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yuyu88yuyu
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RedWeiPrincess

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办公室行政管理工作效率的提升办法论文

在日常学习和工作中,大家都尝试过写论文吧,论文一般由题名、作者、摘要、关键词、正文、参考文献和附录等部分组成。相信写论文是一个让许多人都头痛的问题,下面是我为大家整理的办公室行政管理工作效率的提升办法论文,欢迎大家分享。

摘要:

近年来,随着我国经济发展质量效益持续提高,在促进行业快速发展和提高企业市场竞争能力的同时,也进一步加剧了企业之间的良性竞争。本文深层次探讨了作为企业核心管理部门之一的办公室,怎样有效提升行政管理实效性,以及从这个纬度涉及到的企业发展,从而更好的服务和支撑企业长期更有质量的发展。

关键词:

企业发展;办公室行政管理;工作效率;途径研究;

引言:

在企业办公中,办公室工作具有服务性、综合性、协调性、严谨性和准确性的管理特征,办公室处于“枢纽”位置、“信息”中心。当前企业在快速发展,进一步做大、做强、做优,企业办公室管理必然会面临新问题、新挑战和新机遇。为了更好的履职和发挥办公室行政管理功能,我们需要重新定位,革故鼎新,提升工作能力,提高工作效率和水平,定期优化和升级管理体系。

一、企业办公室行政管理工作的作用

办公室作为行政管理部门、企业决策辅助部门:

(1)具有参谋助手作用,为企业管理者提供决策信息、数据,做好公文处理、材料撰写、工作调研、会务组织、督办工作、综合协调工作;

(2)具有综合服务作用,落实印信管理、档案管理与服务、保密工作、OA系统运维等工作;

(3)具有应急协调作用,抓好信访工作和应急管理工作;

(4)具有统筹保障作用,推进行政资产管理、后勤事务、食堂管理等工作;

(5)具有形象展示作用,做好接待服务、车辆管控等工作。

二、企业办公室行政管理工作现状

(1)人才队伍结构性矛盾突出。企业规模和体量的快速增加,需要相应匹配的人力资源作保障,当前企业还缺乏够硬的“笔杆子”和成熟专业的基层办公室管理人员,高学历、高素质、高能力、专业性的办公室综合人才缺口较大,人才队伍建设还需要持续发力,工作能力、专业能力和业务水平还不能满足当前办公室工作的需要,其中在基层单位(项目部)尤为突出。

(2)培训教育提升工作不系统。办公室系统新入职人员较多且流动性也较大,对企业规章制度和办公室工作没有完全掌握和适应,难以准确制定科学、长期、有效的员工系统教育培训计划,并严格付诸实施落实。我们不仅要重视人员引进,更需要重视人员培养和加强业务能力培育,面对现在的管理问题和痛点,企业应系统规划、科学谋划,按照“缺什么补什么”的原则,优先解决当前急需。

(3)工作绩效需要提升。办公室不仅要管好“俗事、小事”,还要从中跳出来管“大事”,围绕企业中心工作,提高站位,从全面、高端、深度的角度分析问题,对事关企业发展的深层次问题研究、发展战略制定、工作督办等工作深度参与,以优秀的管理成果体现管理工作绩效。

(4)管理标准化需要落实和巩固。企业的长期成长发展,必然形成了一定数量的优秀管理成果,需要我们继承和发扬,如适合企业的管理制度、工作流程、操作标准等,这些基础性的管理标准化不能丢掉,应该一直坚持不懈。

(5)办公信息化工作滞后于企业发展。信息化时代,办公室处于企业的“信息”中心位置,要确保信息的高效传递。企业OA办公系统还需要持续改进优化,信息集成还没有彻底实现,条块式信息填写、报送还没有解决,办公室信息系统还没有和企业其他自建系统高度融合。我们应当及时收集各部门反馈意见和使用过程中发现的问题,采取统一措施,认真加以研究解决。

三、提升企业办公室行政管理实效性的方法

1、规范基础业务,管理工作实现“六个提高”

(1)提高人才素质,改善人才结构。办公室要强化体制机制创新,在人才引进、评价、选拔、流动、激励等方面进行探索创新,用好当前在岗的一批,储备后备一批,紧缺引进一批,选好、用好办公室人员;坚持以事选人、以岗选人,使用品行好、思想活、业绩优的年轻人员,特别是在艰苦地区工作过、业绩突出、项目一线的优秀办公室人员优先使用。

(2)提高履职能力,加强培训教育。落实局、分公司三年人才培训计划,针对办公室需求,分类制定培训专题,推进办公室从业人员履职能力提升。针对写作等基础能力,可以从国家政策、产业布局、集团和局发展战略等方向着手,不断增强写作能力。还可以根据当前经济热点进行探讨和研究,加强对行业文件的学习,掌握精髓,不断提高政治素养和业务素养,筑牢履职根基。

(3)提高公文质量、流转效率,保证公文权威性。转变工作作风,切实加强公文时效性的监督和跟踪管理,对企业各部门、基层单位(项目部)公文工作进行帮助指导,严格执行《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》要求,确保公文的有效性和传阅时效性,同时我们还要按照上级的统一部署要求,对重要文件流转时间进行动态掌握、限时督办。

(4)提高档案管理效率,服务企业发展需要。档案是企业发展的`见证,也是企业历史的保存。要发挥档案的功效和改善档案的利用率,方便企业部门之间的资源传递和共享,借用电子档案馆的建设,优先采用电子档案保存方式,以数字化形式存储,加强档案的保密性,升级档案的运维服务管理体系,建立完整的档案管理制度,从而达到更好的资料收集和整理、更好的服务企业的目的。

(5)提高应急管理能力,助力平安企业建设。强化企业应急管理体系建设,建立稳定高效的应急管理机构、应急救援组织,打造具有较强能力的应急救援队伍,统筹做好信息的应急预警发布,保证信息收集及信息传递渠道畅通,拉通管理系统的盲区,横向到边、纵向到底。把系统之间的应急管理整合作为重点,依托应急管理平台化,打造各司其职,一致行动的应急管理体系,以此来达到应急管理规范化和科学化。

(6)提高管理标准化水平,规范部门适应性建设。按上级要求,持续推进企业本部和基层单位(项目部)办公室岗位设置和职能职责标准化建设,努力实现办公室组织体系标准化;持续推进办公室系统管理制度体系建设,以信息化、专业化、流程化为抓手,明晰办公室系统业务工作流程、操作标准,确保实现业务流程标准化;积极推进项目部办公区、生活区临建设施办公家具、办公用品标准化配置,推动实现项目管理标准化。

2、突出工作重点,强化“六项职能”

(1)强化参谋助手职能,提升决策服务能力。围绕着企业发展战略和中心工作,建真言、出良策、谋发展、报信息、抓管理,提高调查研究工作质量。课题选择要从前瞻性、预见性、长远性给予考虑,对课题研究即要深度又要广度,尽可能多方面获取第一手真实的材料,大兴调研之风,问题导向,结合重点工作推进落实情况,努力形成一批有实效性、针对性、指导性较高的调研成果。

(2)强化工作督办职能,确保重点工作落到实处。以督办工作为抓手,重点抓落实,按照时间节点,监督检查工作是否围绕企业决策推进,并找到问题症结原因,对于长期督办事项还要强加过程跟踪,将每项工作落实。除此之外,还要加强对经理办公会议决策及上级领导批示文件和代办事项进行落实。

(3)强化综合协调职能,提升组织协调力。办公室不仅要想领导之所想还要想领导所未想,提前掌握日程安排以及行程变动信息,正确协调领导需要参加的各项活动。在工作安排上优先考虑重大项目经营、重要业务开展、上级决策和重要会议,要不断增强工作的积极性和提高工作应变能力,处理好突发事件,高效的协调跨部门、职能会议和工作。

(4)强化综合服务职能,提高服务意识。根据企业工作部署和部门需求计划,我们需要提前对重大会议、重要活动、重要客人来访接待等做好各项准备工作,不断改善和提升后勤事务管理,提高公务用车服务质量,打造温馨、健康、安全的服务体系。

(5)强化运转保障职能,做好日常工作。办公室工作贵在日常坚持,为保证各项工作有效率、有质量的运转,我们要本着“精简高效”的原则,加强企业各部门、单位之间的统筹、集约、高效、创新、共享的管理理念,严格执行落实办公、办事、办会的规章制度。

(6)强化信息化支撑职能,推动企业高效管理。随着信息技术的飞速发展,各个行业都在采用先进的信息技术,为企业管理插上腾飞的翅膀,比如企业的交建云商差旅专区和电子超市专区的推广应用,不仅方便了企业机关本部和基层单位(项目部),还极大地节约了成本和时间,达到了集中采购的目的。

四、结束语

综上所述,随着时代的进步,社会的发展,企业管理需要办公室发挥越来越重要的作用,做好办公室行政管理工作,可以助力企业更顺畅的运转、更有竞争力。只有正视办公室管理工作的现状才可以不断提升管理实效和管理水平,企业可以根据各自的管理实际,制订更加切实有效的提升举措,推动办公室行政管理更上台阶,更好的服务于企业。

参考文献

[1]刘燕.提升企业办公室管理工作成效的路径探索[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2018,(11):5-6.

[2]周密.企业提升办公室综合管理效率的策略[J].企业改革与管理,2018,(22):49,57.

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奕彩彩绘

要做好企业督办工作,必须依靠现代科技手段,就比如蓝凌、天纵、teemlink等大型企业就提出一些解决方案,利用快速开发平台建设一个安全、易用、高效的督查系统;事项执行及时反馈、过程监控、信息共享,提高督查督办的时效性、实效性;以信息化促进政务督办工作的创新,提升督查督办工作水平。各部门对分配的督查事项进行信息管理,进度情况上报、审批、调度等操作。系统对正常办结、超时办结、延迟办理等事项,用多种颜色加以区分,并可通过短信方式提醒,催办到期事项,对其进行数量统计,实现行政管理透明化。为领导科学决策提供有效数据支撑。

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天天有阳光

督查督办工作是各企业确保领导决策得以顺利贯彻实施的重要手段,对于确保各项工作任务的完成具有十分重要意义。很多企业开展了督查督办工作,取得了一定的效果,但也发现存在一些问题,应引起各级领导的重视和关心。一、认识有偏差。一是夸大督查工作的地位,认为既然是督查,就要直接参与决策实施,就得有职有权,不然督查工作就无所作为,名不符实。二是低估督查工作的作用,认为督查工作可有可无,上有领导,下有群众,自己无职无权,能去督谁查谁,弄不好还要得罪人。三是从领导的角度看,思想上往往重视调查研究,重视决策部署,重视开拓创新,而围绕目标抓落实方面往往重视不够。尤其是对决策目标的落实情况,对基层工作中存在的一些突出问题,由领导牵头督查、批示督查,安排的比较少。二、体系不完善。从实际情况看,督查工作是办公室的一项重要职能,但县级办公室没有设立专门的督查机构,也没有专职人员,很少有计划、有目的、有组织地开展督查。上级也很少召集专题会议专门研究部署督查工作。上级办公室对下级办公室的考核,也仅仅局限于信息、宣传等,督查工作也不是重点。督查权威难以树立,做了没人说好,不做没人说坏,多做了多得罪人,不做不得罪人。督查工作缺乏一套完整的体系,难以有效全面开展。三、重点不突出。当前办公室督查工作仅仅停留在文件督查、电话催报、会议汇报、信息简报反馈等工作上。如何紧紧抓住年度工作要点、阶段性工作重点、领导思考的焦点、纳税人反映的热点、税干和基层反馈的难点等内容,有系统地开展督查,还缺乏应有的力度和措施。四、效果不明显。由于体系上的不顺畅,加之督查工作本身就是一项找问题、找不足、找缺陷的工作,是一项得罪人的工作,因此,主动开展督查的很少,即使偶尔开展,也只能是讲成绩头头是道,讲问题一带而过,报喜不报忧。督查工作作用显得非常有限,督查工作效果没有充分显现。要解决以上问题,充分体现督查工作应有的地位,发挥督查工作应有的作用,笔者认为必须做到以下几点:一、统一思想,正确认识督查工作性质。督查是确保各项税收任务完成的重要手段,也是抓落实的重要工作方法。作为领导者,其主要任务一是作出决策,二是抓好决策的落实。落实是决策的生命,督查是落实的保障。抓督查就是抓落实、抓效能、要成果。从某种意义上说,抓决策的落实比作出决策更为重要,也更为困难。通过督查,能及时发现工作中的不足和问题,及时纠正决策中存在的偏差,进一步完善管理措施,为新的正确的决策奠定基础。长期以来,基层工作存在一个薄弱环节就是布置多、督查少,这不仅影响了工作,而且容易产生政令不畅的后果。另外,督查是办公室的一项职能,是一项领导的授权行为,是一项辅助性工作,对办公室来说,它是秘书性、从属性和服务性的,不同于纪检、监察等职能部门,更不是握有生杀大权的“钦差大臣。二、加强领导,树立督查工作权威。围绕税收工作重大决策和阶段性中心工作,要建立领导班子成员抓督查、抓落实的责任制。 要按照班子成员分工,将督查任务分解细化,逐一落实到人,使每一位领导同志既担当起指挥员、调度员,又担当起督查员,形成人人抓督查、促落实的良好氛围,使督查工作纳入经常化、制度化、规范化轨道。领导要充分发挥办公室的督查职能,根据不同时期、不同阶段工作重点,多给督查人员出题目、交任务、压担子、定计划。同时,要主动启动领导的推动力,发挥领导的影响力,对督查人员和督查工作给予必要的支持,尤其在重大任务落实等督查中遇到困难和阻力时,领导更应亲自参与、大力支持,树立督查工作应有的权威。三、明确目标,抓好重点工作督查。一要紧紧围绕年度国税工作要点、牢牢抓住年终目标考评内容进行督查。年度工作要点是经过一定程序,反复讨论和论证的,是年度工作的纲要;而年终目标考评内容是一年中围绕年度工作要点应做好的具体工作。对此要明确目标、任务、措施、时间进度、要求、责任单位和责任人,并按时间进度要求抓好督促检查。二要紧紧围绕阶段性中心工作进行督查。尤其是对专题会议、文件要求,阶段性中心工作的布置和安排,重点抓好督查。三要紧紧围绕上级及领导的关注点进行督查。日常工作中要注意吃透会议和文件精神,领会领导意图,理解领导工作思路,在此基础上选准工作重点进行督查。四要紧紧围绕纳税人关注的热点、焦点进行督查。通过选择社会影响面大、具有典型意义的问题进行督查,发现问题、解决问题,以点带面,树立良好的国税形象。五要紧紧围绕基层反映的难点进行督查。通过督查,纠正决策中的偏差,为基层排忧解难,促进工作落实,四、配强队伍,提高督查人员素质。在配强队伍方面,一是充实督查人员。在条件许可的情况下,应在办公室设置专职督查岗位,并加强对督查人员培训。二是各级领导要关心督查人员的政治、生活待遇,让他们有位、有为,为他们工作创造良好的外部条件,充分调动他们的积极性、主动性和创造性。三是把督查工作与工作实绩、干部考察、使用相结合,从而进一步激发督查人员的工作热情。另外,督查人员的素质高低,直接影响督查质量和效果。作为督查人员,一要确立坚强的党性观念,要以对国税事业、对领导、对工作高度负责的精神来对待督查工作。二要遵循实事求是的思想路线,尊重客观事实,敢于讲真话,报实情,敢于反映问题,不掺杂个人私念,不计较个人荣辱得失。三要提高业务技能,既要有较高的政治修养、高尚的道德情操,又要有较强的协调能力、组织能力、文字综合能力和口头表达能力。四要注意深入实际。督查人员对决策贯彻落实情况没有深切的了解和对实际工作的亲身感受,就很难对错综复杂的情况作出正确判断。从事督查工作人员决不能满足于看材料、听汇报,必须深入到工作第一线,了解情况,掌握第一手资料,才可能对所要反映的决策落实情况作出正确判断。五要掌握正确认识问题的方法。做好督查工作只凭满腔的工作热情还不够,必须学会运用马克思主义唯物辩证法来观察问题、分析问题,对通过督查掌握的大量纷繁复杂材料,去粗取精,去伪存真,由此及彼,由表及里地分析,抓住其本质,作出准确而精练的概括,再把客观情况准确地表述出来,呈报给领导。五、完善体系,建立多层次多方位的督查机制。要使督查工作卓有成效地开展,必须建立一套“立体、多元”化的督查体系。一是部门领导督查。各单位领导通过月度、季度、年度工作考核,对本单位各个岗位进行督查,纠偏纠差,并按照岗位责任制要求,给予相应的责任追究。二是职能科室(局)督查。由机关职能科室(局)对专业工作进行督查,充分发挥职能部门对职能工作比较精通的优势,做到查纠结合。三是部门联动督查。有的阶段性工作,由多个部门组成领导小组,统一布置,统一实施,发挥整体优势。四是督查部门督查。对一些涉及面较广、事关全局的重大工作落实情况,由办公室牵头进行督查,促进决策落实。五是局领导督查。对一些攻坚型项目、难度较大、涉及部门较多的工作,由局领导牵头直接督查,提高督查的权威性。六、改进方法,提高督查工作效果。一要以坚持了解情况、反映客观事实为主。开展督查要做的工作很多,但最基本的是督查下级贯彻落实情况,落实中存在的问题,如何解决这些问题,并及时准确地向领导反馈,使领导真正掌握下情,更好地指导工作。二要善于发现和勇于反映问题。在全面反映情况的基础上,注意抓带有普遍性、政策性、倾向性和根本性问题,把决策落实中存在的问题突出出来。三要不越位不错位。开展督查要紧贴领导思路,严格按照领导意图实施,不能假借领导旨意发号施令,不随意答复下级提出的问题。四要充分尊重和依靠各职能部门。很多办法、措施都是由职能部门提出和制定的,职能部门对具体工作要求相对比较精通。因此,督查工作必须加强与职能部门协调,多听取职能部门的意见,多与职能部门共同研究。在开展督查工作时绝不可越俎代庖,更不能取代职能部门。五要做到谦虚谨慎。督查人员在开展工作时,要真诚求实,不可居高临下,盛气凌人。当然,也不能唯唯诺诺,谨小慎微,要在坚持原则前提下,用事实说话,以理服人。六要注重督查结果利用。要建立奖惩机制,对责任心强,工作做得好的单位或个人给予表扬和奖励,对工作中疏于管理、淡化责任,造成严重后果的,要严肃追究责任。七、信息化落地,现在所有企业和政府都在推行电子化办公,而企业督查最能实现效果的,除了上面的理论之外,最核心的就是信息化的量化功能和结果,可以让所有人按规则、按标准来进行考核,而不是感情用事,拍脑袋打分,而市面上主流的公司包含天翎、中科、九思、蓝凌等公司。

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