档案规章制度杂志

档案管理制度为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求,结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。一、 归档范围主要为工程和设备档案资料:1. 工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商（服务）单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。2. 设备档案是鉴定评价（仪器）技术状态的科学资料，是为保障（仪器）设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文；开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录；安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见；运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录；改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。二、 档案保密制度1. 档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。2. 凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。3. 凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。4．对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。三、档案工作人员岗位职责1. 热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。2. 负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作,积极提供利用，为各项工作服务。3. 按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。4. 积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。5. 办理领导交办的其他档案业务工作。四、档案管理制度1. 非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。2. 档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西, 做到完整安全，存放有序，查找方便3. 做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。 4. 对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。5. 凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。6. 档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录。五、档案安全制度1. 严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。2. 每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。六、档案资料查阅利用制度1. 本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。2. 档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时,须经主管领导同意后方可进行。3. 档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。4. 查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。5. 查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。七、档案的收集1. 档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。2. 工程档案资料按项目收集,档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。3. 设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。4. 应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。5. 勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。6. 项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。7. 本公司购置的设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案员，统一积累和集中保管。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

基本程序如下：

一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

档案管理制度\x0d\x0a\x0d\x0a一、档案人员岗位责任制\x0d\x0a\x0d\x0a1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。\x0d\x0a\x0d\x0a2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。\x0d\x0a\x0d\x0a3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。\x0d\x0a\x0d\x0a4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。\x0d\x0a\x0d\x0a5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。\x0d\x0a\x0d\x0a6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。\x0d\x0a\x0d\x0a7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。\x0d\x0a\x0d\x0a8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。\x0d\x0a\x0d\x0a9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。\x0d\x0a\x0d\x0a10、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。\x0d\x0a\x0d\x0a11、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。\x0d\x0a\x0d\x0a二、档案保管制度\x0d\x0a\x0d\x0a1、收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。\x0d\x0a\x0d\x0a2、保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。\x0d\x0a\x0d\x0a3、档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。\x0d\x0a\x0d\x0a4、随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。\x0d\x0a\x0d\x0a5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。\x0d\x0a\x0d\x0a6、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。\x0d\x0a\x0d\x0a7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。\x0d\x0a\x0d\x0a8、档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。\x0d\x0a\x0d\x0a三、档案复制制度\x0d\x0a\x0d\x0a1、要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。\x0d\x0a\x0d\x0a2、复制档案中的内容，须经处领导同意，由档案管理人员进行复制。\x0d\x0a\x0d\x0a3、破损的档案，档案员要及时修改和复制。\x0d\x0a\x0d\x0a4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案，减少档案的磨损。\x0d\x0a\x0d\x0a四、档案查借阅制度\x0d\x0a\x0d\x0a1、本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借出，须在档案室、阅文室内查阅。\x0d\x0a\x0d\x0a2、本处有关科室因工作需要须借阅档案，原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管处长签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。\x0d\x0a\x0d\x0a3、外单位来查找利用档案者，一律凭单位介绍信，经本处领导签字同意，有关部门派人陪同，方可查阅。\x0d\x0a\x0d\x0a4、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。\x0d\x0a\x0d\x0a5、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。\x0d\x0a\x0d\x0a6、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规有关条款及追究责任。\x0d\x0a\x0d\x0a五、档案库房管理制度\x0d\x0a\x0d\x0a为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作，确保档案的完整与安全，特制定本制度。\x0d\x0a\x0d\x0a1、保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。\x0d\x0a\x0d\x0a2、注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。\x0d\x0a\x0d\x0a3、定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。\x0d\x0a\x0d\x0a4、搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。\x0d\x0a\x0d\x0a5、遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。\x0d\x0a\x0d\x0a六、档案立卷归档制度\x0d\x0a\x0d\x0a1、归档范围\x0d\x0a\x0d\x0a凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。\x0d\x0a\x0d\x0a2、归档时间\x0d\x0a\x0d\x0a（1）各项管理工作形成的文件材料，各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。\x0d\x0a\x0d\x0a（2）堤防建设工程在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。\x0d\x0a\x0d\x0a（3）财务会计档案，由财务科按照归档要求整理装订成册，保管一年后移交给综合档案室。\x0d\x0a\x0d\x0a3、归档要求\x0d\x0a\x0d\x0a（1）归档的文件材料一般一式一份，本单位发文、基建项目档案一式贰份，堤防建设项目档案按上级要求制定份数。\x0d\x0a\x0d\x0a（2）自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写，粘贴装订要符合档案技术保护要求。\x0d\x0a\x0d\x0a（3）归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。\x0d\x0a\x0d\x0a（4）归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。\x0d\x0a\x0d\x0a（5）归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。\x0d\x0a\x0d\x0a4、归档手续\x0d\x0a\x0d\x0a移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。\x0d\x0a\x0d\x0a七、“三纳入”、“四参加”制度\x0d\x0a\x0d\x0a1、将档案工作纳入到堤防处工作计划，领导工作议事日程、岗位责任制中。\x0d\x0a\x0d\x0a2、堤防处有关会议要有档案部门或专（兼）职档案人员参加。\x0d\x0a\x0d\x0a3、工程项目建设、科研、设备安装、调试等业务活动要有专（兼）职档案人员参加。\x0d\x0a\x0d\x0a4、科技项目的鉴定，有档案专职人员参加。\x0d\x0a\x0d\x0a5、基建、设备、科研成果验收活动有档案专职人员参加。\x0d\x0a\x0d\x0a档案人员参加以上活动中带回的图片资料，必须及时登记和整理，分类立卷归档，不得作为私有，一经发现，从严处罚。\x0d\x0a\x0d\x0a八、档案史料编研制度\x0d\x0a\x0d\x0a1、综合档案室是堤防处档案史料的收集、管理、开发、利用的职能部门，编研工作是档案室的一项重要工作职责。档案人员应根据堤防处岁修、防汛、堤防管理过程中形成的档案史料，坚持做到经常不断的搞好编研和开发，以满足各方面利用档案史料的需要。\x0d\x0a\x0d\x0a2、根据堤防处各项业务工作需要，档案室按规定搞好档案全宗介绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。\x0d\x0a\x0d\x0a3、深层次的编研工作，可根据堤防处的特点，由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。\x0d\x0a\x0d\x0a4、编研的档案史料，只限堤防处内部使用，不得对外借阅和向社会公布。如确因工作需要，外借或向社会公布档案资料时，必须经处分管档案工作的领导批准后，方可办理手续。\x0d\x0a\x0d\x0a九、文书材料归档制度\x0d\x0a\x0d\x0a1、本单位形成的各种专业内容、各种载体（纸张、胶卷、磁带）、各种形式（如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等）各类档案均须及时送本机关综合档案室归档。\x0d\x0a\x0d\x0a（1）文书档案，应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。\x0d\x0a\x0d\x0a（2）会计档案，应于形成年度为单位，于决算批准后，继续在财会部门保存一年期满时，向综合档案室移交。\x0d\x0a\x0d\x0a（3）科技档案，应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。\x0d\x0a\x0d\x0a（4）其他各种专业档案，均必须按其形成规律，遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。\x0d\x0a\x0d\x0a2、凡属本处职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本机关职能工作的，凡记述本处实际工作或生产技术活动历史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）电报、图纸（含底图）图表、报表簿册（即各种登记簿、帐簿、名册）和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。\x0d\x0a\x0d\x0a3、归档工作，务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。\x0d\x0a\x0d\x0a4、凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存价值（即永久、长期、短期）组成保管单位（案卷）编目归档。\x0d\x0a\x0d\x0a5、归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。\x0d\x0a\x0d\x0a6、按年度归档的档案（如文书、会议??档案等），跨年度的请示与批复一并归入复文件，没有复文的请示归入请示年；跨年度的规划归入针对的第一年；跨年度的会议文件归入会议开幕年；非诉讼案材料，归入结案年。\x0d\x0a\x0d\x0a7、卷内文件必须排列有序。一般按责任者——问题——时间排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后；非诉论案件卷，结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。\x0d\x0a\x0d\x0a8、卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：\x0d\x0a装订的卷，在有文字的每页文件的下面右上角，背面左上角编全卷文件统一的顺序页号；\x0d\x0a不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号；\x0d\x0a图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。\x0d\x0a\x0d\x0a9、凡归档案卷,不论永久、长期和短期保存价值，均须按规定格式逐卷填写内文件目录和备考表。\x0d\x0a\x0d\x0a（1）填写目录时，不得随便改变和简化文件题名（即标题）；\x0d\x0a（2）对没有题名或题名（如通知）不能反映文件实质内容的文件，应根据文件内容予以拟制；\x0d\x0a（3）对没有责任者（即作者），年、月、日的文件，要考证清楚，补齐后填入有关项内；\x0d\x0a（4）会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容；\x0d\x0a（5）填写卷内文件目录的字迹要工整；\x0d\x0a\x0d\x0a（6）填写卷内文件的情况说明，应逐项填写在备考表内。无需说明的卷，亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上；\x0d\x0a\x0d\x0a（7）卷内文件目录置于卷首，备考表置于卷尾。\x0d\x0a\x0d\x0a10、声像材料应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份（或职务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。\x0d\x0a\x0d\x0a11、凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针??等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。\x0d\x0a\x0d\x0a12、凡归档的文件、材料，均须装订。凡装订的案卷，须按卷内文件目录在其首、备考表在其尾，卷内文件依预先后排列的顺序理齐，做到右、下侧齐整；采直径毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”装订法装订；凡不装订的案卷，应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。\x0d\x0a\x0d\x0a13、归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录??等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要求填写清楚。\x0d\x0a\x0d\x0a14、归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容，一般应由卷内文件的负责者（即作者）、内容和名称等部门组成，对责任者简称的使用，要通俗易懂，保持一致。\x0d\x0a\x0d\x0a十、档案移交制度\x0d\x0a\x0d\x0a1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，本处必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。\x0d\x0a\x0d\x0a2、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。\x0d\x0a\x0d\x0a3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记，为统计和移交工作作好准备。\x0d\x0a\x0d\x0a4、移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，要做到帐物相符、账表相符。\x0d\x0a\x0d\x0a十一、会计档案管理制度\x0d\x0a\x0d\x0a为加强会计档案的管理与利用，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》，结合本单位实际，制定本制度。\x0d\x0a\x0d\x0a1、每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料，均应由财务科按归档要求，负责整理立卷，装订成册。在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部移交到综合档案室保管。\x0d\x0a\x0d\x0a2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需要拆装、整理的，应会同财务科经办人共同拆封整理，以分清职责。\x0d\x0a\x0d\x0a3、严格执行安全保管制度，谨防损毁，不得失密和泄密。\x0d\x0a\x0d\x0a4、调阅会计档案，须由财务科长陪同借阅。\x0d\x0a\x0d\x0a5、对保管期已满的会计档案，由综合档案室提出销毁意见，经处档案鉴定销毁小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人员在销毁清册上签字盖章。\x0d\x0a\x0d\x0a十二、声像档案管理制度\x0d\x0a\x0d\x0a为了加强声像（照片、录相带）档案管理，更好地开发和利用声像档案信息资料，特制定本制度。\x0d\x0a\x0d\x0a1、对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、安全，以备管理使用。\x0d\x0a\x0d\x0a2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。\x0d\x0a\x0d\x0a3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相带。\x0d\x0a\x0d\x0a4、借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。\x0d\x0a\x0d\x0a5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。\x0d\x0a\x0d\x0a6、严格做好声像档案的保密工作。\x0d\x0a\x0d\x0a十三、实物档案管理制度\x0d\x0a\x0d\x0a为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用实物档案，按照《中华人民共和国档案法》，特制定本制度。\x0d\x0a\x0d\x0a1、对实物档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全，以备开发和利用。\x0d\x0a\x0d\x0a2、实物档案范围包括：锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。\x0d\x0a\x0d\x0a3、实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注意防火、防潮、防尘。\x0d\x0a\x0d\x0a4、实物档案的归档时间要求处属各科室应及时将实物档案移交档案室归档。\x0d\x0a\x0d\x0a5、实物档案的借出，必须经处领导批准，按规定办理借出手续，如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。\x0d\x0a\x0d\x0a6、实物档案如有破损，必须进行认真修复和技术加工，以延长实物档案寿命。\x0d\x0a\x0d\x0a7、建立实物档案登记和统计制度，每年检查一次，发现问题，及时解决。\x0d\x0a\x0d\x0a十四、档案保密制度\x0d\x0a\x0d\x0a1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全的完整。\x0d\x0a\x0d\x0a2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。\x0d\x0a\x0d\x0a3、档案库房设施应符合“八防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。\x0d\x0a\x0d\x0a4、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。\x0d\x0a\x0d\x0a5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。\x0d\x0a\x0d\x0a6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。\x0d\x0a\x0d\x0a7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。\x0d\x0a\x0d\x0a8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。\x0d\x0a\x0d\x0a9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。\x0d\x0a\x0d\x0a10、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。\x0d\x0a\x0d\x0a十五、档案鉴定销毁制度\x0d\x0a\x0d\x0a1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。\x0d\x0a\x0d\x0a2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴定。\x0d\x0a\x0d\x0a3、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造出清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。\x0d\x0a\x0d\x0a4、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。\x0d\x0a\x0d\x0a5、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关科室或责任人负责修改、补充。\x0d\x0a\x0d\x0a6、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。\x0d\x0a\x0d\x0a7、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。\x0d\x0a\x0d\x0a8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。\x0d\x0a\x0d\x0a十六、档案利用制度\x0d\x0a\x0d\x0a1、本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。\x0d\x0a\x0d\x0a2、外单位来查阅档案资料的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。\x0d\x0a\x0d\x0a3、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。\x0d\x0a\x0d\x0a4、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。\x0d\x0a\x0d\x0a5、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。\x0d\x0a\x0d\x0a6、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。\x0d\x0a\x0d\x0a7、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。\x0d\x0a\x0d\x0a8、凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。\x0d\x0a\x0d\x0a9、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按《档案