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EXCEL构建财务分析数据库 [2010-05-06 03:01] 【关键词】 EXCEL; 财务 - 【摘 要】 EXCEL具备强大的数据分析工具和数据处理功能,基于EXCEL的财务分析数据库具有灵活、简便的特性,可以满足个性化、多层次、多维度的财务分析需求,从而弥补通用财务软件和管理信息系统财务分析功能薄弱的现状,提高财务分析的作用和效率。【关键词】 EXCEL; 财务分析; 数据库用友、金蝶等财务软件以及企事业其他信息系统的应用和普及,大大提高了中小企事业单位会计信息化程度,减轻了会计人员的负担,节约了财务成本。但实务工作者也发现,财务软件更偏重于会计账务的处理及标准财务报表的提供,而分析功能不足,未提供良好的分析工具,分析方法也不够灵活,其他信息系统更偏重于业务处理。这时就需要借助EXCEL等外部工具进行个性化的财务分析。一、财务分析数据库的构建用EXCEL建立财务分析数据库时,可以充分发挥其灵活性,从各个维度、各个层次对企事业单位数据进行分析。尽管EXCEL2007已经解除了以前版本只能处理65 536行数据的限制,但是也要考虑到数据库如果过于庞大,运行速度会降低。因此,建立数据库时如果数据库偏大,可以将数据库拆分成几个小的数据库。明确了数据库的构建目标后,就可以从不同地方收集财务分析数据。这些数据既可以从用友、金蝶等财务软件获取,也可以从企事业单位的其他信息系统导入,如医院的HIS系统、药品管理系统、材料进销存系统等等。导入的数据既可以是用友等财务软件整个科目数据,也可以是固定资产数据等等。财务软件和其他信息系统一般都有导出成EXCEL电子表格的功能,如果这些信息系统软件可以导出成分隔符区分的文本文件,也可以通过EXCEL中的分栏工具进行拆分。(一)基础数据字段整理在进行基础数据整理时,经常会用到这些函数:1.时期处理函数。如根据日期提取年、月、周的数据:YEAR(),MONTH(),WEEK()。2.字符处理函数。如提取字符串中的某一内容:LEFT(),MID(),RIGHT()。字符串联结:CONCATENATE()。3.数据格式转换函数。如将数字强制转换成文本:TEXT()。4.逻辑判断函数。如条件判断:IF()。信息提取:ISNA(),ISTEXT()。(二)数据的归类财务分析时经常会对数据进行分类,这时可以借助函数VLOOKUP()来实现。如对食品进行分类时,可以首先建立一张字典表,如表1。然后在数据库里面在目标单元格输入函数vlookup()并设置函数参数,再对整个字段进行填充,就可以根据字段食品名称获取其对应分类了。(三)数据库的定义数据收集整理完后,可以在EXCEL里形成一张表单(sheet),可将有数据的区域定义为一张表,并为之命名。本文以医院收入分析数据库为例,基础数据通过医院用友、HIS系统收集整理后,存放在一张名为“医疗收入”的表单内。这时先选择所有数据区域,点击右键,选择“命名单元格区域”,命名为如“数据表”。定义数据区域可以更方便地对数据库进行维护。建立的数据库如图1。二、财务数据的分析 数据库建立好之后,就可以充分利用EXCEL的数据分析挖掘工具,灵活方便地对数据进行分析。下面介绍几种常用的分析方法。 (一)对比分析 建立的数据库如果包含了一段时期的数据并进行归类后,可方便地 -二、财务数据的分析数据库建立好之后,就可以充分利用EXCEL的数据分析挖掘工具,灵活方便地对数据进行分析。下面介绍几种常用的分析方法。(一)对比分析建立的数据库如果包含了一段时期的数据并进行归类后,可方便地实现对比分析。这里面需要用到EXCEL的数据透视表工具,首先将光标定位到“数据表”,单击“插入数据透视表”,并根据需要选择报表筛选字段、行标签、列标签字段以及值字段。在作对比分析时,应该在列标签选择时间字段,并选择需要进行对比的时间段。透视表建立后,可以通过报表等字段筛选数据的范围,例如既可以看全院收入,也可关注某一个或几个科室的收入分析。同时,在邻近单元格建立公式对数据进行比较分析。建立的数据对比分析如图2。(二)趋势分析趋势分析也是财务分析中的一个常用方法,分析人员可以从数据变化趋势看出数据的长期变化趋势及季节趋势等。用EXCEL建立趋势分析时,也要建立数据透视表并选择要分析的字段。作趋势分析时,可以辅以图片更能直观地进行分析。将光标定位在数据透视表内,单击“插入折线图”或其他图形模板,并调整图形格式就可以制作出专业的图表。如图3。(三)结构分析结构分析可以看出数据之间的构成分析。在EXCEL里面作数据的结构分析时也可以通过建立数据透视表,选择要分析的数据字段进行分析。同时,还可以制作数据饼图等进行直观的观察分析。数据的结构分析如图4。三、财务分析数据库的维护与更新财务分析数据库建立完成后,可以根据个性需求灵活地对数据进行抽取和分析。同时,这个数据库也是可以动态更新的。更新数据库时,只需在数据表末端追加数据记录,数据库就会智能地将数据加入。当然,这个数据库也支持对以前数据记录进行修改,批量修改数据时可以使用EXCEL的批量替换功能;具备支持增加和删减字段的功能。修改数据库后,应确保增加的记录在数据表内可以通过扩大数据表区域来实现。同步更新数据透视表和数据图时,只需要在任意表内,单击“更新数据源”,则所有基于数据库的透视表和数据图都可以同步进行更新,操作非常方便。从上述研究可以看出,EXCEL具备灵活、简便而功能强大的数据分析和挖掘功能,而基于EXCEL数据库的维护和更新也非常简单,财务人员通过简单的操作,就可以从各个维度、范围对财务数据进行深入的分析。当然,EXCEL还具备更多的数据分析潜能,需要财务人员在工作中发挥主动性和创造力,从而提高财务分析的效率和作用。【参考文献】[1] 陈伟. 自动化财务信息处理系统的构建[J]. 财会月刊:理论版,2006(10).[2] 张瑞君,译.EXCEL在财务管理中的应用[M]. 中国人民大学出版社,2007.

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基于EXCEL的年度考核系统开发与设计论文

摘 要：阐述了基于Excel的员工年度考核系统开发与设计思想，以及应用Excel的数据合并计算功能实现多表的数据汇总与统计分析，利用Index函数实现多表间数据查询、Rank函数对数据进行排名及利用设置条件格式对报表格式化处理。

关键词：Excel；年度考核系统；数据合并；Index函数；Rank函数；格式化报表

Microsoft Excel是一款广泛地应用在社会的各个领域，拥有大量用户的优秀电子表格软件（以下简称Excel）。可以用它来制作各类报表、利用其强大的数据处理功能，可完成许多复杂的数据运算。本文针对员工年度考核系统，就利用Excel的强大处理功能，创建季度考核表、出勤量统计表、绩效考核报表、计算季度总成绩及汇总计算年度考核表，提高报表处理的效率和准确性等方面阐述系统开发思路与实践，下面对此予以介绍。

1.系统设计目标

基于EXCEL的年度考核系统应当具备这样的功能：对从单位各部门收集到的季度考核表、出勤量统计表、绩效表等，通过Index函数能方便地汇总成员工的季度考核表，计算员工季度考核总成绩；通过数据的合并计算功能，汇总出员工的年度考核表，计算年度考核总成绩；对计算年度考核总成绩进行排名和对报表进行自动格式化处理；具有对数据进行时时更新的功能。

2. 系统设计思想

基于EXCEL的年度考核系统，实质上是在多个工作表中进行数据关联访问。在Excel平台上，通过Offset、HLookup、VLookup、Index、Match等函数应用，可发方便的在多表中实现数据的访问。利用合并计算功能可方便地对多表数据进行求和、计算平均值等多表数据操作。通过Rank函数对最终数据进行排名操作，以方便决策者进行决策。而且数据更新、维护和管理可在不同的数据表中实现，利于系统数据的收集与管理。

3.系统总体结构和功能

按照模块化的设计思想，我们设计出了系统的总体框架，系统由出勤量统计表、绩效考核报表两个基本表，通过这两个基本表，由Index函数得出4个季度考核表，然后，由这4个表格通过合并计算，汇总为员工年度考核结果。

4.系统的设计细节

基于EXCEL的年度考核系统的设计，需要经过以下几个阶段：

（1）设计出勤量统计表

（2）设计绩效考核表

（3）设计与计算第一季度考核表、第二季度考核表、第三季度考核表、第四季度考核表

（4）设计与汇总年度考核表。

整个系统在同一工作薄中完成，由于在Excel中一个工作簿中系统默认的工作表只有3张，因此需要再插入4张工作表。方法：单击"插入-工作表"即可完成，并为七个工作表重命名。

建立出勤量统计表

"出勤量统计表"包括员工编号、员工姓名以及4个季度的出勤量，输入文本。

建立绩效表

"绩效表"是纪录员工的工作态度和工作能力的表格，它主要包括员工编号、员工姓名和各个季度工作态度和工作能力的得分。在文档中输入文本文字，然后进行格式化设置。

建立季度考核表

年度考核表为四季度，内容包括员工编号、员工姓名、出勤量、工作态度、工作能力、季度总成绩，在文档中输入文本文字，再进行格式化设置。

（1）由于员工的出勤量在出勤统计中，因此可以利用INDEX函数从出勤统计表中引用员工的出勤量数据。使用INDEX函数引用"出勤量"的具体方法如下：

选中单元格C3，单击"插入→函数"菜单项选中"查找与引用"，在"选择函数"中选择"INDEX"选项，单击"确定"打开"选定参数"，然后在"参数"框中选择"array,row_num,column_num"选项，单击"确定"，打开"函数参数"，然后在"Array"文本框中输入"出勤量统计表！C2：F20"，在"row_num"中输入"2"，在"column_num"中输入"1"，单击"确定"，此时在单元格C3中即显示出相应的引用数据结果。

（2）计算季度总成绩：季度总成绩的计算可使用下面的公式：

季度总成绩=出勤量*20%+工作态度*30%+工作能力*50%

方法：选中单元格F3，然后输入公式，按下确定键，单元格就会显示计算结果，然后箭头下拉，得到其它单元格的数据。

利用同样的方法创建其余3个季度的考核表

创建年度考核表

（1）建立基本年度考核表：员工年度基本考核包括员工编号、员工姓名、出勤量、工作态度、工作能力、年度总成绩和排名等，输入文本文字，然后对工作表进行格式化设置。

（2）考核数据的合并计算：当计算出每一个季度的员工考核成绩后，则可利用合并计算的功能在"年度考核表"中对每一个季度的考核数据内容进行求平均值的运算。方法如下：

在"年度考核表"中选中单元格C3，然后单击"数据→合并计算"，随即打开"合并计算"，然后在函数列表中选择"平均值"选项。

单击"引用位置"文本框右侧的.按钮切换到"第一季度考核表"中，然后用鼠标拖动选取单元格区域"C3：E20。

单击"合并计算-引用位置"对话框右侧的按钮切换返回"合并计算"，这时选取的引用位置就会添加到"引用位置"文本框中，单击"添加"，这时在"所有引用位置"列表框中就会显示选取的引用位置。

用同样的方法将其余3个季度考核表中的单元格区域"C3：E20"作为引用区域，此时，在"年度考核表"中就会显示出合并计算的结果。

（3）计算年度总成绩：年度总成绩的计算可使用下面的公式：

年总成绩=出勤量*20%+工作态度*30%+工作能力*50%

方法：选中单元格F3，然后输入公式，按下确定键，单元格就会显示计算结果，然后箭头下拉，得到其它单元格的数据。

（4）设置条件格式：计算出员工的年度总成绩后，为了将不同成绩段的员工的分数显示的更加明显，还可以设置条件格式。把总成绩80-90和90-100的分数加以区别，进行文本字体及文本文字颜色的设置。方法：选中单元格"F3：F20"，单击"格式→条件格式"，在条件一"介于"输入数值"90"和"100"，在格式中设定字体和颜色，然后点击添加，添加条件二，在条件二的"介于"输入数值"80"和"90"，然后设定字体和颜色。

（5）计算成绩排名：使用RANK函数计算年度总成绩排名的具体方法：选中单元格G3，单击"插入→函数"菜单项下拉选中"统计"选项，在"选择函数"中选择"RANK"，单击"确定"打开"函数参数"，在"Number"框中输入"F3"，在"Ref"中输入"$F$3:$F$20"。

单击确定，F3会出现计算结果，进行菜单下拉，就可以得出总成绩的排序，得到年度考核表制作的最终效果。

5.结论

本文所介绍的基于EXCEL的年度考核系统，实质上是一个简单的数据库系统。它在数据采集、数据更新、数据处理等方面具有很大优势，在使用、管理等方面也有得天独厚的优良特征。因而，所开发的基于EXCEL的年度考核系统具有很强的现实意义，对于促进企业管理向科学化、无纸化的轨道迈进具有重大作用，有很好应用价值。

参考文献：

[1]欧阳电平．会计电算化[M]武汉：武汉大学出版社，2003．

[2]戴德明，林钢，赵西卜财务会计学[M]．北京；中国人民大学出版社，2002．