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档案的收集整理占用到档案工作中大部分的工作量,是电子档案系统的核心模块,能真正体现出电子档案系统相比传统手工档案管理业务的优势。下面是我为大家整理的电子档案管理系统论文,供大家参考。
[摘 要]计算机技术的发展让不再丢失文件成为可能,利用电子信息管理文件和文档已经是各行业、各企业的日常基本工作,信息档案的建立更是标志着办公自动化的完成,但是与此同时利用电子平台进行档案管理也存在一定的缺陷和风险。如何完善建立电子信息档案管理系统,针对电子信息管理的弊端来采取一定的防范 措施 是一个值得探索的问题。
[关键词]电子信息;档案;管理
中图分类号:TU855 文献标识码:A 文章 编号:1009-914X(2015)17-0175-01
一、 电子信息档案数字化标准
符合规范性指的是在利用信息时,要遵循电子信息使用规则了解信息的来源、阅读和使用信息时不应超出管理规范。严格遵守电子档案信息资源使用规范的相关规则目的在于提升整个电子档案信息管理系统的便利性,方便对档案信息进行采集、整合、存储、传送以及利用并进行统一系统化管理便于反馈和查找。在整个管理系统中精准性、真实性和实时性是需要把握的关键,精准性和真实性保证了档案信息的真实、可靠,实时性保证了档案信息的价值,在管理这些信息时,按照档案价值进行合理利用,充分遵循科学发展规律,符合规范性是管理电子信息档案的首要标准。
符合一致性和完整性指的是档案在经过数字化处理之后要与实际的档案信息内容完全相同并能完整呈现。一致性就是要保证用户在使用电子档案时与真实使用档案有同样的感受,照片和图鉴都要清晰、真实呈现。完整性是要保证电子档案在数字化之后具有完善的结构和内容,保障可以查询到互联网上记载的相关文件,能够清晰明朗档案包含的信息并便于日后查阅。
符合共享性和安全性指的是在提升档案利用率实现共享的同时保障数字档案信息的安全。共享性旨在为档案信息提供一个可以被充分利用的平台,方便信息间的传递和高效运用,而安全性则保障了这一便利的正常使用,安全性的保障不仅要从已经录入的档案信息着手,保证信息不外漏,也要注意在储存和扫描档案文件时做好检测和约束工作。
二、 电子信息档案的风险管理
(一) 电子信息档案管理__
随着 网络技术 的不断发展与信息化的全面推进,给电子信息__也带来了一定的难度。首先,我国的《保密法》在对于保护电子信息档案方面还不够健全, 规章制度 不够明确;其次,档案管理工作人员保密观念淡薄,保密意识有待进一步提高;再次,我国网络信息保密技术相对落后,不能给信息档案带来全方位的保障。
针对以上种种问题,制定一个较为完备的措施来做好信息档案的__是当前急需解决的问题。首先,从制度上说,要完善电子信息档案保密管理制度,有了良好的制度,才能按照制度执行操作和监督。在制度上要注重对信息档案资料的登记、查阅纪录、复制和销毁制度的管理,不同权限的管理员只能按照制度在自己的职权范围内对信息档案进行修改,不能越权执行。为了确保机要信息不被泄漏,做好各层级的__是对信息保密的重要保障,而严格遵循信息档案保密制度才能将这项管理工作落实到位。其次,从管理信息本身来说,加强对电子信息的保管和整理是必要措施。管理档案信息不仅需要对纸质档案信息进行管理整合,对于电子信息还要对磁盘和光盘类文件加密防改写,储存的时候要注意避开有损关盘、磁盘的环境。另外,在涉密档案管理如有必要则需要单独设立一个档案库与办公室和阅览室分开,并对档案库设立门禁系统隔离有损档案文件安全的外界环境。最后,做好__还需要工作人员认真履行电子信息档案查询使用系统相关使用制度,并对电子档案管理系统知识做到及时的更新。遵循电子信息档案使用制度,如借阅档案信息必须授权批准,秘密登记较高的电子档案信息要避免对其进行拷贝,因此要做好防复写加密处理,如工作需要借阅电子档案信息必须加强__,对涉密人员的权限进行严格控制,不得将秘密信息非法外传,借阅时要将整个借阅过程纪录下来。及时更新电子信息化知识,主要针对日益发展的电子信息系统,提高管理人员的专业素质。可以对__管理人员进行定期知识上的更新培训,还可以从多 渠道 、多方式上对保密人员进行 教育 和知识的传导。例如,加强密码加密技术、数据保护技术、鉴别技术等等。只有拥有了高素质的__人员,才能从根本上保障电子档案信息的安全性。
(二) 电子信息档案管理风险控制
风险控制与__是相辅相成的,除了上述对__的阐述外,风险控制也有相应的避免措施。如果说__是事先的、全面的__,那么风险控制则显得更加紧急、更加具有针对性。积极引进最新的信息技术以及制定一系列的规章制度是及时消除风险、预防风险、保护电子信息基础。对风险的控制可以从缓解风险、分散风险以及评估风险三个方面着手。
缓解风险简单来说就是将风险降到最小,将外界问信息的干扰最小化。目前最常见的缓解风险的措施是转移风险,即制定应变计划或者重新布置等手段来恢复受干扰的电子信息减少损失。一定要记住的是,不论什么时候、什么情况下在第一时间对风险情况进行及时处理才是最重要的。分散风险则是利用更改配置设置、外包给分支机构处理、购买 保险 等等方式分散风险,还可以与供应商协调优化原有的电子档案信息管理系统简化风险问题。当然,外包的同时也会存在一定的风险,对这部分的风险需要严格审核外包人员的资质,因此分散风险的关键是要遵守相应的标准。评估风险有助于防范可能发生的风险,对风险进行评估其目的是为了更加科学合理地探究引起风险的因素,并了解风险发生的概率和可能带来的危险性,从而制定出合理的防范方案。电子信息风险是客观存在的难以预测的,其危害性大,只有制定一套完善的风险防范系统才能有效达到控制风险的目的。
三、结语
综上所述,建立一个完善的电子信息档案管理系统不仅要从系统标准上着手进行基础性建构,更重要的是注意电子信息档案管理系统在运用过程中的__和风险防范工作。__需要不仅需要对文件进行加密保护,更重要的是对涉密人员的专业素养及时更新和教育,而在风险控制中,除了及时处理风险问题分散风险和缓解风险外,还应当对风险进行评估,防范于未然。
参考文献
[1]张贵芬.《浅谈信息时代档案管理中的__》[J]. 管理科学. 2013(6):49-51
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[3]黄小玫.《电子信息档案管理技术问题研究》[J]. 公共行政. 2014(3):100-101
摘要:人们在日常生活和工作中形成的有保存价值的照片,一经归档,就形成了电子照片档案。如何科学、高效地管理这些照片档案?显然必须借助于优秀的工具――电子照片档案管理系统。本文从系统的功能设计与管理实践的角度进行探讨。
关键词:电子档案 管理 系统
一、系统功能模块设计的自动化、智能化与人性化原则
电子照片档案管理系统一般包括数据采集、统计、检索、发布和目录打印等五大功能模块。一套优秀的系统应将自动化、智能化与人性化充分体现于上述功能模块中。自动化原则。属性信息和归档信息由软件自动采集,照片号和底片号可根据构成规则自动生成。需要人工操作的主要是内容信息和部分管理信息,约十余项内容。系统为方便用户著录,应提供用户最方便录入、最能提高效率的录入工具,如Txt数据著录模板、 Excel 数据著录模板。大量内容相同的信息可通过下拉式复制拷贝完成,并可无缝导入电子照片档案数据库。自动化更体现在:只要著录的信息准确、规范,就会自动生成各种统计图表;自动生成各种适合纸质相册的照片说明标签、册内目录;根据利用和编研需要提供各种专题目录,如归档照片分组目录、全引目录、专题目录、摄影者目录、年度目录、内设机构照片目录等。智能化原则。利用数据透视功能,数据质检人员可从多个角度观察数据的准确性和规范化程度,对数据进行清洗、转换和规范。如照片号、底片号的查重与构成规则,题名、文字说明、年度、摄影者、拍摄日期等内容信息是否为非空字段。档案员可自主地从多个角度进行统计分析,如可选择专题、机构、年度、期限、册号、组号、照片类型等作为维度,照片号作为计数的度量值,进行单项统计分析或组合统计分析。人性化原则。呈现给用户的前端工具是“数码书架”,既形象又美观,非常贴近生活中的书架和相册。用户可建多个书架,每个书架可建多本相册,每本相册根据需要可放置几十张至一百多张照片。相册的封面、背景、芯页均“可换肤”,还设计了背景音乐、书立和密码。最好用的是它的移植性,管理者只需复制和备份Data文件,就可轻松将我们所做的电子照片包括照片说明等信息移植到另一台装有“数码书架”的电脑中。电子照片管理的后台采用Access或SQLServer数据库,只需点击一个按钮,就能将前台的电子照片和数据著录信息传递并显示在后台数据库中。这些数据库中的信息可非常方便地上传到数字档案馆(室)平台,或转成精美的照片陈列网页,发布到数字档案网站,供多人共享。照片检索提供类似google的模糊检索和高级检索功能。
二、电子档案管理系统的现代化功能
1、数据录入功能档案部门一项重要的工作便对对各种类型的档案(如科技、文书、基建等)进行归档,包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。一旦档案信息录入了归档库,其他用户即可通过(检索子系统)在网上浏览、查询,以及通过(借阅子系统)借阅所录入的档案。此外,(数据录入子系统)还将完成所录入的电子图纸的批量挂接,以及修改后图纸的重新归档等。档案管理人员可以通过该子系统,在自定义的界面下录入、编辑各种档案数据原件的挂接,可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作,并能对文件进行修改和重新归档。
2、数据检索功能检索子系统安装在终端机上,提供检索数据和浏览图纸等功能。用户登录本系统后,首先选择需要检索的档案类型,再用“数据检索”或“分类检索”检索此类案卷或文件信息,若想用本地机上的系统浏览文件,可用“文件浏览器进行设置,在不同的终端上可以有不同的设置互不干扰。在用户权限允许的条件下,可以直接浏览到所需信息的全文,可以下载到本地机上供检索者利用。检索完毕后,应用“退出系统”关闭检索子系统,防止他人盗用用户的身份和权力。
3、统计报表功能统计报表子系统的功能主要是根据用户的要求选择打印数据和制定报表样式。如:案卷目录、文件目录、案卷封皮、备考表等。
4、数据转换功能受网络建设和存储容量的限制,几年前的档案管理软件主要是管理档案的条目信息,为了进行数据转换,首先需要进行转换关系的定义,即指定原来数据库的字段与本系统中某档案类型数据库字段的对应关系。
三、保障电子档案的安全
为保证电子档案的质量,系统应该提供一系列措施保障电子档案在内容、结构上的安全,如它应该能记录下那些因为隐含安全问题而被拒的请求等,以确保电子档案的真实性。为保障电子档案的真实性、完整性,笔者认为应从电子档案密级设定、保密技术使用、系统备份与恢复三个方面着手。
1、保密技术。保密技术主要用于保证电子档案在系统流转过程中的真实性与有效性。电子签名技术、电子水印技术、电子印章技术都是现在流行的电子档案防伪技术。除此之外,一些适合电子档案长久保存的文件格式也可以防止电子档案被修改,如PDF文件格式。
2、系统备份与恢复。系统备份与恢复用于电子档案管理系统在出现突发性事件时的恢复与备份,这项功能是否运行良好直接影响到整个系统的所有实体与功能。仅对利用实体与电子档案使用者而言,如果用户在交了费用但是还未得到电子档案时发生突发性中断事件,系统备份与恢复将记录下用户的交费行为,并在系统的随后运行中将电子档案发送给用户。
3、电子档案密级设定。电子档案密级设定的主要目的在于将用户的权限与相应级别的电子档案相连。根据我国国家标准DA/T18-1999《档案著录规则》,档案的密级可以分为:绝密级、机密级、秘密级、内部级、国内级、公开级等六个级别。笔者认为,鉴于电子档案管理系统是面向广大群众服务的,服务种类多而且广,系统可以根据服务的种类划分更多电子档案的密级,用户订购了哪种类别的服务,则相应具有哪种电子档案的访问权。
参考文献:
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[2]安小米.《城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的理论框架》.《档案学通讯》,2004年第2期
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[4]范小平、徐锦林.《浅谈数字化工作流程中的信息及信息流》.《今日印刷》,2006年第4期
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学籍管理是高等院校学生管理事务中的一项重要工作,在管理过程中涉及大量的数据处理,它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要。下面是我为大家推荐的学生学籍管理系统论文,欢迎浏览。
《学籍管理系统软件计算机应用 》
一、引言:
学生档案管理系统是一个 教育 单位不可缺少的部分,它的 内容 对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以学生档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案,这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着 科学 技术的不断提高, 计算 机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类 社会 的各个领域并发挥着越来越重要的作用。
作为计算机 应用 的一部分,使用计算机对学生档案信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率,也是 企业 的科学化、正规化管理,与世界接轨的重要条件。
因此,开发这样一套管理软件成为很有必要的事情,在下面的各章中我将以开发学生档案管理系统为例,谈谈其开发过程和所涉及到的 问题 及解决 方法 。
二、系统功能
现在我国的中小学校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上,这样的机制已经不能适应 时代 的 发展 ,因为它浪费了许多人力和物力,在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。
我作为一个计算机应用的本科生,希望可以在这方面有所贡献。改革的总设计师邓小平同志说过“科学技术是第一生产力”,我希望能用我三年的所学编制出一个实用的程序来帮助中小学进行更有效的学籍管理。归纳起来,功能大约有以下几点:1.学生信息的录入。不同地域的学生通过各种途径不择地点、不择时间地自主上传自己的基本档案(不合要求的档案可以由管理员及时清除)。
2.学生信息的查询。学生的档案信息发在网上可以让全班、全校的人来查询。使用者可以通过多种方式(学期,年级,班级,姓名,学号等)的查询,查看自己需要的学生信息。
3.学生信息的修改。通过 网络 在任何地方,档案管理人员均可随时对转入、转出的学生进行添加和删除,实现了信息的动态管理。
好处为:
1. 可以存储历届的学生档案,安全、高效;
2. 只需一到二名档案录入员即可 操作系统 ,节省大量人力;
3. 可以迅速查到所需信息。
三.ASP的简单认识
ASP的全称是:Active Server Pages,是在服务器端脚本编译环境,使用它可以创建和运行动态、交互的Web服务器应用程序。ASP可以与HTML页、脚本命令和ActiveX组件组合创建交互的Web页和基于Web的功能强大的应用程序。ASP应用程序很容易开发和修改。所以笔者推荐广大教育工作者在教学工作繁忙的情况,使用ASP来制作适应教学的交互性强的动态网页是非常适合的。
以下罗列了 Active Server Pages 所独具的一些特点:
1.使用 VBScript ,JScript 等简单易用的脚本语言,结合 HTML 代码,即可快速地完成网站的应用程序的编写。
2.无须编译,容易编写,调试方便可在服务器端直接执行。
3.使用普通的文本编辑器,如 Windows 的记事本,或在FRONTPAGE等流行软件中都可进行编辑设计。
4.与浏览器无关 (Browser Independence)。用户端只要使用可执行 HTML 码的浏览器,即可浏览 ASP 网页的内容。 ASP所使用的脚本语言 (VBScript、Jscript) 均在 WEB 服务器端执行,用户端的浏览器不要求能够执行这些脚本语言。
5. ASP 能与任何 ActiveX scripting 语言相容。除了可使用 VBScript 或 JScript 语言来设计外,还通过 plug-in 的方式,使用由第三方所提供的其他脚本语言,如:REXX、Perl、Tcl等。脚本引擎是处理脚本程序的 COM(Component Object Model) 物件。
Server Pages 的源程序,不会被传到客户浏览器,因而可以避免所写的源程序被他人直接剽窃,提高了程序的安全性。
7.可使用服务器端的脚本来控制产生客户端的脚本。
Server Components(ActiveX 服务器元件 ) 具有无限可扩充性。可以使用 Visual Basic 、 Java 、 Visual C++ 、 COBOL 等编程语言来编写你所需要的 ActiveX Server Component 。
由此可见,将ASP技术用于教育任务繁重的教师建设网站是最适合的。
由于笔者本文主题是讲解用ASP技术实现网上 作文 的自动化管理的过,其目的在于由一件具体事例的完成过程来抛砖引玉,使更多的教师懂得怎样在学校网站应用 现代 网络技术 实现网络自动化管理。所以对于网络的一些基础知识不作过多铺垫,下仅列出本文所需基础知识:
1. 懂得基本的HTML语言。
2. 懂得基本的VBScript 或JScript语言。
3. 有数据库操作基础,最少会一种数据库(如最简单的Microsoft Access)
四.网上学生学籍管理实现的目标
主要是对学生信息(如学号、姓名、性别、家庭住址等)进行管理。本模块又分为五个子模块:
(1)录入学生信息
(2)查询学生信息
(3)修改/删除学生信息
其中,学生信息查询不需登录即可使用,其他模块则需要先登录后才能使用。
五.网上学籍自动化管理实现的几个ASP文件简介
从本节开始我们逐渐深入地探讨如何用ASP技术实现以上目标。实现网上学籍的自动化管理和BBS、在线论坛等的建立机制有许多相似的地方,但在数据库的建立或管理方法方面却有许多不同之处。以下笔者以范例的方式来 分析 利用ASP技术来实现的方法。整个自动化管理机制大致可由如下几个ASP文件和一个数据库文件来组成,它们的大至功能如下。
(1) 进入本栏目后的第一显示页,显示本软件总体功能,提供多种对学生档案的管理方式,以及用户的注册。
(2)用于用户的注册。
《 学生学籍管理系统的研究 》
摘 要:本文对学生学籍管理系统的学生成绩管理、学生个人基本信息管理、课程管理、用户(管理员、教师、学生)管理及一些数据的统计与管理等功能进行研究。
【关键词】 管理系统 系统分析 数据库设计
1 前言
随着科学技术和管理方式的不断提高,办公方式、方法和手段已经由手工时代逐步向自动化办公发展。作为走在科学技术最前沿的学校,学籍管理的无纸化、网络化是学校决策科学化、数字化和管理现代化中的重要环节,也是开创学籍管理工作新局面必须走到道路。
学籍是指一个学生属于某个学校的合法身份或者资格的标记,是记录学生姓名等信息的册子,也是认定为某所学校学生的唯一依据。学生参加正规升学考试被学校正式录取后,按指定时间到学校办理入学、缴费、报到手续。由学校统一注册教育部学籍管理系统,获得学籍,它标志该学生以成为了学校中的一员。学籍管理系统是指学校对学生所获得的学籍资格进行管理的系统。
2 系统分析
学生学籍管理系统的总体目标是为学校解决学籍管理工作繁杂且准确性差的问题。彻底代替以往人工管理方式,提高学生学籍管理效率和信息准确性,快捷方便地对学生学籍信息进行操作,节省学校经费开支。加快赶上校园信息化建设的发展步伐。
学生学籍管理系统主要是对针对学生的学籍和成绩两大方面进行管理,为学校学籍、成绩管理人员对学生的学籍和成绩的查询、添加、修改和删除操作提供更好的平台,同时也为学生查询个人考试成绩提供快捷方便的途径。
学生学籍管理系统应具备以下几点功能:
(1)对用户的计算机能力要求较低,操作快捷方便。系统容易安装和方便维护;
(2)保证数据库管理的的准确性和安全性;能够实现与教务管理系统对接,满足学校管理要求。
(3)支持B/S模式,用户可以使用浏览器登录系统。
(4)由于系统涉及到个人隐私信息,需提高系统的保密性,根据各类不同的用户类别划分权限,设置用户帐户和密码。
(5)对学生成绩信息的查询、添加、修改和删除。用户根据实际情况需对某些数据进行修改和删除操作,考虑到记录较多,逐一查找非常费劲,应在进行修改和删除操作前利用查找功能,筛选出用户需要操作的相近记录,然后再从查找出的记录中选择需修改或删除的记录进行操作。
(6)学生学籍信息的查询、添加、修改和删除。此功能与对学生成绩信息的查询、添加、修改和删除操作要求一致,应先查找,然后再进行其他操作。
(7)学生学籍信息的录入。可以手动录入也可以从其他文件(excel或dbf)导入,但必须保证其准确性和有效性。
3 系统功能分析
系统管理,包含对密码的更改、数据字典(指年级、民族等字典项目)的查询、添加、修改和删除等;
用户管理,包含对用户信息的查询、添加、修改和删除等;
成绩管理,包含对成绩信息的查询、添加、修改和删除等;
课程管理,包含对课程信息的查询、添加、修改和删除等;
学生管理,包含对学生信息的查询、添加、修改和删除等。
对上面功能分析后进行集合,根据结构化程序设计的要求对系统功能进行分块。学生学籍管理系统功能模块图如图1所示:
4 数据库设计
学生信息:包含学生的学号、姓名、性别、民族、出生年月、生源地、家庭地址、联系电话、系别、专业、班级、入学年份、政治面貌、身份证号、学生状态等;
用户信息:包含用户名、密码、用户姓名等;
成绩信息:包含学生姓名、学号、课程编码、课程名称、考试方式、考试成绩、正考或补考等;
课程信息:包含课程编码、课程名称、课程总学时、理论学时、实验学时、课程学分、课程描述、考试方式、教师编号、教师姓名等;
数据字典:在增删改查过程中,能选择的就要使用列表框选择,以达到统一完整的目的。包括的数据项有使用标识、用户类型、入学年份、省份、政治面貌、民族、考试性质、学生状态。
5 详细设计
系统管理
登陆系统:起始页面为登陆页面,点击“登陆”按钮,若用户名、密码不匹配,则系统提示错误重新填写。若正确,则进入主功能页面。
修改密码:进入后列表显示所有课程信息,每个条目包含编号、名称、学分、学时、教师、是否使用等信息。
数据字典维护:数据字典维护功能可以进入系统数字字典维护页面,该页面可以对系统各处引用到的字典进行维护,包含学生的年级、在校状态、性别、政治面貌、班级等。
用户管理
学生管理:进入后列表显示所有学生个人信息,如学号、姓名、性别、系别、班级、专业、出生年月、家庭地址、联系电话、民族、政治面貌、学生状态等信息。
教师管理:进入该项功能后用表格形式所有教师信息显示出来,每个条目包含编号、姓名、是否使用等信息。
课程管理
进入后列表显示所有课程信息,每个条目包含编号、名称、学分、学时、教师、是否使用等信息。
成绩管理
进入后列表显示所有成绩信息,每个条目包含课程编码、课程名称、学生学号、学生姓名、学生班级、考试类型、考试成绩、操作等信息。
6 结束语
学籍对学生来说是非常重要的数据信息,而学生学籍管理系统就是用于管理这个数据信息的管理系统。该系统对于学校的管理者和学生都至关重要,应为用户提供快捷的录入、修改和查询功能,以满足各种用户的需求。
参考文献
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工程档案管理不仅是工程建设管理的重要组成部分,而且渗入到工程建设的各个环节,其通过管理点的有效控制与调整,有效保证了建设施工的质量。下文是我为大家整理的关于工程档案管理本科毕业论文的范文,欢迎大家阅读参考!工程档案管理本科毕业论文篇1 浅析建设工程项目档案管理 建设工程项目档案管理工作在当前社会背景下,有着十分重要的作用。本文从档案管理的重要性、档案管理现存问题、提高档案管理水平的措施三个方面来对建设工程项目档案管理进行研究,旨在为提高我国建设工程项目档案管理工作提供一定的理论依据。 1.档案管理的重要性 档案管理是否科学、有效对建设工程项目的顺利进行起着举重若轻的作用。当前,档案管理工作的重要性已经被逐步的淡化了,许多人的重视档案管理意识薄弱,忽视档案管理的重要地位。档案是记录历史工作与信息的载体,它能够为建设工程提供查考的依据。档案是历史的真实再现,它还原的历史不像一些历史传记一样还有一些故事性情节,而是完完全全的数据再现,是备查的第一手参考资料。 档案是在建设工程项目进行的过程中直接形成,而不是在建设工程项目完成之后由后人编写的,这样,就客观地记录了建设工程真实的历史情况,是最可靠的凭证。另一方面,它保留了最准确的历史痕迹,比如,有的一些档案则是当事人的亲笔手稿,有的则是工程领导人或相关人员的亲笔批示或签署;大部分文件都盖有工程单位或个人的印章;有些材料则是照片、录像及录音带,这也是档案具有凭据作用的最佳证明。 2.档案管理现存问题 档案案卷不完整 档案案卷的完整性是档案的重要属性之一,内容残缺的档案不能够反映出真实的建设工程情景,不能够体现出建设工程项目档案的重要价值。虽然现今大多数国家及省市级重点建设工程项目的档案是比较完整以及系统的,但是还是有一些建设工程项目的档案不完整,其表现为以下几个方面: (1)建设工程项目的有关质量保证方面的材料不全面,档案所保存的主要材料实验报告在数量及内容上均达不到标准要求。 (2)有些档案缺少建设工程的质检报告等材料,还有部分档案没有产品出厂合格证等文件证明。 (3)部分建设工程项目缺少文件资料的签章手续,设计图纸发生更改但是没有盖上设计变更章等,这些都会使竣工档案残缺不全,留下隐患。 档案信息不准确 建设工程项目档案是否准确,会在一定程度上削弱档案的利用价值。建设工程项目档案信息不准确有很多方面的原因,其主要体现在以下几个方面。第一,在填写试验报告时,前后日期不相对应,影响后来查阅者的判断;第二,在归档划分建设工程项目的专业时,出现归类不正确。比如说在建设工程项目复杂、工期短的情况下,为了保证工程的及时完成,就没有记录在工程中大量变更的设计。 档案管理不系统 建设工程档案管理的系统性是其有效性地前提。通常来说,一些建设工程的档案管理人员并非科班出身,其专业水平有限。在此条件下,档案管理工作就不能专业、系统地进行。这样一来就会出现很多问题,其主要体现在以下几个方面。第一,建设工程项目的科技文件等严谨性材料并没有按照一定的顺序进行排列,顺序混乱就会严重影响查阅人员的有效查看。第二,有部分的建设工程项目的有关管理文件的材料并没有依照问题、时间或者是重要的程序进行排列。这样一来,就一定会使档案混乱,难以形成系统管理,为将来的档案卷宗查阅工作留下了很多不便之处。 3.提高档案管理水平的措施 提高档案管理的科学化水平 要提高建设工程项目档案管理工作的科学化水平,一方面就是要利用先进的信息技术进行合理、有效的管理。计算机的迅猛发展使得各大行业争相利用,为的是提高自身工作效率,建设工程项目的档案管理工作自然也不例外。利用计算机技术,将以纸等其它物质为载体的档案资料转化为数字化信息,建立相应的数据库,实现档案资源的准确归类,使查阅档案更为便捷。与此同时,要建立档案基础平台,使档案在最大程度上实现共享。 提高档案管理人员的专业素养 档案管理人员是否具有较高的专业水平以及较高的职业责任感,是档案管理工作能否顺利进行的关键。要提高档案管理人员的专业素养就要严格招聘制度,严禁人情招聘。另外,要定期地对档案管理人员进行培训,没有检验就没有进步,每参加完一次培训工作就进行一次考试,对考试排名在前者进行精神和物质上的奖励,比如可以发放一些日常生活中需要的小奖品,以及评选先进档案管理人员,根据得到先进的次数晋升职位和加工资。对考试排名在后且不合格者,登记在册,进行职位调整等相应的处罚。 加强档案管理的制度建设 无规矩不成方圆,现代企业的建立以及工作的进行都离不开制度的建设,要加强档案管理工作就必须加强制度建设。完善、细化各项制度,建立起行之有效的人才管理制度、监督考核制度以及档案管理制度等,使档案管理工作的机制体制更为健全、规范。比如说建立起有效的上通下行人才管理机制,使工作突出的同志能够获得相应的晋升,而工作不合格的同志必须下调。这样,能有效地激发员工工作积极性,使档案管理工作效率更高。 4.结语 我国建设工程项目的档案信息不准确、材料不全以及案卷丢失等问题,凸显了档案管理工作的不到位,形成了建设工程管理隐患。在生产力水平高速发展的当今社会,建设工程项目越来越多,档案管理工作难度加大,在此情况下,我国档案管理水平亟需加强。 工程档案管理本科毕业论文篇2 浅谈市政工程档案管理的加强 市政工程档案管理工作往往需要具备专业性与系统性,为此这就需要档案管理专职岗位人员能够具备专业内的管理知识、服务体系流程、以及现代化信息产业技术等,并将它们能够熟练运用到实践中去。也就是说,市政工程档案虽然能够提供给作业人员与业内人士便利的信息资源,但是其工作涉及到的各项繁琐因素也较多,这就需要现代化作业管理手段的实践运用才能进一步提高管理成效。即现代市政工程档案管理应当结合信息技术产业的相关实践处理技能进行高效管理,如对档案信息的组织化管理、规范化管理、以及系统化管理等,充分发挥计算机的检索功能等,即使得数据库资源能够充分利用。 1 市政工程档案管理的重要价值与指导意义 市政工程档案内容涉及到市政工程基础服务设施的城市规划问题、工程作业范畴内的管理手段、处理经验等,完善的市政工程档案能为城市规划系统正常运作提供重要物质保障,有效控制不必要的勘测设计及资源浪费和闲置,进而控制投入成本,创造出使用价值与社会效益。 市政工程档案是城市规划编制的重要依据 城市规划问题是市政工程作业系统中的重要组成部分,而市政工程档案确是城市规划相关问题的主要参考依据。也就是说,市政工程档案对城市规划编制的指导意义与价值极大,只有依据工程档案才能实现市政规划的合理部署与调整;另外,城市市政新项目的规划与旧城改造问题都需要了解城市原貌的基础情况。如,公路交通、地下官网施工、市政给排水工程、供暖供热、以及包括抗洪救灾等问题。由此可知,市政工程档案管理工作的质量决定了城市总体规划的数据信息的真实程度,即城市规划编制的质量与真实可靠程度。 利于健全市政工程质量保证体系 我国《城市建设档案管理规定》中明确指出,工程档案质量不合格,将无法进行项目竣工交验。另外,《建设工程质量管理条例》也明确了相关规定,要求建立完善、健全的工程项目档案,否则会根据档案内容完善程度做出惩治举措,即给予一定程度的处罚。此外,现代市政工程档案管理必须要结合现行相关法规条例做出具体的档案管理改进举措,才能为市政工程建设提供技术支持,保证市政工程项目的整体质量与安全功能,逐步完善市政工程的质量保证体系的各项建设内容。 为市政工程施工技术管理提供依据 市政工程项目档案中记录着城市规划系统中的基本情况,城市规划局或相关单位可对基础设施工程进行具体分析,编制并建立出符合工程项目作业、管理所需的项目方案。如,公路交通板块的技术档案能够为路桥、公路建设提供决策依据,从而能够结合其工程特点确立出投资规划与具体施工工艺等。特别是地下管网及周边建筑作业的质量控制点,都与工程技术档案的存在密切联系。并且,在这些市政项目参建之际直至完工之后的各项技术资料、凭证等还能作为后续城市规划项目的主要参考依据,进而实现了市政工程基础设施建设的持续化与长远化发展。 2 强化市政工程档案管理的实行对策 现代城市规划的工程建设与工程技术档案管理关系密切相关。市政工程技术档案是现代工程建设的技术基础,是最原始工程技术形态的体现,所以档案管理效率的提高,势必会为工程实践建设阶段提供技术保证,保证各项施工技术文件与工程实践建设的高度统一。 制定标准化市政工程档案 市政建设各单位及各级部门应执行《城市建设档案管理规定》,加强市政工程档案的收集、整理、归档工作,以此确保档案入馆的及时性、准确性、完整性。市政工程档案标准化才能实现其规范化管理。建立统一标准化市政工程档案是城市管理的要求,实现城市可持续发展的必备条件。市政工程档案应该严格 遵守《建设工程文件档案整理规范》的要求,从档案的到入卷、归档验收、移交达到档案的标准化 管理。 强化市政工程的自动化特性 当前产业化 经济提升十分迅猛,城市化建设 发展水准也不断提高,尤其是随着国家中央文件及相关地方政策的全面贯彻,现代市政工程建设标准也愈发面向严格 化、规范化势头发展,产生大量的高质量市政工程项目。为此,市政工程档案也必须顺应形势发展需求,同步当前形势需求做出内容更新与突破。尤其是随着现代档案管理由过去纸质管理走向了现代自动化集成方式的管理模式。即市政工程档案管理文件由纸质文件、文字性数据过渡转向了更为先进的 计算机数据库形态管理,使得各级城市政工程实现了 网络化实时监控管理,从而一旦城市规划建设中的市政工程出现建设缺陷或管理漏洞时,能够有针对性的找出症结所在。为此,各级地方城市市政工程档案管理部门应当对档案管理建立出健全的审核检查机制,从而才能确保工程档案的价值与其完整可靠程度,为工程建设施工提供准确技术数据。而审核建设机制的目的是为了能够对档案进行重点调审,从而不断完善市政工程档案数据的技术性参数与相关专业化理论等。 加强市政工程档案管理从业人员的业务素质 首先,应对市政工程档案管理员加强科学管理意识的培养,使其具备高度的 工作责任感,良好的 职业道德,拥有较好的档案管理的知识和管理技能。因此,档案管理员应进行档案专业知识的学习,优化知识结构,提高综合能力,做好市政工程档案的管理工作。其次,强化档案管理工作流程的执行管理能力。在信息产业技术高速发展的知识经济时代背景下,档案管理工作的信息数据高度自动化 应用模式也加速形成,如技术文件的形成、运作、以及转换等都需求一定的专业技能知识去处理,从而才能实现市政工程档案的数字化与网络化管理。 因此,综合型档案管理能力是档案管理员所必须具备的能力。再次,利用信息技术整理市政工程档案。利用计算机等信息技术手段整理档案,能够提高工作效率,减少人员负担;利用计算机模拟人工立卷,并按类别将内容打印出来,成为检索工具的替代物,提高文件归档工作效率。最后,档案管理从业人员应当继续实行二次 教育,即本着从实际工作角度出发的工作心态,树立起务实工作责任意识,按照不同职责分工,以多种渠道或方式进行二次教育。其主要目的是为了提高自身行业工作 经验与各项体系专业知识,从而才能更好地投入到市政工程档案管理工作中。 3 结语: 总体来说,为了提高市政工程项目建设的执行效率与质量,在市政档案管理上面就必须做足准备工作。尤其是加强档案管理流程的开发与应用,实行效率化与标准化的管理集成模式,以此才能为市政工程建设提供技术保证与决策支持,促进城市化进程建设工作实现持续化发展。 参考文献: [1]李勤. 市政工程档案管理中的常见问题与对策[J]. 上海档案, 2007,(08) . 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