案法团可以将该物业在大厦的权益出售，或者将所欠款向呈报田土注册处登记备案，将该业主在大厦的权益作为抵押，或者扣收住客交给业主的租金，业主立案法团可以要求住客从其应交纳给业主的租金中，扣除业主拖欠的物业管理费用，转交给业主立案法团，凡住客以此扣除的款项视为已交纳给业主。法国住宅分层所有权法第十九条规定：共有所有权人对所分担的公共费用和负担，以于其享益部分上所设定的法定抵押权予以担保。瑞士民法第七十一二条第九款和第十款确定了保障债务履行的法定质权和留质权制度，关于法定质权，其规定：“分摊给楼层所有人最近三年的费用，楼层所有人未支付时，全体楼层所有人有请求对其应有份额建立质权的权利。”关于留质权，其规定：“分摊给楼层所有人最近三年的费用，楼层所有人未支付该费用时，全体楼层所有人对其房屋内及附属于房屋的设备或供房屋利用的动产，与出租人相同，享有留质权。”美国法律规定住宅所有人在未能履行其费用分担义务时，管理人或实施管理、修理行为之人就该住宅所有人的财产有优先受偿权，此优先受偿权除捐税及登记在前之抵押权外，优先于其他债权。 六、关于共用部位、共同设施设备维修基金的问题。 住宅共用部位、共同设施设备维修基金，指专项用于住宅共用部位、共用设施设备保修期满后的大修、更新、改造的基金。建设部《住宅共用部位、共同设施设备维修基金管理办法》（下称《办法》）和《物业管理企业财务管理规定》对其均有详细的规定。 《办法》规定：“商品住宅在销售时，购房者与售房单位应当签订有关维修基金缴交约定。购房者应当按购房款2—3%的比例向售房单位缴交维修基金。售房单位代为收取的维修基金归全体业主共同所有，不计入住宅销售收入。”同时规定：“维修基金不敷使用时，经当地房地产行政主管部门或业主委员会研究决定，按业主占有的住宅建筑比例向业主续筹。”（笔者在此仅谈及商品房。） 在此，笔者仅提出几个问题，以供实践中或立法中注意。 1、《建设工程质量管理条例》第四十条，分别不同情形，对施工单位对建设工程的最低保修期限进行了规定，如对地基和主体工程规定为设计文件规定的合理使用年限，屋面防水工程为5年等。同时建设部《商品住宅实行住宅质量保证书和住宅使用说明书制度的规定》，也要求开发商在不同期限内实施住宅质量保修。《商品房销售管理办法》又对此进一步规定 因此，可以肯定，住宅共用部位、共同设施设备在保修期限内出现质量问题，应该按照上述规定处理，即由开发商或施工单位保修，而不应动用维修基金。因此，有必要对维修基金的使用制订比较详细的管理办法。同时要求物业管理公司和业户委员会在动用维修基金时注意审查有关事项。 2、目前青岛市并未严格执行上述《办法》中的规定，开发商销售房屋时，并未代为收取购房款的2—3%的维修基金。物业管理实践中，继续沿用青岛市物价局、市建委等部门联合颁发的青价房[1998]115号《关于制定青岛市普遍住宅小区房屋共用部位维修费标准的通知》，即按房屋建筑面积每月每平方米元收取。应注意的是，青岛市《通知》自1998年7月1日起执行，而建设部《办法》自1999年1月1日起施行，可见，青岛市地方规定或实践应尽快与建设部《办法》相统一。

物业档案管理是物业管理工作的重要组成部分,在物业管理企业复杂的经济服务活动中具有十分重要的作用。下面是我为大家整理的物业档案管理论文，供大家参考。

摘 要：“物业档案管理研究”是北京联合大学应用文理学院与北京金隅集团有限责任公司(以下简称“金隅集团”)的合作项目。以规范物业档案管理为重点，通过对金隅集团等企业物业档案管理状况的深入调查，掌握目前物业档案管理现状、 经验 与存在的问题，结合提高物业管理水平的要求，提出了一整套物业档案管理 方法 ，系统地阐述加强物业档案管理的必要性与方法。

关键词：物业管理 物业档案 规范化管理

一、规范物业档案管理的必要性

物业档案是物业企业从事物业管理活动时形成的对国家、社会、业主有保存和查考利用价值的各种历史记录。物业档案管理是在物业管理过程中适时地做好物业文件与档案的形成、收集、整理、归档、提供利用工作，促进物业服务水平与效率的提高。

物业档案管理是物业企业的基础工作之一。物业企业综合管理水平对物业档案管理有制约性，而规范物业档案管理对提高物业管理整体水平有不可忽视的重要作用。二者相辅相成。

二、物业档案的构成

物业档案的基本构成如下：

1.物业清册：反映所有物业单元、公用区域状况及权属状况。包括房屋数量、户数、面积、结构、完好情况、产权归属、使用性质等;

2.物业租售档案：包括租售合同、物业权属证明、房屋安全鉴定材料、同意出(转)租文件、公证书等。

3.业主及住户档案：反映各单元业主及住户的情况。包括户主类型、姓名、年龄、职业、家庭人口数量及结构、联系电话、入住通知。

4.物业保养维修档案：包括保养计划、维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、材料单。

5.物业服务档案：物业部门在开展公共服务和专门服务中形成的档案。包括：绿化、环卫、保安、车辆管理、代理出租等产生的档案。

6.物业收费台帐(册)：是物业中各单元业主及住户缴费情况一览档案。

7.物业经营档案：物业企业在开展经营和物业延伸服务时形成的档案。

在上述档案中，物业专门档案是物业管理行业独有，是物业档案规范化管理的主攻方向，可以为提高物业管理水平，改善服务质量提供保障，必须尤其重视。

三、物业档案规范化管理的

基本要求和实施方法

我们通过调研发现，当前物业档案管理中存在的问题有：

首先，缺少统一管理制度和标准，基础工作不规范(分类不统一，案卷形态不统一，保管期限不明确)，操作上随意性较强。即便同一物业集团内部的各下属公司也如是。

其次，多数物业企业的档案没有集中统一管理，而是按内部机构的划分将档案分开存放，使档案的完整性和安全性得不到保证。比如：有的物业公司将售房档案放在上级公司，基建档案和行政档案放在本公司办公室，业主档案和维修档案放在房管部，财务档案则由财务部单独管理。

第三，物业公司与业主之间信息不对称，缺少档案信息公示，是造成管理者与业主(客户)矛盾的主要原因之一。

第四，对兼职档案管理员缺少档案专业培训，没有掌握档案管理基本技能，影响物业档案管理水平。

通过深入细致的研究，依据档案管理理论与操作规范，结合物业管理特点，金隅集团制订了《物业企业档案管理暂行办法》，其主要思路和实施控制要点如下：

1.要规范物业档案管理，首先要建立物业档案管理制度和规范，并明确物业档案管理人员职责。

“制定一套规范，明确一个管理责任者”，并且做到制度配套，操作性强，责任者明确，这是物业档案管理规范化的第一要点。

档案管理制度是物业管理制度体系的组成部分。建立物业档案管理制度，首先是为了完善物业管理的监督机制，发挥物业档案对提升物业管理水平的促进作用;其次是为了以制度的形式来明确物业档案管理责任，约束和规范档案管理行为，提高物业档案管理水平。

物业档案制度和规范建设包括：物业档案管理的业务范围、物业档案分类标准、物业档案归档制度、物业档案整理方法、物业档案保管制度、物业档案开放利用制度、物业档案管理人员的职责规范等。

在金隅集团下属物业企业中，100%都有物业档案管理制度，并有专(兼)职档案管理人员。同时，通过专门的指导和培训，提高档案人员的素质，规范档案工作，从而促进物业档案管理工作。

2.做好物业文件的形成和归档，既是物业档案管理的起点，也是重要的物业基础工作。

物业档案的规范化要从基础工作抓起：按规范形成物业文件、物业文件的归档、物业文件的整理与保管、物业档案的开放与提供利用、档案信息分析与研究等。考虑到当前物业档案管理的实际状况，我们特别强调物业文件的形成与归档两个环节。

①让每一个物业管理与服务人员有意识地、按规范形成文件，并注意积累

要提高物业管理与服务质量，就要求每个业务人员在从事各项工作时，必须遵循业务流程，有意识、规范地形成文件，以此作为工作依据和绩效凭证。

对“文件形成”的控制有两个方面：一是在物业管理制度中，明确每个物业管理环节形成的文件;二是明确每份物业文件的内容和质量(文件上要填写哪些内容，怎样填写)。只有满足这两个要求，才能称之为规范的物业文件。

②严格执行文件归档制度

要将文件归档作为业务流程的重要一环，要求物业管理与服务人员自觉执行，将归档作为每项物业管理与服务业务的收尾。要真正落实这一思路，需要物业制度中有配套的规范，包括每一项服务工作完成后要逐项或定期的验收、检查、绩效评估，同时也检查应该形成的文件质量。

3.突出行业特点，将管理重心放在物业管理专门档案上;完善一户一档的管理形态。

物业企业的档案中往往行政档案、基建档案等管理的比较好，但物业专门档案大多比较松散，随意性强，案卷形态多种多样。

物业专门档案是物业管理行业独有的，实际上，在物业投入使用后，这类档案的重要性将远远超过其他档案，其数量也会逐年增加，理所当然应该作为管理重点。

“一户一档”的管理形态，主要针对物业专门档案中的以户为对象的部分。虽然90%企业有了一户一档的管理，但不同的企业在一户一档的管理中采用的方式并不一样。有的是把每一户的业主档案作为一卷，有的是把整个一栋楼所有的业主档案作为一卷，再将每一户的业主档案作为子卷。

实行一户一档管理，不仅便于对“户”的针对性管理，而且还有利于为业主提供个性化服务，促进物业公司的管理质量与服务品位提升，是体现物业行业特色、保护业主和物业管理企业合法权益的好方式。在法律允许的范围内，还应尽量丰富一户一档的内容，包括收集业主、住户的 爱好 、习惯、联系方式等个人信息资料。

4.以物业管理前期介入为契机，打好物业档案基础，将动态管理落到实处。

在业主委员会与物业公司签订正式委托管理之前，物业公司是由发展商临时与物业管理公司签订 委托合同 ，履行该物业的管理职责。这种委托通常是在物业正式投入使用前，这就是物业管理的前期介入。它可以更好地把握物业设计和施工环节，加强对物业的全面了解，方便日后的物业管理。

档案管理人员在物业前期介入的过程中主要是做好基建审批与验收档案、竣工档案的质量监督和收集。各物业管理企业与房地产开发企业及时协调，提高档案人员的参与度，切实负起检查、监督和指导的责任。

在物业企业接手物业后，档案工作的另一个要点是做好动态管理。因为物业的情况不是一成不变，所以物业档案具有很强的动态性。业主可能因物业的买卖、交换、继承而变更，且物业本身也需要不断进行保养、维修，这都要求相应的物业档案及时随之改变，保持与实际相符。物业公司在管理过程中应采取定期检查、日常维护、跟踪项目等方式来保证动态信息填补及时、无遗漏，保持档案的现实有效性。档案人员及时收集变更的物业文件。

此外，物业企业还通过宣传物业档案对业主的开放性，方便业主对档案的利用，主动公示重要的公共性档案信息;充分利用物业档案信息，迎合住户的服务需求，因地制宜开展物业延伸服务。

总之，物业档案管理贯穿在物业管理的全过程中，提高物业档案管理的水平是为了促进物业管理整体水平的提升。物业企业要真正认识到这一点，并为物业档案工作提供精神上和物质上的支持，对物业管理整体水平再上新台阶将大有裨益。

摘要：随着物业管理在我国的不断发展，物业档案管理的重要性也日益体现。 文章 从物业档案管理的特点，现状及提升建议三个方面阐述加强物业档案管理的意义。

关键词：物业档案管理物业管理加强

中图分类号：G271文献标识码：A

文章编号：1004-4914(2011)09-263-02

物业档案是随着物业管理的出现而产生的，物业管理自产生至今只有百余年，我国引进这一模式仅仅20多年。在这短的时间里，尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节，然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况，又或是收取管理费用、开发经营活动等，都要用到物业档案。如，某住户在收楼后准备先装修房屋，然后才居住。由于装修方案包括改动原房屋的间隔，所以必须先了解原房屋哪些墙是承重墙，哪些是隔断墙壁;装修方案还包括改动原来的电线布置，所以还要了解原房屋的电路布线位置。这些需要了解的信息都记载在房屋的各种图纸中，属于物业档案的一部分。如果物业档案管理得不好。甚至没有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存这些资料的地方去找，甚至会需要重新测量，这就造成了不必要的浪费。由此可见，物业管理工作要能规范有序地开展。加强物业档案管理尤为重要。

一、物业档案管理的特点

1.动态性。物业管理工作，它涉及的方面很具体：管理的对象是物业，服务的对象是物业的业主或住用人。相关对象的情况通常不会是一成不变的。物业可能需要进行维修、养护;业主可能因物业的买卖、交换等权属变更而变更;住用人更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业、业主及住用人的文件材料也要不断地添加变动。这就决定了物业档案管理必须及时准确，动态性较强。

2.完整性。物业档案主要可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、荣誉档案等;另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业日常巡检册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业服务档案等。物业档案是以―个物业单位为对象组成案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁过程，从而需要物业档案管理完整规范。

3.相关性。物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。这就充分体现出物业档案管理与人们的日常生活的密切相关性。

4.灵活性。物业档案和某些档案如产权档案、人事档案相比。具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，像物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐密性，因为它也包含着大量的隐私内容和一定的公司机密。这部分档案内容是不便于公开的，如住户的个人资料、物业中各个单元的产权资料、公司的重大决策等。这就要求物业档案管理必须灵活多变，既不能只存不用，也不能无限公开。

二、物业档案管理中存在的问题

1.企业领导对物业档案管理重视不够。很多物业企业领导认为物业档案管理工作是“安置型”工作。由于领导对档案工作重视程度不够，对物业档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传。长期以来造成了很多企业没有专门的档案库房，档案管理设施设备，档案信息资源开发不足，员工档案意识不强。物业档案利用率低。重“藏”轻“用”。

2.物业档案管理人员素质有待提高。目前，物业企业的档案管理人员往往由前台接待或客服人员兼任，没有专门的档案管理人员。由于领导的不重视，加上自身对档案工作重要性和责任性认识不够重视，很多工作人员存在应付了事的思想，工作不安心，对本职工作缺乏热情;物业档案管理人员平时缺乏一些专业知识的培训，许多档案人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上发展的要求，缺少创新和活力，专业素质和管理水平都有待提高。

3.物业档案收集资料欠齐全。物业档案是通过接收、征集等手段逐步积累起来，物业档案由物业管理文件材料经过整理、归档转化而来的。物业管理文件材料的形成、积累工作直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性，可以说没有收集工作，就不可能有完整的档案。目前很多物业档案管理人员在办理物业档案的过程中往往会收集不齐，一方面工作人员对物业档案收集流程不熟，会忘记一些重要的步骤，如该签字盖章的没有签字盖章等;另一方面对物业档案应收集的文件材料要求不清，如装修申请表中的装修内容填写不完整等。有时业主不交资料，档案管理人员也不及时催缴，时间的延误就会造成失档的现象，从而会导致收集资料不齐。

4.物业档案管理制度不健全。俗话说“没有规矩，不成方圆”。很多物业企业档案管理的相关制度不健全、落实不到位，档案工作缺乏制度化的管理程序。一是档案整理不规范：档案管理人员在整理过程中有的没有按照文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符。卷内资料漏失现象比较普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用;二是档案综合管理力度不够;三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。

三、提升物业档案管理水平的建议

1.领导重视，增强全员档案管理意识。(1)领导要重视物业档案管理工作，建立健全物业档案管理制度，落实责任，加强管理，切实做到把物业档案工作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。(2)组织全员认真学习《档案法》、《档案法实施办法》。加强档案管理、保护档案资料的宣传工作，并不断加强档案法制建设，提高对档案工作重要性的认识，提高全体工作人员的档案意识。(3)配备专业档案管理人员，加大对档案管理人员的培训力度，培养档案管理人员的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想。

2.全面提高物业档案管理人员素质。物业档案管理工作是一项长期性，需要耐心和细心的工作，要提升物业档案管理水平，提高物业档案管理人员素质是基础。(1)档案管理人员要自觉树立 爱岗敬业 精神，认真遵守“忠于职守，埋头苦干，优质服务”的档案职业道德规范，以勤为本。无私奉献，不断培养实干精神和严谨、细致、认真的工作作风。要明确档案工作者的职责任务，既做好档案收集和保管工作，又要不断强化依法治

档意识。(2)档案管理人员要熟悉档案的分类、收集、整理、鉴定、保管、借阅、销毁的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指导;积极参加各项业务培训，与其他单位的档案管理人员相互交流工作方法和经验，不断学习，不断提高。

3.收齐资料，做好整理。(1)要做到档案资料逻辑上的辩学性。档案收集工作做得好与坏，各部门移交的文件齐全与否，直接决定和影响了档案管理工作的质量。档案的内容来自各个方面，在形式上也不尽一致，因此，收集、立卷、归档、整理、著录时一定要遵循规范。做到科学、简洁，起到纲举目张的作用。(2)要做到档案资料的原始性。档案的本质特征是原始性和记录性的统一，绝对原始性指的是档案只能是原件原稿，相对原始性指的是除原件原稿是档案外，有些档案复制件、图书及资料也是档案。这些原始资料对于经营目标的实现、“各以查考性”和物业企业发展战略的确定起着关键性作用。(3)要做到档案资料的可理解性。为了使人们能够完全理解一份档案，就需要保存与档案内容相关的有用的信息。收集到的物业档案信息资料，统一交给档案员集中整理，在整理过程中重点是要根据内容、来源进行分类，做到条理清晰、便于查阅。在整理过程中，可以将档案制成标准化的图、档、卡、册、表。

4.完善 规章制度 ，依法管档。(1)物业企业要建立健全并认真贯彻落实物业企业档案管理方面的各项规章制度，对物业企业档案的归档制度、利用制度、保密制度、保管制度、档案人员岗位制度做出明确而严格的规定，建立动态的管理机制，使档案管理工作有章可循，保证档案管理工作的及时更新，促进档案管理工作的制度化、规范化发展。(2)档案管理人员要严格按照规章制度执行，规范档案管理。一是对档案的使用实行严格的管理，借阅时必须登记后才能借出，归还时须本人来归还签字，档案管理人员对资料进行检查，如有破损，立即修复，严重的要追究有关人员的责任;二是对档案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用电子文件存档时要注意留有备份，以免电脑病毒侵入后中毒，什么档案都没有了，平刚要做一系列的防范工作。

5.大力提高物业档案管理现代化水平。随着信息技术的发展，物业管理手段也越来越先进。当前，不少物业企业在日常工作中已实施“无纸化办公”模式，即通过系统软件开展工作。通过信息技术在物业档案管理中的运用，可以系统地完成文件材料的起草、修改、删减、检索、打印、汇集等工作，使文件的形成、运行等各个环节与办公有机地衔接起来;利用信息技术整理档案，既可以降低人为因素在文件归档中的影响，又可以发挥计算机的优势，减少人工操作，提高工作效率，起到事半功倍的效果。