外贸跟单流程设计论文开题报告

一．接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：（1） 合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。（2） 确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。4．接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。（1） 询盘：（INQUIRY）又叫询价。（2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。（3） 还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。二．审单：即审核合同1．审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。2．审单方法：（1）产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。（2）质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。（3） 数量： 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。（4）单价，总额的审查：1、客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？ 新客户下单，要查看我们给他的报价。2、通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）（5）价格条款的审查： 出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：FOB 船上交货价（指装运港的价格条件）， C&F （Freight or Carriage Paid to…..）运费付至指定目地的交货， CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格。常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下：（1） FOB价格换算为其它价：CFR价 = FOB价 + 运费FOB价 +运费CIF价 = --------------------------------1 - 保险费率 X 投保加成（2） CFR价格换算为其它价：FOB价 = CFR价 – 运费CFR价CIF价 = ---------------------------------1 – 保险费率 X 投保加成（3） CIF价格换算为其它价：FOB价 = CIF价 X （1 – 投保加成 X 保险费率） - 运费CFR价 = CIF价 X （ 1 – 投保加成 X 保险费率）（6）付款方式审查：1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。2. 支付的货币能否接受？（7）包装要求的审查：1． 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？2． 客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？3． 客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）内包装：普合，白合，彩合，吸塑外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。（8）交货期的审查：跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。（9）交货方式的审查： 运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要的一步。1． 寄目录，样本：2． 准备样品。（1） 工厂现有的款式（2） 新款（3） 客户来样。要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为跟单员，我们要做到：A： 有完整的产品资料，主动进行宣传。B： 新品的成本，价格要进行核算。C： 新品的制作要留有实样。D： 客户的来样要保存好原样。三．形式发票：PROFORMA INVOICE买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。 产品信息 （品名，数量，价格，交货期）。合同条款（价格条款，付款方法）。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。注意几点：1 .单价条款要明确 （FOB, CFR, CIF）2 .交期要明确3 .付款条件要明确 （LC, TT）四．出口货物跟单的基本程序：出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：(1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。(2).催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。催证：货物快完成时，要催证。审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上审，如开证的国家有无贸易往来，开证行的资信等等。公司则审开证人和受益人是否正确，L/C的货物和金额与合同是否相同，装期，特别条款等。改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。(3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先： 出货装柜：（P。28）跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。A． 货柜选择：（P。29）根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5吨 40’ 58 – 61 立方/22.5吨 40’H 68 –71立方/27.5吨B．制作装箱单：（P。30）装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。C．跟踪装柜：（P。31）出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。(4).制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁。五．进口货物跟单的基本程序：（1） 就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。一．采购跟单的基本要求：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。（适时，适质，适地，适量，适价）二．物料采购跟单的原因： 以下原因造成我们要对物料进行跟催：1、供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低，完不成等原因。2、企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。3、 沟通方面的原因：信息交换不及时。三.物料采购跟单流程：1、 制作订购单: 跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。制订购单时注意：审查请购单。熟悉订购的物料，价格确认，确认质量标准。确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。（制作采购单P。26），将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。2、订单跟踪：对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。3、物料检验：确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题。4、物料进仓：协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受问题。四．物料采购跟单的方法策略：催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低。1． 催单的方法：（1）按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。（2）定期跟催。于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期，产品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度，发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。所以我们要深入到生产线，查看进度，查看质量。一．生产过程跟单的基本要求：1、按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。2、按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。二．生产过程跟单的流程：1、下达生产通知书。跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。2、分析生产能力。 生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？要不要外包？3、制定生产计划： 生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。4、跟踪生产进度（1） 生产进度控制流程：（2） 生产进度控制作业程序（3） 生产进度控制重点： 实际进度与计划进度发生差异，要找原因。（4） 跟踪生产进度的表单：生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。5.交期延误：如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。6.我们再提一下有关订单的更改问题：客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的，（或增加，或减少）。有包装上的。（彩印，或白合）。有交期的变更。（或提前，或推迟）。接到客户要求变更，首先要看改什么？能否接收？如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，通用的

外贸跟单员回答：当业务员开始接到订单，意味着外贸流程开始。外贸工作过程中用到最多的单证有：箱单，发票，提单，产地证，信用证。其中，箱单和发票基本上是每次出货都要用到的。在出货之前准备好。提单是发货后货代或者船公司提供的，可以给他们索要。产地证，客户订单下来后如果需要产地证的话，需要提前去申请。信用是客户的开证行发过来的，也是国际贸易中比较难的部分，需要审证，改证，还要准备信用证需要的证件，在有效期内提交。

跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。一．接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：（1） 合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。（2） 确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。4．接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。（1） 询盘：（INQUIRY）又叫询价。（2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。（3） 还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。二．审单：即审核合同1．审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。2．审单方法：（1）产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。（2）质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。（3） 数量： 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。（4）单价，总额的审查：1、客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？ 新客户下单，要查看我们给他的报价。2、通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）（5）价格条款的审查： 出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：FOB 船上交货价（指装运港的价格条件）， C&F （Freight or Carriage Paid to…..）运费付至指定目地的交货， CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格。常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下：（1） FOB价格换算为其它价：CFR价 = FOB价 + 运费FOB价 +运费CIF价 = --------------------------------1 - 保险费率 X 投保加成（2） CFR价格换算为其它价：FOB价 = CFR价 – 运费CFR价CIF价 = ---------------------------------1 – 保险费率 X 投保加成（3） CIF价格换算为其它价：FOB价 = CIF价 X （1 – 投保加成 X 保险费率） - 运费CFR价 = CIF价 X （ 1 – 投保加成 X 保险费率）（6）付款方式审查：1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。2. 支付的货币能否接受？（7）包装要求的审查：1． 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？2． 客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？3． 客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）内包装：普合，白合，彩合，吸塑外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。（8）交货期的审查：跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。（9）交货方式的审查： 运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要的一步。1． 寄目录，样本：2． 准备样品。（1） 工厂现有的款式（2） 新款（3） 客户来样。要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为跟单员，我们要做到：A： 有完整的产品资料，主动进行宣传。B： 新品的成本，价格要进行核算。C： 新品的制作要留有实样。D： 客户的来样要保存好原样。三．形式发票：PROFORMA INVOICE买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。 产品信息 （品名，数量，价格，交货期）。合同条款（价格条款，付款方法）。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。注意几点：1 .单价条款要明确 （FOB, CFR, CIF）2 .交期要明确3 .付款条件要明确 （LC, TT）四．出口货物跟单的基本程序：出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：(1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。(2).催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。催证：货物快完成时，要催证。审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上审，如开证的国家有无贸易往来，开证行的资信等等。公司则审开证人和受益人是否正确，L/C的货物和金额与合同是否相同，装期，特别条款等。改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。(3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先： 出货装柜：（P。28）跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。A． 货柜选择：（P。29）根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5吨 40’ 58 – 61 立方/22.5吨 40’H 68 –71立方/27.5吨B．制作装箱单：（P。30）装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。C．跟踪装柜：（P。31）出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。(4).制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁。五．进口货物跟单的基本程序：（1） 就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。一．采购跟单的基本要求：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。（适时，适质，适地，适量，适价）二．物料采购跟单的原因： 以下原因造成我们要对物料进行跟催：1、供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低，完不成等原因。2、企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。3、 沟通方面的原因：信息交换不及时。三.物料采购跟单流程：1、 制作订购单: 跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。制订购单时注意：审查请购单。熟悉订购的物料，价格确认，确认质量标准。确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。（制作采购单P。26），将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。2、订单跟踪：对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。3、物料检验：确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题。4、物料进仓：协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受问题。四．物料采购跟单的方法策略：催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低。1． 催单的方法：（1）按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。（2）定期跟催。于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期，产品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度，发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。所以我们要深入到生产线，查看进度，查看质量。一．生产过程跟单的基本要求：1、按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。2、按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。二．生产过程跟单的流程：1、下达生产通知书。跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。2、分析生产能力。 生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？要不要外包？3、制定生产计划： 生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。4、跟踪生产进度（1） 生产进度控制流程：（2） 生产进度控制作业程序（3） 生产进度控制重点： 实际进度与计划进度发生差异，要找原因。（4） 跟踪生产进度的表单：生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。5.交期延误：如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。6.我们再提一下有关订单的更改问题：客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的，（或增加，或减少）。有包装上的。（彩印，或白合）。有交期的变更。（或提前，或推迟）。接到客户要求变更，首先要看改什么？能否接收？如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，通用的问题不大。但如是专用的，客户要承担部份费用。对交期：如要提前，我们要根据实际情况说。如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担。（非原创）

跟单流程分析论文范本：一、引言 外贸跟单按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止；中程跟单是指“跟”到装船清关为止；全程跟单是指“跟”到货款到账，合同履行完毕为止。跟单员按业务性质分又可分为外贸跟单和订单跟单（生产跟单）。特思利有限公司是一家出口箱包的流通型外贸公司，2007年公司共签订合同26份，合同总金额231.6万美元。其中,饰品包出口合同116.3万美元，同比增长23.8%,化妆包出口112.9万美元，同比增长26.7%。其出口国家以德国为主，还有西班牙、美国、香港等地，出口产品以中高档箱包为主，其服务的主要客户为超市采购商。其出口产品按用途分主要分为：时尚包、化妆包及一些礼品包；按材料分主要分为PVC包、无纺布包、皮（革）包。 二、跟单在出口贸易中的重要性 外贸企业的生存与发展，都是以订单为主线条的，作为订单的跟进者，跟单员的工作跨越了整个企业运作体系的每一个环节，是整批货的最高的管理者。在国际贸易中， 一旦签订了出口合同，就要严格按合同要求的品质及其他条款交货，才能赢得客户，才能在国外市场上占有一席之地。 1．有利于促进外贸企业经营管理有序化 从系统论的角度看，外贸业务的各个分工不是孤立的，是一个有方向性的动态过程。在生产性跟单中，生产企业的选择与原料的采购、工艺流程与技术、生产进度与质量监控、投入与产出；在业务性跟单中，“船、货、证、款”的平衡，装运、保险、报检、报关、结汇的操作与监控，都涉及到系统的层次性和有机联系。外贸跟单是外贸企业维护产品和服务的生产链和供应链的完整，反映外贸企业运行系统意志、促进外贸企业经营管理有序化，保证企业经营机制和风险防范机制有效运行的重要组成部分。 2．有利于外贸业务进程中的风险控制 外贸合同的履行涉及到两个或两个以上的国家或地区，涉及众多的环节；产品质量要求、技术标准和法律体系复杂；市场波动、行情变化、外汇风险等时常出现。尽管从形式上看，外贸跟单的任务是落实合同或信用证条款、对生产安排、组织货源、质量管理、报关报验、装运结汇等过程进行全程监控，但从性质上看，外贸跟单的所有任务集中到一点，就是对业务进程中现实的或潜在的风险进行有效的控制。无论是前程跟单、中程跟单还是全程跟单，任何一个环节的问题处理不当均可能酿成风险或损失。跟单员不可能只是被动地执行合同条款，而要面对客观现实，主动地、积极地、迅速地解决可能产生的问题，规避业务进程中的各种风险。 3．有利于交流信息和处理信息 从信息论的角度看，外贸跟单工作就是在履行合同中充分利用各种有利条件和信息源，及时收集来自生产、物流、海关、商检、银行等各部门的信息，处理和化解各种矛盾或不利因素，对各个业务环节做好科学的统筹安排的过程。也就是说，在履行每一笔合同中，能够在物与物、人与人、人与物之间有效交流信息和处理信息是外贸跟单的基本功能和任务。 （还没贴完哦） 三、外贸跟单流程解析 外贸跟单是从争取国外客户的定单开始的，即业务跟单。跟单员应定期将本企业现有的最新款的箱包目录寄给相应客户。对于客户要求报样、报价的款式，跟单员应妥善处理。及时做好跟进工作。以特思利贸易公司箱包出口为例，具体包括以下几方面： 1．样板试制与接单 样品试制一般包括两个内容：第一是根据客户寄过来的箱包样板或款式图片进行样品试制，一般前者称为实样制作，后者称为确认样制作；第二是根据客户的修改意见以及生产的可行性研究进行实物标样试制，也叫试样。跟单员收到客户拟在工厂仿制的箱包样品或需开发的新款式箱包图片时，首先需认真审查客户来的样品或图片作全方位的分析，包括所要的技术条件和要求分析，列出该产品的款式、规格、包装以及所需的材料、工艺等条件，并做好记录。在通知工厂打样时，样品的生产数量一般每款比客户要求数量多做2～3个，1～2个留样，一个由跟单员保留。样品在生产过程中，如客户提出要做部分修改，应立即根据样板的生产情况和技术条件并经业务经理或总经理来确定能否作修改，如确定修改，应立即通知相关部门。待样品生产好后，跟单员需认真检验，主要是对生产出的箱包样板与客户样品或图片、色卡审核，鉴定其外观造型、材料组合是否符合客户要求；鉴定其尺寸规格及材料、工艺等质量是否符合要求。样品制好后，根据客户的地址快递寄出样品。并写邮件通知客户，样品已寄出，同时追踪大货定单的下达。 接单也即合同签订，当定单下来之后，根据定单的数量，必须对整个生产进度做一个预估，对款式样等进行确认，只有等收到客户确认之后方可生产。审单即审核合同，审核内容主要包括定单的来源和所订箱包的款式、型号、材料、数量、质量、单价、总价、交货期限、交货方式、付款方式等。审单完毕，根据定单和工厂相关资料，向客户开出形式发票。 2. 物料采购、检验、入库的跟踪 接到客户的定单后，跟单员及可通知工厂购买箱包材料及辅料，主要是面料及拉链、扣子等。物料到达厂后，跟单员通知质检并亲自检验。首先对材料的品种、规格、数量进行审核。其次是对材料的质量检验。主要是检查材料是否符合客户订单要求，颜色是否准确。物料检验完毕后通知入库，并通知生产部门以便尽快的安排生产。在编制生产计划时，必须清楚准确地把客户定单中包的款式、简图、型号、数量、包装要求、货期等注明，一般给工厂的货期比实际的货期提前几天，目的是给工厂交货留些余地，以防生产安排或进度上什么意外而导致交货延迟。 3. 生产过程跟踪 生产过程跟单主要是跟踪箱包加工的每个工艺质量情况与跟进定单的生产进度、完成情况。为此，跟单员必须时常深入生产车间检查在半成品、成品的质量是否按定单要求生产，以及生产流程中有无脱节、停滞等不良现象，同时根据最新的生产排程，查看定单完成情况，紧紧跟进生产进度是否能满足定单的交货期。发现问题及时处理，特别是货期未能满足定单的交货期时，应马上同生产主管协商，确保准时交货。另外，在生产过程中，跟单员发现什么有误，或者需要补充的应立即以书面形式通知相关部门。箱包生产过程跟踪主要包括箱包材料裁剪跟踪，印刷工艺跟踪，缝制工艺跟踪，后整理与包装跟踪。 4. 催开与审查信用证 在进出口贸易中，公司一般力争信用证付款。在按信用证付款时，买方按约定的时间开出信用证是其履行合同的前提条件，否则卖方无法安排生产和组织货源。在正常情况下，买方信用证最迟应在货物装运期前15d（有时30d）开到卖方手中，但实际业务中，国外客户在遇到市场发生变化或资金短缺时，往往拖延开证，因此跟单员应经常检查开证情况并及时催促客户开证。跟单员在收到信用证以后,应立即作如下的审查：审查信用证的种类、开证申请人和受益人、信用证的金额及采用的货币、信用证的到期地点、装运期和有效期、规定开立汇票的内容、船舶和分批装运要求与要求提供装运的单据以及货物的品名、品质、规格、数量、包装、单价、金额、保险等是否与合同一致。 5. 出货跟踪、催单结汇 出货前三四天就应该联系出货事宜。首先告诉船运公司具体出货时间，同时传真出口货物装箱单。装箱单应明确列出此次出货产品的品名、规格、数量、净重、毛重、包装尺寸、体积、箱号、唛头。其中毛净重应计算准确，它涉及报关出口时的顺利与否。包装尺寸一般来说是指出口的外箱尺寸，尺寸的准确性涉及计算整批货的体积计算。出口货物的唛头多数由客户提供，有正唛头和侧唛头，装箱上的唛头必须照订单打。出货前一天，跟单员须到成品仓库清点数量，防止多出、少出或漏出。另外，还应抽查内外包装是否按装箱单要求包装。到出货日跟踪货柜车是否到厂，最好拿到货柜司机的联系电话直接打电话询问，以便通知工厂何时装货。货物在装船出运后，跟单员应及时按照信用证、合同和其他单据的内容正确地编制各种单据，并在信用证规定的有效时间内交银行结汇。出口单据有很多，催单工作最重要的是催提货单。货物装运出口，就应该催货代公司开出提货单。经核对无误的提货单方可作为客户的收货凭据。在收到正确的提货单后，应连同其他单据一起送到银行审单、寄单。 四、跟单过程中应注意的问题 1. 跟单过程中要及时沟通 沟通，不管是在订单跟进或为人处事中都是极其重要的一个手段。这里要说的沟通是确认订单前所有的细节。细节要分成两个部分。一是业务人员方面的，即业务人员可以根据产品方面及跟单方面的知识来确认的细节。二是客户方面的，即需要客户确认的细节。这两方面的把握也是体现业务人员跟单能力的重要因素。在订单跟进过程中，业务人员需养成即时反馈及沟通的习惯。把生产过程中遇到的问题和生产进度及时向自己的直属上级或客户报告，让他们做到心里有数。客户发出的信息能及时的得到你的反馈，这样才可以让客户放心。 2. 对客户做出的承诺要遵守 守诺是业务开展的基础，也是为人处事之道。除了业务人员必须守诺，还要让公司最高领导人守诺。而为了遵守承诺，最好的办法就是少做承诺，在给客户承诺之前，先去确认一个满足承诺的条件是否可行。而一旦做了承诺，就一定要做到。如果做不到，就要诚心地向客户道歉，不要去辩解或推卸责任。然后想办法来弥补。当出现不确定因素时，向直属上级征求建议后再确认给客户，以保证每一个承诺的实现。并与上级沟通处理结果的原因。了解订单生产排程，定期对订单产品质量进行跟进。 3. 对工厂、工人要以礼相待 工厂是产品的直接生产地，工人是产品的直接生产者，与工厂、工人搞好关系对整批货的生产起者决定性的作用。在平时的交流、沟通时，一定要注意措辞及语气，要以礼相待。在遇到问题时，我们应及时向工厂的负责人反映，负责人会和工人们沟通，碰到解决不了的货工厂不配合的，可以向自己的上级反映，千万别发生正面的冲突。 4. 工作时应注意的商务礼仪 在沟通、跟进过程中做到尊重客户。从每一个微小的细节为客户提供最完善的服务，降低公司与客户的贸易风险。在与每一个客户沟通过程中，维护公司形象。将客户的反馈建议集中反馈到市场部，作为公司将来规划的借鉴。 这将会为公司带来整体利益，也更有利于客户的开发。在货物跟进过程中，跟单员都是在外工作的，一定要维护好公司的形象，对工人要以礼相称，以和为贵。工作时要一丝不苟，每一天上班时明确当天的工作，下班前回想今天工作情况，确保完成最重要和最紧的工作。公司收到的每一封客户询价都是公司大量广告宣传投资的结果，不认真跟进客户是对公司资源的浪费。 五、总结 在国际贸易中，一旦签订了出口合同,就要严格按合同要求的品质及其他条款交货，才能赢得客户，才能在国外市场上占有一席之地，监督货物质量的重任压在了跟单员的身上。跟单员是整批货物最直接管理者，应对整批货从客户下单，材料采购，生产跟踪，安排出货，催款结汇整个过程全程跟踪，保证货物的质量和交期。期间要做好与客户、工厂的沟通工作，使订单的生产有计划、有步骤的落实。在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。可以说，在一个工厂里，相对而言，除跟单员外，几乎所有的工作都是执行性质的，唯跟单员工作是计划性、管理性的。

在XXXXX的实习报告 我于X年XX日至X月X日在X进行实习，该公司是以冶金和化工产品为主的国际贸易公司，主要产销国是北美的美国、东南亚地区、欧洲的英国以及南美的巴西等国，该公司有业务部和单证部，财务部组成了贸易主体，我就是在其中业务部门进行实习，我们公司业务部主要负责冶金和化工产品的出口工作，在实习期间，我了解了基本的贸易业务知识，学会了电脑制作外贸销售合同，以及按信用证和T/T要求制作装运及收汇单据，熟悉了通过电子邮件、MSN 、雅虎通与客户进行联系交流和业务人员按工厂要求对外报价，了解了专业外贸公司目前的发展现状，由于今年受到金融风暴的严重影响，对商业的影响尤其是对进出口企业的影响非常大。 由于是以冶金和化工产品为主的贸易公司，所以对冶金和化工产品要有一定的认识，所以到公司的第一天，我就对各种冶金和化工产品进行了学习，各种冶金和化工产品的名称主要用英语来表示，如：Ferro silicon, Ferro manganese, Ferro chrome, Silicon manganese, Silicon Metal, Electrolytic manganese flake, Manganese Metal lump, Calcium silicon, Calcium carbide等，了解了各种冶金和化工产品的成分和规格，因为在贸易中产品的成分是否符合合同的要求是一项重要依据，不光要了解产品的学名，还要了解产品的代号，因为合同中往往出现的是冶金和化工产品的代号，同时各种产品的规格也一样重要，因为客户一般都是要先看样品的，在寄送样品之前一定要有符合其要求规格的产品给其看，这样才能进行下面的交易协商的步骤。所以对冶金和化工产品的熟悉程度，是检查一个外贸业务员是否符合要求的基本指标。可以说，我们公司的所有贸易都是建立在对各种冶金和化工产品的熟悉程度之上的。 通过几天的学习，把公司要出口的主要冶金和化工产品的名称、英文名称、成分、用途等都有了大概的了解，就开始做基本的业务了。首先是通过整理客户资料，把有用的资料筛选出来，通过把有用的外国客户的公司名称、联系人、电子邮箱等收集好后，就开始通过写电子邮件发送希望建立业务关系的信函。通过邮件、MSN、雅虎通等方式与国外的客户进行沟通。这时主要通过英语进行交流，对英语的要求很高，通过不断的学习，英语也有了很大的进步。对于外贸专业人员而言，不仅要掌握一定的专业知识，而且还必须会用英语与外商交流、谈判及写传真、邮件、书信等。如果专业英语知识掌握不好，就很难展开工作，甚至会影响业务的顺利进行。因此，在实习中要求我们加强英语的学习，掌握外贸专业术语基础。 通过与国外客户的交流，确定基本的订单意向，通常在客户下订单之前会给我们业务部相关的order/inquiry，主要针对产品的物理性及化学性，价格及价格条款进行初步确认。目前，由于贸易国际化、市场一体化的趋势影响，产品价格竞争日益激烈，买家已经不仅仅局限在货比三家的原始状态上。因此，客户询盘往往是几个循环才能达到最终共识。而在这期间，业务员通常是面对很多客户询盘，在精力和时间有限的前提下，作为一个业务员如何筛选何为目标客户，何为流动客户，以达到优化业务，能否和客户以后建立长久的合作关系就显得的至关重要了。经过反复洽谈后，得到客户确认的OFFICAL ORER/PURCHSE。接到客户订单，说明开始进入实际的业务操作领域。可以签订对外贸易合同了，这一阶段我们可以通过和客户的谈判确定具体的合同细节，如商检、运输、保险、金融收汇（付款方式）、车站、港口和海关等部门以及各种中间商和代理商。如果哪个环节出了问题，就会影响整笔交易的正常进行，并有可能引起法律上的纠纷。另外，在国际贸易中，交易双方的成交量通常都比较大，尤其像我们出口冶金和化工产品的企业而言就更重要了，每次出口的交易量都在100吨左右，而且交易的商品在运输过程中可能遭到各种自然灾害、意外事故和其它外来风险。所以通常还需要办理各种保险，以避免或减少经济损失。我们还要根据相关的国际贸易法律与惯例，结合我国的实际情况与国际贸易实践经验，以冶金和化工产品出口贸易的基本过程为主线，以具体出口商品交易为基础，针对出口贸易中业务函电的草拟、商品价格的核算、交易条件的磋商、买卖合同的签订、出口货物的托运订舱、报验通关、信用证的审核与修改以及贸易文件制作和审核等主要业务操作技能的一个考验。 另外，通过与国外客户确定订单之后，就要处理好订单签订以后的生产、检查货物、租船订舱、装运、报检通关等工作，做好海运提单、装箱单、商检证、保险单、发票、产品质量证明书等一系列与国际贸易流程有关的单据。之前，这些单据我们在上课的时候都有学习过，但是，我们都觉得书上讲的东西理论性太强，实践中一定用不到。但当真正看过这些单据后，才发现理论与实践是密不可分的，此时我们看到的、用到的、正是书上所讲、我们所学的。这些单据大大加强了我们的实践操作能力，也让我们对如何填写这类单据有了进一步的认识。由于国际贸易实务是一门综合性的学科，与其他课程内容紧密相联。应该将各们知识综合运用。比如讲到商品的品质、数量和包装内容时就应去了解商品学科的知识；讲到商品的价格时，就应去了解价格学、国际金融及货币银行学的内容；讲到国际货物运输、保险内容时，就应去了解运输学、保险学科的内容；讲到争议、违约、索赔、不可抗力等内容时，就应去了解有关法律的知识等等。所以我们要想做好外贸工作必须处理好外贸方面的各种关系。 在此次的外贸业务实习中，我学到了很多东西，我感觉到了要想做好外贸工作，必须要拓展自己的知识面，要学习如《国际贸易术语解释通则》、《托收统一规则》、《跟单信用证统一惯例》等。这些规则已成为当前国际贸易中公认的一般国际贸易惯例，被人们普遍接受和经常使用，并成为国际贸易界从业人员遵守的行为准则。因此，在学习本课程时，必须根据“学以至用”的原则，结合我国国情来研究国际上一些通行的惯例和普遍实行的原则，并学会灵活运用国际上一些行之有效的贸易方式和习惯做法，以便按国际规范办事，在贸易做法上加速同国际市场接轨。这样我们在做国际业务时就能减少麻烦，能更顺利的完成订单。 通过这段时间的实习，使我学到很多东西，尤其是在与客户的交往方面。对于一个成功的业务员来说，先和客户当朋友再谈生意。开始的一段时间我都主动在MSN里以及网上和客户打招呼问好，后来慢慢的我的客户都会开始主动跟我打招呼。有时还会有客户主动打电话过来问候聊天，这样就增进了我与客户之间的交谈及友谊，让客户对我有个好的印象，对业务员来说，这些客户资源是日后最大的潜在力。棘手的客户是业务员最好的老师。客户的抱怨应当被视为神圣的语言，任何批评意见都应当乐于接受。正确处理客户的抱怨：一、提高客户的满意度，二、增加客户认牌购买倾向，三、丰厚的利润。成交并非是销售工作的结束，而是下次销售活动的开始。销售工作不会有完结篇，它只会一再“从头开始”。成功的人是那些从失败上汲取教训，而不为失败所吓倒的人，有一点身为业务员都不可忘记的是从失败中获得的教训，远比从成功中获得的经验更容易牢记在心。不能命中靶子决不归咎于靶子。买卖不成也决不是客户的过错。问一问任何一个专业业务员成功的秘诀，他一定回答：坚持到底。世界上什么也不能代替执着。天分不能——有天分但一事无成的人到处都是：聪明不能——人们对一贫如洗的聪明人司空见惯，教育不能——世界上有教养但到处碰壁的人多的是。唯有执着和决心才是最重要的。记住：最先亮的灯最先灭。不要做一日之星。执着才能长久。一个人到了年老的时候，又穷又苦，那并不是那个人以前做错了什么，而是他什么都没有做。业务员一定要有强硬的心理承受能力。被客户无理轰骂，无理挂掉电话是常有的事情。有次和一客户明明一直谈的好好的，突然就来一句，那就不要谈了，对方就下线了。但是下次再和他谈时，一样要记住保持满脸笑容，声音愉快，好像上次不愉快的事情根本没发生一样。要给客户一个好的印象，也许他就是在考验你，所以要想做好业务员，尤其是像外贸业务员，我们根本见不到客户，更要细心谨慎。 在此次实习中，也使我们确实感受到了团队精神的作用。每个人，生活在这个社会中，都必须随时处于一个团队中，不可能孤立存在，我们能够顺利完成此次实习，与我们这一个团队的努力与协作是分不开的。如果缺少了团队精神，我们将是一团散沙，没有凝聚力，也就完成不了订单，业务量也就无从谈起。我们不仅从个人能力，业务知识上有所提高，也了解到了团队精神、协作精神的重要性。相信，有了这一次实习的经历，无论是今后的学习，还是工作，甚至是生活，我都会更加清楚，自己要什么、该做什么、该如何做，怎样才能做好；相信，此次实习将是我今后人生的一个良好开端。相信以后在工作中更能更好的适应工作，做好外贸业务。 在学校的象牙塔里待了十几年,一夕之间身份由学生变成了社会人,刚开始真的很难适应,所有的角色和职责都转变了,出来工作,不再有人告诉你,什么你该做什么不该做,也没有老师在旁教你错误如何改正,一旦犯了,就要去承担,这就是社会人的责任.但与此同时，我觉得纵然有再多的无奈，也要学着去适应去克服。实习是每一个学生必须拥有的一段经历，他使我们在实践中了解社会，让我们学到了很多在课堂上根本就学不到的知识,也打开了视野，长了见识，为我们以后进一步走向社会打下坚实的基础，实习是我们把学到的理论知识应用在实践中的一次尝试。通过这段时间的实习工作，让我能够对外贸业务有初步的了解，很庆幸有机会可以接触到客户，这对于我以后的工作和继续深造都是一个很好的平台。外贸看中的还是经验，经验的累积对以后是一笔丰富的财富。虽然开始很辛苦，但是前景很好。实习中同事和经理的对我的帮助很大，告诉我做人做事的道理，教我如何做好业务，在此对他们的帮助表示感谢！以后的路还很长，要学的还很多，我希望能够走好每一步。 在我的实习期中，有开心也有难过的时候,有难忘的事情，也有碰到困难问题的时候，这一切我都一直努力地去克服，并尽自己最大的努力去做好！我相信，事在人为，有志者事竟成。而我在未来的人生和工作道路上了，我会更加努力用心的走下去！