浅谈外贸单证处理技巧毕业论文

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外贸单证制作瑕疵原因与对策摘要:国际贸易是国与国之间的商品买卖,但由于买卖双方处在不同的国家、地区,商品与货币不能简单地直接交换,而必须以单据作为交换的凭证。因此,国际贸易又称为单据买卖。“在信用证业务中,各有关当事人所处理的只是单据,而不是单据所涉及的货物、服务或其他行为”。“银行必须合理小心地审核信用证规定的一切单据,以确定其是否表面与信用证相符合,单据之间表面互不一致即视为表面与信用证条款不符”。如果单据与信用证有细小差别,开证银行就可不负承付责任。所以,正确地缮制好各种单证,以保证交货后能及时地收回货款就显得十分重要。关键词:单证;瑕疵;对策现行的外贸业务主要是以单据为媒介的,因此,也可将外贸业务称为“单证业务”。不管是信用证结算还是托收方式,单证都是提货和收款的重要依据,单证风险也直接关系到买卖能否顺利完成。在外贸业务中,单证风险主要来自两个方面:一是单证制作瑕疵,单证是不能随意缮制的,必须符合商业习惯和实际需要。缮制单证原则上要做到“正确、完整、及时、简洁”才能减少或者避免单证瑕疵风险。单证的另一类风险来自单据的本质特点和使用过程,在所有的议付单证和报关单证中,风险最大、最多的是信用证、提单、汇票等重要单证。下面根据自己多年制作单据的体会介绍一些常见的单证瑕疵及其防范对策。1几种常见的单证瑕疵实际出口业务中,议付单据的内容必须与其相关信用证的规定严格一致,这是一条常规。但是,卖方要做到每一票议付单据都与其相关信用证的内容完全一致,有时确实很困难。主要瑕疵原因是:⑴当事人的经验不足,成交签约时,买卖双方没有把日后履约时将要遭遇的实际问题考虑周全。加之现行的买卖合同大多是由卖方用其事先印就的固定格式,根据某种具体商品,只填写其中的几个主要条款,然后经买卖双方签字而达成的。这种签约方式的优点是简便易行、节省时间,缺点是固定格式的合同所留下的空白很有限,又不尽合理,不可能把买卖双方、特别是买方对于某种具体商品的一些特殊要求都填写上去。等到买方开立信用证时,他为了确保自身的利益,又不得不在信用证里加列一些合同中没有的条款。在加列条款之前,买方往往疏于与卖方通气和商量。卖方对有些加列条款,由于事先毫无思想准备,收到信用证以后才知道原合同条款有变,而此时木已成舟。这类情况使卖方左右为难。⑵买方通过银行开立信用证,他必须向银行交付一定的抵押担保金,这就意味着信用证需要占用买方的资金。因此,买方开立信用证的时间通常是:工厂从开证之日起开始生产,到交货之日止刚好完工,中间最多只留二周到三十天左右的机动时间以防万一延误。卖方收到信用证后,出口前的一切准备工作必须紧锣密鼓,没有丝毫耽误的余地。我们知道,信用证虽然在实质上反映的是买卖双方的经济关系,但它在形式和运作上反映的却是开证银行与信用证受益人(卖方)之间的买卖关系。运作过程中,开证银行与受益人之间又不能直接联系,必须通过他们的中间人──通知银行、议付银行(当然,二者也可以是同一家银行)和买方来上传下达。如果信用证需要修改,从卖方提出修改要求到他收到信用证的修改正本,即使各当事人都尽职尽责全力以赴,用最快的办事速度,也不会少于十天半月。修改信用证,银行还要加收额外费用(改证费和通知费)。外国商人的金钱观念和时间观念都极强。而且,市场行情也在不断地动荡变化。作为买方,他们都很不情愿改证、展证(延长信用证的装运期和有效期,也是修改信用证的范畴之一),使自己承担更多的费用和风险。2处理单证制作瑕疵的对策我们能不能寻找到这样一种途径,不改证而又能做到一致,从而使出口货物安全及时结汇呢?实践的回答是:在很多情况下是可以的。以下笔者结合实践经验,介绍几个对策,仅供大家参考。2. 1信用证条款中,有些关键的单词写错了或者所指不够明确,受益人应该怎样处理?对于这类问题,出口人要视不同情况区别对待。例如,某信用证上有这样一段文字:…CREDITA-VAILABLE WITH ANY BANK BY NEGOTIATION AGAINST PRESENTATION OF BENEFICEARY 'SDRAFTSAT SIGHTDRAWN ON YOURSELVES FOR 100PCTOFTHE NETT INVOICE VALUE.…此信用证将接受受益人开具的以贵行〈以贵行通知行〉为付款人、100%发票金额、可在任何银行办理议付的即期汇票)。

在XXXXX的实习报告我于X年XX日至X月X日在X进行实习，该公司是以冶金和化工产品为主的国际贸易公司，主要产销国是北美的美国、东南亚地区、欧洲的英国以及南美的巴西等国，该公司有业务部和单证部，财务部组成了贸易主体，我就是在其中业务部门进行实习，我们公司业务部主要负责冶金和化工产品的出口工作，在实习期间，我了解了基本的贸易业务知识，学会了电脑制作外贸销售合同，以及按信用证和T/T要求制作装运及收汇单据，熟悉了通过电子邮件、MSN 、雅虎通与客户进行联系交流和业务人员按工厂要求对外报价，了解了专业外贸公司目前的发展现状，由于今年受到金融风暴的严重影响，对商业的影响尤其是对进出口企业的影响非常大。由于是以冶金和化工产品为主的贸易公司，所以对冶金和化工产品要有一定的认识，所以到公司的第一天，我就对各种冶金和化工产品进行了学习，各种冶金和化工产品的名称主要用英语来表示，如：Ferro silicon, Ferro manganese, Ferro chrome, Silicon manganese, Silicon Metal, Electrolytic manganese flake, Manganese Metal lump, Calcium silicon, Calcium carbide等，了解了各种冶金和化工产品的成分和规格，因为在贸易中产品的成分是否符合合同的要求是一项重要依据，不光要了解产品的学名，还要了解产品的代号，因为合同中往往出现的是冶金和化工产品的代号，同时各种产品的规格也一样重要，因为客户一般都是要先看样品的，在寄送样品之前一定要有符合其要求规格的产品给其看，这样才能进行下面的交易协商的步骤。所以对冶金和化工产品的熟悉程度，是检查一个外贸业务员是否符合要求的基本指标。可以说，我们公司的所有贸易都是建立在对各种冶金和化工产品的熟悉程度之上的。通过几天的学习，把公司要出口的主要冶金和化工产品的名称、英文名称、成分、用途等都有了大概的了解，就开始做基本的业务了。首先是通过整理客户资料，把有用的资料筛选出来，通过把有用的外国客户的公司名称、联系人、电子邮箱等收集好后，就开始通过写电子邮件发送希望建立业务关系的信函。通过邮件、MSN、雅虎通等方式与国外的客户进行沟通。这时主要通过英语进行交流，对英语的要求很高，通过不断的学习，英语也有了很大的进步。对于外贸专业人员而言，不仅要掌握一定的专业知识，而且还必须会用英语与外商交流、谈判及写传真、邮件、书信等。如果专业英语知识掌握不好，就很难展开工作，甚至会影响业务的顺利进行。因此，在实习中要求我们加强英语的学习，掌握外贸专业术语基础。通过与国外客户的交流，确定基本的订单意向，通常在客户下订单之前会给我们业务部相关的order/inquiry，主要针对产品的物理性及化学性，价格及价格条款进行初步确认。目前，由于贸易国际化、市场一体化的趋势影响，产品价格竞争日益激烈，买家已经不仅仅局限在货比三家的原始状态上。因此，客户询盘往往是几个循环才能达到最终共识。而在这期间，业务员通常是面对很多客户询盘，在精力和时间有限的前提下，作为一个业务员如何筛选何为目标客户，何为流动客户，以达到优化业务，能否和客户以后建立长久的合作关系就显得的至关重要了。经过反复洽谈后，得到客户确认的OFFICAL ORER/PURCHSE。接到客户订单，说明开始进入实际的业务操作领域。可以签订对外贸易合同了，这一阶段我们可以通过和客户的谈判确定具体的合同细节，如商检、运输、保险、金融收汇（付款方式）、车站、港口和海关等部门以及各种中间商和代理商。如果哪个环节出了问题，就会影响整笔交易的正常进行，并有可能引起法律上的纠纷。另外，在国际贸易中，交易双方的成交量通常都比较大，尤其像我们出口冶金和化工产品的企业而言就更重要了，每次出口的交易量都在100吨左右，而且交易的商品在运输过程中可能遭到各种自然灾害、意外事故和其它外来风险。所以通常还需要办理各种保险，以避免或减少经济损失。我们还要根据相关的国际贸易法律与惯例，结合我国的实际情况与国际贸易实践经验，以冶金和化工产品出口贸易的基本过程为主线，以具体出口商品交易为基础，针对出口贸易中业务函电的草拟、商品价格的核算、交易条件的磋商、买卖合同的签订、出口货物的托运订舱、报验通关、信用证的审核与修改以及贸易文件制作和审核等主要业务操作技能的一个考验。另外，通过与国外客户确定订单之后，就要处理好订单签订以后的生产、检查货物、租船订舱、装运、报检通关等工作，做好海运提单、装箱单、商检证、保险单、发票、产品质量证明书等一系列与国际贸易流程有关的单据。之前，这些单据我们在上课的时候都有学习过，但是，我们都觉得书上讲的东西理论性太强，实践中一定用不到。但当真正看过这些单据后，才发现理论与实践是密不可分的，此时我们看到的、用到的、正是书上所讲、我们所学的。这些单据大大加强了我们的实践操作能力，也让我们对如何填写这类单据有了进一步的认识。由于国际贸易实务是一门综合性的学科，与其他课程内容紧密相联。应该将各们知识综合运用。比如讲到商品的品质、数量和包装内容时就应去了解商品学科的知识；讲到商品的价格时，就应去了解价格学、国际金融及货币银行学的内容；讲到国际货物运输、保险内容时，就应去了解运输学、保险学科的内容；讲到争议、违约、索赔、不可抗力等内容时，就应去了解有关法律的知识等等。所以我们要想做好外贸工作必须处理好外贸方面的各种关系。在此次的外贸业务实习中，我学到了很多东西，我感觉到了要想做好外贸工作，必须要拓展自己的知识面，要学习如《国际贸易术语解释通则》、《托收统一规则》、《跟单信用证统一惯例》等。这些规则已成为当前国际贸易中公认的一般国际贸易惯例，被人们普遍接受和经常使用，并成为国际贸易界从业人员遵守的行为准则。因此，在学习本课程时，必须根据“学以至用”的原则，结合我国国情来研究国际上一些通行的惯例和普遍实行的原则，并学会灵活运用国际上一些行之有效的贸易方式和习惯做法，以便按国际规范办事，在贸易做法上加速同国际市场接轨。这样我们在做国际业务时就能减少麻烦，能更顺利的完成订单。通过这段时间的实习，使我学到很多东西，尤其是在与客户的交往方面。对于一个成功的业务员来说，先和客户当朋友再谈生意。开始的一段时间我都主动在MSN里以及网上和客户打招呼问好，后来慢慢的我的客户都会开始主动跟我打招呼。有时还会有客户主动打电话过来问候聊天，这样就增进了我与客户之间的交谈及友谊，让客户对我有个好的印象，对业务员来说，这些客户资源是日后最大的潜在力。棘手的客户是业务员最好的老师。客户的抱怨应当被视为神圣的语言，任何批评意见都应当乐于接受。正确处理客户的抱怨：一、提高客户的满意度，二、增加客户认牌购买倾向，三、丰厚的利润。成交并非是销售工作的结束，而是下次销售活动的开始。销售工作不会有完结篇，它只会一再“从头开始”。成功的人是那些从失败上汲取教训，而不为失败所吓倒的人，有一点身为业务员都不可忘记的是从失败中获得的教训，远比从成功中获得的经验更容易牢记在心。不能命中靶子决不归咎于靶子。买卖不成也决不是客户的过错。问一问任何一个专业业务员成功的秘诀，他一定回答：坚持到底。世界上什么也不能代替执着。天分不能——有天分但一事无成的人到处都是：聪明不能——人们对一贫如洗的聪明人司空见惯，教育不能——世界上有教养但到处碰壁的人多的是。唯有执着和决心才是最重要的。记住：最先亮的灯最先灭。不要做一日之星。执着才能长久。一个人到了年老的时候，又穷又苦，那并不是那个人以前做错了什么，而是他什么都没有做。业务员一定要有强硬的心理承受能力。被客户无理轰骂，无理挂掉电话是常有的事情。有次和一客户明明一直谈的好好的，突然就来一句，那就不要谈了，对方就下线了。但是下次再和他谈时，一样要记住保持满脸笑容，声音愉快，好像上次不愉快的事情根本没发生一样。要给客户一个好的印象，也许他就是在考验你，所以要想做好业务员，尤其是像外贸业务员，我们根本见不到客户，更要细心谨慎。在此次实习中，也使我们确实感受到了团队精神的作用。每个人，生活在这个社会中，都必须随时处于一个团队中，不可能孤立存在，我们能够顺利完成此次实习，与我们这一个团队的努力与协作是分不开的。如果缺少了团队精神，我们将是一团散沙，没有凝聚力，也就完成不了订单，业务量也就无从谈起。我们不仅从个人能力，业务知识上有所提高，也了解到了团队精神、协作精神的重要性。相信，有了这一次实习的经历，无论是今后的学习，还是工作，甚至是生活，我都会更加清楚，自己要什么、该做什么、该如何做，怎样才能做好；相信，此次实习将是我今后人生的一个良好开端。相信以后在工作中更能更好的适应工作，做好外贸业务。在学校的象牙塔里待了十几年,一夕之间身份由学生变成了社会人,刚开始真的很难适应,所有的角色和职责都转变了,出来工作,不再有人告诉你,什么你该做什么不该做,也没有老师在旁教你错误如何改正,一旦犯了,就要去承担,这就是社会人的责任.但与此同时，我觉得纵然有再多的无奈，也要学着去适应去克服。实习是每一个学生必须拥有的一段经历，他使我们在实践中了解社会，让我们学到了很多在课堂上根本就学不到的知识,也打开了视野，长了见识，为我们以后进一步走向社会打下坚实的基础，实习是我们把学到的理论知识应用在实践中的一次尝试。通过这段时间的实习工作，让我能够对外贸业务有初步的了解，很庆幸有机会可以接触到客户，这对于我以后的工作和继续深造都是一个很好的平台。外贸看中的还是经验，经验的累积对以后是一笔丰富的财富。虽然开始很辛苦，但是前景很好。实习中同事和经理的对我的帮助很大，告诉我做人做事的道理，教我如何做好业务，在此对他们的帮助表示感谢！以后的路还很长，要学的还很多，我希望能够走好每一步。在我的实习期中，有开心也有难过的时候,有难忘的事情，也有碰到困难问题的时候，这一切我都一直努力地去克服，并尽自己最大的努力去做好！我相信，事在人为，有志者事竟成。而我在未来的人生和工作道路上了，我会更加努力用心的走下去！